Cómo escoger un software de viajes y gastos: ejemplos y mejores prácticas

Procesos manuales y tediosos que desperdician energía en tareas empresariales esenciales como la reserva de viajes, la recopilación de informes de gastos, gestión de facturas y la realización de pagos y reembolsos de gastos. Los procesos duplican el trabajo y debilitan los datos, el análisis y el control. Dado que los viajes y gastos (T&E) y las cuentas por pagar (AP) están naturalmente integrados, muchas compañías se dan cuenta de que sus plataformas tecnológicas también deberían estarlo. Pero pasar de la conclusión lógica a elegir el software de viajes y gastos de negocios adecuado requiere comprender las características clave y las mejores prácticas. 

Necesitarás una solución que te ayude a profundizar en las perspectivas, acelerar los flujos de trabajo, fortalecer el cumplimiento, mejorar la experiencia de los empleados y ofrecer ventajas en el resultado final, como descuentos por pago anticipado y mejores tarifas. Y es muy recomendable que pueda medir las ventajas. Tomemos, por ejemplo, el ROI de las soluciones integradas de SAP Concur: 

• Elaboración de informes de gastos 2 veces más rápida 
• un 19,2% menos tiempo para reservar viajes 
• un 35% más de facturas procesadas 
• Ahorro promedio del 21% en reservas y elaboración de informes de gastos 

Para ayudarte a navegar por el proceso de elegir un software de viajes y gastos que satisfaga sus necesidades, en este blog encontrarás:  

• Las principales funciones de software de viajes y gastos que debe buscar (y lo que debe evitar) en un proveedor de soluciones centradas en la compañía. 
• Ejemplos reales, como la manera en la que Campari Group obtuvo uniformidad, eficiencia, visibilidad y escalabilidad con las soluciones de SAP Concur. 
• Por qué es importante que las soluciones sean fáciles de configurar y ofrezcan ventajas rápidamente a través de la integración, la implementación, herramientas de adopción y soporte continuo sin problemas.  

¿Qué debo buscar en un software de viajes y gastos? 

La eficiencia, la claridad y el control son razones que impulsan a las compañías a automatizar la gestión de gastos. Quizás nada sea más importante que tener un software de viajes y gastos con la flexibilidad para satisfacer las necesidades futuras. Nadie quiere una tecnología obsoleta, así que consideremos las características clave que debe buscar y por qué. 

Las soluciones de gastos y viajes que trabajan juntas son una potente combinación por varios motivos, con ventajas que crecen cuando el control financiero se une al grupo. En esencia, las organizaciones deben buscar soluciones de un proveedor comprometido con la innovación continua en toda la gama de software de viajes y gastos y automatización de gastos, por qué vender promesas no es lo mismo que cumplirlas.  

Consigue una verdadera integración 

Un sistema diseñado como uno solo es mejor que dos o tres con conexiones débiles y enlaces manuales de datos. Con una verdadera integración con su ERP y otros sistemas, los datos se mueven sin problemas, de forma rápida y transparente desde los viajes hasta los gastos y las funciones de control financiero. Esto permite tener una visibilidad completa entre los gerentes de viajes y las partes interesadas de finanzas, mientras que los empleados disfrutan de una mejor experiencia de usuario a medida que se avanzan por las tareas sin tener que saltar entre varios inicios de sesión y varias plataformas.  

Tecnología preparada para el futuro 

Un software de viajes y gastos debe ser escalable con la expansión de la compañía. Debería tener opciones de pago integradas, extensiones y aplicaciones para la gestión fiscal y otras necesidades, opciones para elegir socios de viajes, operabilidad a través de fronteras y divisas, y un registro de compatibilidad con un número grande y pequeño de usuarios, viajes e informes de gastos. 

