5 retos a los que se enfrenta Recursos Humanos en los viajes corporativos y cómo solucionarlos

Los departamentos de Recursos Humanos juegan un papel clave en los programas de viajes de empresa. Actúan como intermediarios entre la compañía y sus empleados, ayudando a que ambas partes obtengan el máximo beneficio de los desplazamientos profesionales, en colaboración con un responsable interno de viajes o una empresa externa de gestión de viajes (TMC, travel management company). 

Recursos Humanos es fundamental para mejorar la experiencia global de los viajes, adaptando las políticas a las necesidades de los empleados y a los objetivos de la organización, basándose tanto en datos como en el feedback recibido. Los equipos de Recursos Humanos pueden identificar tendencias, analizar el grado de cumplimiento y tomar decisiones informadas para optimizar las políticas con el tiempo. 

Sin embargo, este rol de enlace también puede generar fricciones. Uno de los principales retos es lograr que los empleados cumplan las políticas, especialmente a medida que aumentan las responsabilidades del departamento. 

Además, en un momento en el que Recursos Humanos ocupa un lugar prioritario en la agenda directiva, también debe encontrar el equilibrio entre mejorar la experiencia del empleado y controlar los costes. La encuesta global sobre viajes de negocios de SAP Concur de este año reveló que, aunque el 35 % de los responsables de viajes afirmaron que su empresa prioriza las necesidades de los empleados en cuanto a opciones de viaje flexibles, otro 32 % declaró que su compañía da prioridad a la reducción de costes. Muchos departamentos de Recursos Humanos, incluso contando con el apoyo de un travel manager o una TMC, deben lidiar con estos intereses enfrentados. 

En SAP Concur hemos identificado cinco desafíos frecuentes para Recursos Humanos en materia de viajes corporativos, junto con sus posibles soluciones: 

1. Cumplimiento y claridad en la política 

Reto: No siempre está claro para los empleados qué se espera de ellos en cuanto a la política de viajes, lo que puede provocar incumplimientos y un aumento de los costes. En una encuesta previa, el 58 % de los responsables financieros atribuían los gastos fuera de política a la falta de claridad de las mismas. 

Solución: Colabora con tu responsable de viajes o TMC para definir políticas claras que aborden las situaciones más habituales a las que se enfrentan los viajeros. Desarrolla formaciones específicas y apóyate en formatos visuales y accesibles —como infografías o vídeos— para que los empleados interioricen las políticas de forma sencilla. 

2. Control de costes 

Reto: Mantener los costes bajo control sin afectar negativamente a la experiencia del empleado no es sencillo. En el último año, se han recortado prestaciones que impactaban directamente en la comodidad del viajero, como evitar pernoctar tras un viaje largo, pagar más por un vuelo directo o usar transporte privado en lugar de público. 

Solución: Busca puntos intermedios que resulten razonables para los empleados. Empieza por identificar qué aspectos valoran más y escúchales antes de aplicar medidas de ahorro. Por ejemplo, puede compensarse un menor presupuesto para comidas con una mayor flexibilidad en el uso de transporte compartido. 

3. Salud y seguridad 

Reto: Velar por la seguridad y el bienestar del personal viajero es cada vez más complejo. De hecho, es el motivo principal por el que muchos empleados rechazarían un viaje, ya sea por: 

• Seguridad en el destino (44 %) 
• Situación política o social del país (35 %) 
• Preocupación por el medio de transporte (33 %) 

Solución: Trabaja con tu travel manager o TMC para mantenerte al día sobre recomendaciones de viaje y directrices sanitarias. Asegúrate de que los empleados reserven a través de canales aprobados y utiliza herramientas como Concur TripLink para seguir las reservas directas. Considera colaborar con empresas especializadas en duty of care, como International SOS, para poder localizar rápidamente a tus empleados y comunicarte con ellos en caso necesario. 

4. Satisfacción y experiencia del empleado 

Reto: Viajar puede ser estresante, y una mala experiencia afecta a la moral, la productividad y la fidelización. Muchos empleados, además, sienten que no han tenido las mismas oportunidades para viajar por motivos como la antigüedad, la edad o su rol como cuidadores. 

Solución: Establece una política clara y transparente sobre cómo se asignan los viajes. Define criterios que respondan a las necesidades del negocio sin dejar de tener en cuenta las circunstancias personales de cada empleado. Asegúrate de que se comunica que todos tienen las mismas oportunidades, y forma a los managers para que apliquen esta política de forma justa. 

5. Integración tecnológica 

Reto: La tecnología de gestión de viajes evoluciona muy rápido, especialmente con la llegada de la inteligencia artificial generativa, y puede ser difícil garantizar su correcta integración con los sistemas actuales. 

Solución: Invierte en herramientas intuitivas que se integren fácilmente con Recursos Humanos y contabilidad. La nueva experiencia de reserva de Concur Travel ofrece una usabilidad al nivel de las apps de consumo, adaptada a web y móvil. Además, colabora con el departamento de IT y con tu TMC para diseñar formaciones claras cuando se implanten nuevas funcionalidades o herramientas. 

Conclusión

Si Recursos Humanos aborda estos desafíos de forma proactiva, podrá colaborar de manera más eficaz con otros equipos y mejorar la experiencia de los viajes de empresa, garantizar el cumplimiento y contribuir tanto a los objetivos de negocio como al bienestar de los empleados.