Informes de gastos efectivos: pasos y soluciones

La comunicación cara a cara es insustituible, pero los viajes son uno de los mayores costes asociados a los negocios. Los informes de gastos detallados y precisos permiten controlar a dónde va el dinero mientras los empleados reciben reembolsos rápidamente. En 2022, los gastos relacionados con viajes en pequeñas y medianas empresas aumentaron un 178%.

Cualquier empleado que viaje por motivos laborales debería saber cómo completar un informe de gastos. Aquellos que pagan de su bolsillo quieren que se les reembolsen sus gastos, y en la temporada de impuestos, es esencial documentar correctamente los gastos empresariales legítimos. Además, el análisis de costes de viaje aporta una mejor comprensión de los gastos.

Establecer un sistema coherente asegura que siempre estés al tanto de los costes y utilices eficazmente los fondos de viaje.

Por qué es importante un informe de gastos bien estructurado

Un informe de gastos debe ser fácil de entender, completo y uniforme entre departamentos y empleados.

Un buen informe proporciona a la empresa una visión clara de cómo se gasta el dinero relacionado con los viajes y facilita la planificación. Por ejemplo, puede ayudarte a decidir si necesitas presupuestar más para vuelos internacionales o evaluar si las suscripciones relacionadas con viajes están siendo rentables y bien utilizadas. También permite identificar áreas donde se pueden reducir costes.

Los gastos relacionados con viajes empresariales suelen ser deducibles de impuestos. Con un informe de gastos bien diseñado, documentarlos es rápido y sencillo, lo que evita complicaciones en la declaración fiscal.

Guía paso a paso para realizar informes de gastos

Un informe de gastos reúne todos los gastos relevantes de un viaje o evento de negocios. Incluye información como:

• Fecha de la compra
• Importe gastado
• Categoría de gasto
• Recibos relevantes

Pasos clave:

1. Recoge recibos durante el viaje. Los recibos físicos deben escanearse o fotografiarse para que estén disponibles para quienes los necesiten más adelante.
2. Registra toda la información relevante en la plantilla o sistema de la empresa:
   • Fecha del gasto
   • Proveedor
   • Categoría del gasto (comidas, transporte, alojamiento, etc.)
   • Impuestos aplicables (IVA u otros)
   • Notas adicionales
   • Recibo o factura en formato PDF, PNG o JPEG

Esta información se envía al encargado de gestionar los gastos, quien calcula los reembolsos y realiza los pagos. Cuando llega el momento de generar informes fiscales, todos los datos están centralizados.

Cómo ayudan las plantillas

Trabajar con un marco común facilita los informes para todos los involucrados. Los empleados viajeros tienen más claridad sobre qué gastos son reembolsables, mientras que la empresa categoriza mejor los gastos y entiende mejor hacia dónde se dirigen los fondos.

Herramientas para realizar informes de gastos

Existen varias herramientas para crear informes de gastos, cada una con ventajas y desventajas.

• Métodos informales: Algunos empleados envían por correo una lista de gastos con imágenes de recibos. Sin embargo, este método es difícil de estandarizar, crea riesgos de errores y consume mucho tiempo del equipo financiero.
• Hojas de cálculo: Programas como Excel pueden ser útiles, pero tienen limitaciones. Un error en una fórmula puede afectar todo el informe, y los datos no se integran fácilmente con otros sistemas.
• Herramientas especializadas como SAP Concur: Estas simplifican el proceso. Los empleados pueden recopilar recibos con la app móvil ExpenseIt, subir las imágenes a Concur Expense, y el sistema categoriza automáticamente los gastos. Con Concur Drive, los kilómetros recorridos se calculan automáticamente, asegurando precisión y justicia.

Retos comunes en los informes de gastos

Aunque son necesarios para la transparencia, los informes de gastos pueden ser complicados tanto para los empleados como para quienes los gestionan.

• Riesgo de fraude: Cerca del 5% de los ingresos anuales de una empresa se pierden por fraude. Una buena organización y categorías claras minimizan malentendidos y aseguran la precisión.
• Falta de tiempo: Muchos empleados no quieren dedicar tiempo a papeleos después de un viaje. Soluciones como SAP Concur automatizan gran parte del proceso, reduciendo el esfuerzo necesario.

Agiliza y simplifica tu proceso

Los informes de gastos de viaje ofrecen información clave sobre cómo se utilizan los fondos. Te ayudan a mantener los costes bajo control y aprovechar al máximo tu presupuesto. ¿Buscas una solución integral? Nuestra demo te muestra cómo capturar gastos desde cualquier dispositivo, enviar un informe a un gerente y aprobar informes con facilidad.