Que todo esté  integrado con los viajes 

Algunas “soluciones” de viajes de negocios están poco integradas con el software de gastos, un enfoque inadecuado porque las preferencias, el contenido y todo lo demás en los viajes siguen cambiando. Asegúrese de que su proveedor haya establecido relaciones con compañías de gestión de viajes (TMC) y proveedores de todo tipo y pueda registrar reservas directas de proveedores, lo que garantiza el cumplimiento, las tarifas negociadas y la visibilidad. Las diversas opciones de vuelos, hoteles, trenes y alquiler de automóviles, así como los nuevos canales de contenido, deberían ser una opción implícita. Debería obtener control y ahorros; los viajeros deberían obtener información, personalización y satisfacción. 

Adoptar la excelencia en viajes, gastos y control financiero impulsado con IA 

Tus soluciones de viajes, gastos deben utilizar tecnologías de inteligencia artificial (IA) para examinar cada gasto, detectar y desalentar los fraudes, aplicar el cumplimiento, configurar fácilmente reglas, detectar patrones de gastos, registrar y leer amplias variedades de facturas, corregir errores y omisiones y ofrecer visibilidad. Durante casi una década,  

SAP Concur ha creado e implementado potentes soluciones utilizando IA y machine Learning (ML) para ayudar a las organizaciones a lograr una mayor eficiencia y cumplimiento.  

Vista completa de los gastos 

Las integraciones de sistemas y datos proporcionan una visión completa en tiempo real de los gastos antes, durante y después de que ocurran. Los informes y dashboards inteligentes basados en las mejores prácticas deben ser estándar, con la capacidad de personalizar según sus indicadores de desempeño clave (KPI) y la asistencia de especialistas en elaboración de informes. Las vistas de los presupuestos deben adaptarse a las necesidades del propietario; los informes no solo deben hacer un seguimiento de los gastos de la compañía, sino también del impacto en la sostenibilidad y otras prioridades estratégicas. Con la inteligencia adecuada, obtendrá acceso a perspectivas que le permitirán hacer las mejores previsiones, elecciones y decisiones para su compañía. 

Caso de éxito: Campari 

Comenzando con su licor más icónico, Campari Group se ha expandido a más de 190 mercados y más de 50 marcas, lo que incluye el whisky Wild Turkey y el vodka SKYY. La expansión y las adquisiciones empresariales incorporaron muchos procesos de viajes y gastos diferentes, desconectados y que requerían mucho tiempo, y un negocio complicado para el grupo global y sus más de 4,700 empleados: “Camparistas”. 

En busca de uniformidad y eficiencia, Campari Group buscó software digitalizado de viajes y gastos y un proveedor que pudiera resolver los siguientes retos: 

• Gestión de viajes de negocios no uniforme en todos los mercados 
• Procesos manuales con documentos impresos para el seguimiento y el reembolso de gastos empresariales que los viajeros y otros empleados consideraban engorrosos 
• Reservas offline que obstaculizaban la visibilidad de los datos y del viaje 
• Control de costos inadecuado y contenido de viajes no uniforme 

Campari eligió asociarse con SAP Concur para su software de viajes y gastos. Establecieron los cimientos con Concur Expense en 2017 y comenzaron a automatizar la gestión de gastos. En 2020, la compañía añadió Concur Travel. En el camino, desarrollaron un mantra: una política, una agencia, una herramienta que puede crecer y adaptarse como lo hace la compañía. Con la integración, obtuvieron datos fiables, visibilidad de viajes y gastos, informes mejorados, herramientas ampliadas de deber de protección y aprobaciones simplificadas para los gerentes.  

El sistema centralizado de viajes y gastos de negocios se implementó en todas las regiones y zonas horarias, ofreciendo ventajas detalladas en un video y un caso de estudio: 

• Aprobaciones de viajes un 50% más rápidas 
• un 13% menos de rechazos de informes de gastos 
• Reducción del 70% en las tarifas de agencias de viajes offline 

“Nuestra misión es optimizar la experiencia de viaje, garantizar la seguridad y protección de los empleados y fomentar una cultura de viaje sostenible”, asegura William Cocco, gerente de viajes mundial. “Con las soluciones de SAP Concur, podemos integrar socios que nos ayudan con el deber de protección para ofrecer a los viajeros todas las herramientas para viajar de forma segura”.  

