Informes de gastos efectivos: pasos y soluciones

No hay nada como la comunicación cara a cara, pero los viajes pueden ser uno de los mayores costes asociados con hacer negocios. Los informes de gastos detallados y precisos le ayudan a mantenerse al tanto de hacia dónde va el dinero, mientras que los empleados reciben el reembolso de los gastos de inmediato.

Los gastos relacionados con viajes en pequeñas y medianas empresas aumentaron 178% en 2023. Todas las personas que viajan por su empresa deben saber cómo realizar informes de gastos. Los empleados que pagan de su bolsillo quieren que se les reembolsen sus gastos. Cuando llegue el momento de los impuestos, debe ser capaz de documentar con precisión los gastos comerciales legítimos. Y, la inteligencia empresarial asociada con los costes de viaje significa comprender mejor sus gastos.

La configuración de un sistema consistente significa que siempre está por encima de todos los costes y utiliza sus fondos de viaje de manera eficaz.

Por qué es importante un informe de gastos bien estructurado

Un informe de gastos empresariales debe configurarse de forma que sea fácil de comprender, integral y consistente entre departamentos y personal.

Un buen informe le da a la empresa una mejor idea de hacia dónde va el dinero relacionado con los viajes y puede ayudar con la planificación. Por ejemplo, puede ver si necesita presupuestar más para la tarifa aérea internacional en el año siguiente o decidir si las suscripciones relacionadas con viajes se están pagando por sí mismas y se están utilizando al máximo su potencial. También puede identificar lugares donde puede ahorrar dinero.

Los gastos de viajes de negocios suelen ser deducibles de impuestos. Con la configuración correcta del informe de gastos, puede documentar esos gastos rápida y fácilmente, ahorrando dolores de cabeza en el momento de los impuestos.

Guía paso a paso para la generación de informes de gastos

Un informe de gastos es un documento que reúne todos los gastos relevantes de un viaje o evento de negocios. Esto incluirá información como la fecha de una compra, el importe gastado, la categoría de gasto y cualquier comprobante relevante.

Comience por recopilar los comprobantes durante el viaje. Los recibos físicos se deben escanear o fotografiar para que la información esté disponible para cualquier persona que la necesite más adelante para obtener documentación. Capture toda la información relevante en la plantilla de gastos empresariales o el sistema utilizado. Esto incluirá:

• Fecha del gasto
• Proveedor comprado desde
• Categoría de gastos (las categorías comunes incluyen comidas, transporte y alojamiento)
• cualquier impuesto o IVA liquidado
• Cualquier nota adicional
• Un PDF, PNG o JPEG del recibo de la factura

Estos datos se envían a la persona encargada de gestionar los gastos. A continuación, los gastos que deben reembolsarse se acumulan y se pagan. Cuando es el momento de realizar informes para impuestos y otros fines, todos los datos están allí y disponibles en un solo lugar.

Cómo pueden ayudar las plantillas

Si todos trabajan con el mismo marco, los informes de gastos son mucho más fáciles para todos los involucrados. Sus empleados de viaje tienen un mejor manejo de los gastos reembolsables. Usted es más capaz de categorizar los gastos, para que pueda ver a dónde va su dinero.

Herramientas de exploración para informes de gastos

Existen algunas herramientas diferentes que puede utilizar para realizar sus informes de gastos. Cada uno tiene sus propios beneficios e inconvenientes.

En el extremo más informal, simplemente puede hacer que los empleados que viajan envíen por correo electrónico una lista de gastos y adjuntar imágenes de los comprobantes. Sin embargo, este puede ser un sistema difícil de estandarizar y crea oportunidades de riesgo. Es probable que termine con personas que dan formato a sus informes de forma diferente una de otra, como usar un texto diferente para los mismos gastos. Puede ser fácil perder gastos legítimos. Además, el análisis de la lista puede utilizar grandes cantidades del tiempo de su equipo de finanzas que podrían dedicarse mejor a otras tareas.

Puede aprender a realizar un informe de gastos en Excel, pero esto tiene limitaciones. Utilizar una fórmula incorrecta en una celda puede rellenar un error en toda la hoja. Y la hoja de cálculo es lo que se conoce como un sistema "cerrado". No puede exportar automáticamente datos de él a otro sistema. Las herramientas especializadas y desarrolladas específicamente, como las de SAP Concur, pueden reducir la confusión y hacer que la generación de informes de gastos de viajes sea fácil y precisa. Los empleados que viajan pueden empezar recopilando comprobantes en la aplicación móvil  ExpenseIt . A continuación, cargan imágenes en Concur Expense, que crea y categoriza los gastos automáticamente. Si utiliza Concur Drive, capturará el kilometraje sin problemas para garantizar que los gastos se documenten de forma precisa y justa.

¡Apóyese en la tecnología y logre un crecimiento exponencial en su empresa!. Asimismo, le invitamos a hacer una parada obligatoria para profundizar en nuestras soluciones y al tiempo que toma un café, conocer a través de nuestro equipo local de una forma directa y sencilla, cómo sacar el máximo rendimiento a nuestra solución de Drive.

Desafíos comunes en los informes de gastos

Si bien los informes de gastos son necesarios para una operación transparente de su empresa, también pueden ser un desafío tanto para los empleados que viajan como para las personas que se coordinan en la oficina.

El fraude es, lamentablemente, un riesgo persistente asociado a los viajes de negocios. Los estudios muestran que alrededor del 5% de los ingresos anuales de una organización típica se pierde a causa del fraude. Los empleados pueden solicitar de forma deliberada o involuntaria el reembolso de los gastos que no son partes legítimas de los viajes de negocios. Un sistema bien organizado con categorías claras puede ayudar a eliminar malentendidos y garantizar que las solicitudes de reembolso sean precisas.

Muchos empleados no quieren pasar el tiempo asociado con el papeleo después de los viajes de negocios. Sin embargo, un sistema como las soluciones de SAP Concur captura y categoriza la mayoría de los gastos automáticamente. Todo lo que el empleado debe hacer es revisar las entradas para garantizar la precisión y es bueno.

Acelere y simplifique su proceso de informe de gastos

Los informes de gastos de viajes proporcionan información esencial sobre dónde se gastan los fondos relacionados con el viaje. Proporcionan la inteligencia empresarial que necesita para mantener sus viajes rentables y aprovechar al máximo el presupuesto de viajes gastado. ¿Desea una solución integral que facilite todo? Nuestra demo actualizada le muestra cómo capturar gastos desde cualquier dispositivo, enviar un informe de gastos a un responsable y ver cómo aprobar los informes que recibe.