Implementación de las soluciones de viajes y gastos   

Una vez que identifique un software de viajes y gastos para hacer avanzar la compañía más rápido, debe esperar ayuda en cada momento para apoyar la implementación, la adopción y las operaciones en curso. SAP Concur tiene esto cubierto. Tras haber trabajado con más de 46,000 organizaciones de todo el mundo, si no lo hemos visto todo, estamos cerca de ello. 

Las compañías y los equipos de IT se preocupan de si las nuevas soluciones se integrarán con los sistemas actuales y si tendrán los recursos para configurar todo y empezar a obtener retornos. Ya sea un equipo de IT de uno o de muchos, ofrecemos opciones, características y soporte para implementar e integrar software de viajes y gastos: 

• Múltiples métodos de integración, lo que incluye el protocolo de transferencia segura de archivos (sFTP), los servicios web y los conectores prediseñados. La variedad, y la capacidad de personalizar, está diseñada para encajar con sus sistemas actuales y con su forma de hacer negocios. 
• Un asistente de configuración fácil de usar permite seleccionar los detalles financieros para publicar, los campos de informes, los controles de cumplimiento y las integraciones con ERP y otros sistemas. 
• La seguridad de los datos es primordial. Las soluciones cumplen o superan las pautas internacionales de seguridad, privacidad y cumplimiento, y nos aseguramos de que los datos sean confidenciales, íntegros y estén disponibles. Se accede a las soluciones basadas en la nube a través de un inicio de sesión único por web y móvil, con un amplio control de autenticación e id. de usuario. 
• Las pruebas y evaluaciones garantizan que su compañía obtenga la información, los informes, el cumplimiento y las mejoras de procesos que necesita de la automatización de viajes y gastos. 
• Amplio ecosistema de más de 700 socios de SAP Concur que ofrecen aplicaciones, integraciones y servicios de proveedores de pagos, proveedores de viajes, expertos en sostenibilidad y otros que amplían y personalizan nuestra automatización de gestión de gastos y soluciones de viajes de negocios.  
• Formación y asistencia de usuarios para empleados y administradores de sistemas. Los empleados reciben respuestas las 24 horas del día, los 7 días de la semana y en varios idiomas a través de la orientación en la aplicación y la ayuda mediante chat. Proporcionamos herramientas llave en mano, correos electrónicos, listas de verificación y otros recursos para crear la adopción y conservar el tiempo de TI. SAP Concur ofrece seminarios web y otros recursos de capacitación continua, lo que incluye una comunidad en línea de usuarios y líderes de opinión. 

Por qué SAP Concur es la solución adecuada de gestión de gastos 

Una plataforma unificada que ofrece innovación en IA, visibilidad de gastos, escalabilidad y soporte de principio a fin nos convierte en el socio líder en cuanto a viajes, gastos y AP. 

Lea el folleto

Conclusión 

Al elegir una solución para hacer un seguimiento de los gastos comerciales, automatizar las reservar viajes corporativos, es fundamental determinar si un proveedor tiene la tecnología y el compromiso para cumplir las promesas. SAP Concur ofrece las capacidades, los recursos y la innovación para ayudarle a reducir el trabajo manual, optimizar los procesos y hacer que los viajes y gastos funcionen prácticamente por sí mismos. 

Los clientes dan fe de que SAP Concur satisface sus necesidades: 

• El 93% de los usuarios recomendaría SAP Concur a un amigo o colega en GetApp. 
• El 83% de los usuarios de SAP Concur le otorgan a nuestras soluciones 4 o 5 estrellas en G2. 

Las historias de éxito de organizaciones reales y clientes satisfechos también pueden tener un valor incalculable al momento de evaluar sus opciones de viajes y gastos. “Los empleados de Tungsten Automation son más felices y productivos”, afirma Lori Ceccanese, gerente de Cuentas por Pagar de Tungsten Automation. “Pasan menos tiempo preocupados por sus gastos y más tiempo haciendo su trabajo”.