8 consejos prácticos en política de viajes para los Travel Manager

Las políticas de viajes corporativos deben abordar algunos de los problemas más complejos e importantes relacionados con los viajes de negocios. Cuando están bien desarrolladas, las políticas de viajes corporativos proporcionan a empleados y empleadores claridad, y respuestas a preguntas y escenarios comunes.

Desarrollar, revisar y revisar las políticas de viajes corporativos es un proceso continuo, que debe tener en cuenta múltiples perspectivas y necesidades y evaluar los datos. Una política de viajes de negocios para los empleados también debe adaptarse a los patrones cambiantes de los viajes, las necesidades de los empleados y las consideraciones prácticas. En esta guia, le ayudamos a cuidar los detalles y decisiones claves para la gestión de viajes.

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Mejores prácticas en las políticas de viajes corporativos

A continuación, se ofrece una visión más detallada de algunas de las mejores prácticas de la política de viajes corporativos que se deben tener en cuenta. Puede ayudar a su organización a decidir qué se debe incluir en una política de viajes y sus directrices de viajes empresariales.

1. Implicar a las partes interesadas clave

Su política de viajes afectará a casi todos los empleados y departamentos de su organización. La participación de las partes interesadas clave en los recursos humanos, la nómina, las finanzas y las operaciones garantiza que la política refleje sus perspectivas y necesidades únicas. Si hay departamentos que son viajeros frecuentes, también deben incluirse en las conversaciones.

Reunir a los principales actores permite una mejor colaboración y discusión de elementos complejos o controvertidos de la política. Las reuniones periódicas entre las partes interesadas permiten una política completa y pueden facilitar el proceso de revisión y revisión cuando sea necesario.

2. Seguimiento de gastos para informes y análisis

Su organización necesita sistemas que recopilen, informen y analicen datos relacionados con su programa de viajes corporativos. Estos puntos de datos ayudan a los líderes a comprender qué funciona y qué no dentro del programa y proporcionan información que puede guiar las revisiones de la política. Tener las herramientas y aplicaciones adecuadas proporciona a los responsables de la política la información necesaria para tomar decisiones importantes. La empresa necesita un sistema estandarizado para completar los gastos a fin de evitar la duplicación de datos y crear un proceso de generación de informes consistente para todos los empleados.

Los informes de gastos precisos ayudan a desarrollar el verdadero retorno de la inversión de su programa de viajes corporativos.

Al desarrollar sus sistemas, considere integrar su política con su software de gestión de viajes. Al hacerlo, se crea un cumplimiento automatizado de determinados elementos de políticas, se facilita a los empleados y gerentes el cumplimiento de la política y se ayuda a acelerar el procesamiento y la aprobación.

3. Factor en la satisfacción del empleado, con un enfoque en la comunicación

Para los viajeros, una política puede generar muchas emociones y sentimientos, especialmente si los cambios en las políticas obligan a cambiar la forma en que las personas viajan por negocios. Por ejemplo, algunos empleados prefieren determinadas marcas de hoteles o líneas aéreas. Un cambio en los proveedores obligatorios puede generar una enorme falta de voluntad.

La clave es comunicarse regularmente sobre el proceso mediante el cual se crea, evalúa y modifica la política. Puede haber diferencias generacionales o departamentales en la forma en que los empleados prefieren viajar y cualquier cambio puede volverse problemático.

Recuerde enfatizar por qué una política de viajes corporativos es necesaria e importante. La política en sí misma debe ser clara y fácil de entender, utilizando subtítulos, viñetas, ejemplos y párrafos breves para hacerlo más legible.

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4. Proporcionar recursos

Una buena política de viajes corporativos hace más que enumerar qué hacer y qué no. También puede ser un recurso efectivo al que recurren los empleados y gerentes. Entre los recursos que se incluirán se encuentran:

• Enlaces a su plataforma de gestión de viajes y reservas
• Formularios para informes de gastos
• Cobertura de seguro de viaje con un enlace a su transportista
• Listas de compras que son y no están permitidas
• Qué hacer en caso de emergencia
• Números de teléfono clave: recursos humanos, finanzas, oficina de viajes corporativos (si corresponde)

5. Fijar directrices claras para reservas y costes

Su política puede limpiar muchas áreas grises alrededor de los viajes corporativos. Asegúrese de que la política aborde algunas de las siguientes áreas que pueden causar preocupación por la consternación de los viajeros y los administradores:

• Si los viajeros deben usar una agencia de viajes corporativa o un sitio web
• Tiempos de respuesta previstos para informes de gastos y reembolsos
• Directrices presupuestarias para tarifas aéreas, hoteles y transporte terrestre, incluyendo si hay proveedores obligatorios · Orientación sobre ocio (combinando viajes de negocios y de ocio), incluyendo si está permitido y orientación para compartir gastos
• Procedimientos para gestionar solicitudes o envíos de gastos rechazados

6. Comprender el deber de asistencia y reflejar la política

Los empleadores son responsables de un deber de asistencia, la obligación legal de investigar y desarrollar un plan que reduzca el riesgo de que los empleadores viajen en nombre de sus empleadores.

La política debe explicar qué es un deber de asistencia y el compromiso del empleador con sus empleados y hasta dónde se extiende. Comience discutiendo cualquier cambio necesario en la política con los viajeros que regularmente deben completar los viajes de negocios de alto riesgo y sus gerentes. Examine las tendencias de riesgo globales, analice experiencias pasadas y elabore directrices iniciales.

Su política necesita un proceso previo al viaje y tener un informe de evaluación de riesgos estandarizado, especialmente cuando viaja a áreas de alto riesgo. Incorpore alertas de viaje en el itinerario y asegúrese de que la empresa tenga acceso a la información de contacto del empleado y a los registros médicos, si corresponde.

La política debe tener múltiples planes de contingencia detallados y listos para implementar si es necesario. Asegúrese de que los empleados tengan acceso a tecnología que pueda ayudar a solucionar problemas y ayúdelos si ocurren problemas mientras viajan.

7. Incluir consideraciones de gestión de riesgos de viajes

La gestión de riesgos de viajes es la práctica de anticipar, prevenir y reaccionar a los problemas que pueden surgir mientras los empleados viajan. El riesgo puede abarcar desde problemas climáticos y desastres naturales hasta disturbios sociales y terrorismo.

El objetivo de la gestión de riesgos de viaje es identificar y prepararse para los riesgos probables y disminuir el riesgo de que esas amenazas se materialicen, si es posible. Si las amenazas se materializan, la gestión de riesgos también desarrolla planes para abordar con ellas.

La gestión del riesgo de viaje y el deber de asistencia están interrelacionados y a menudo se solapan. Ambos son fundamentales para mantener a los empleados seguros.

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8. Práctica de mejora continua

Mantener actualizadas las políticas de viajes corporativos requiere un escrutinio diligente de la propia política y de los datos de apoyo. El cálculo preciso de la seguridad, los costes y el cumplimiento de los empleados requiere una revisión periódica de la política. Al hacerlo, su empresa puede tener políticas que siguen beneficiando tanto a la organización como a los empleados.

¿Por qué son importantes las políticas de viajes corporativos?

Una política de viajes corporativa bien construida es una herramienta poderosa. Puede ayudar a dar forma al compromiso, la contratación y la retención de los empleados.

Al involucrar a las partes interesadas clave, comunicarse regularmente, recopilar datos, integrar sistemas y enfocarse en la seguridad, su política de viajes corporativos servirá bien a todos los empleados.

En SAP Concur, ayudamos a las empresas a integrar sin problemas los viajes de negocios, los gastos y la gestión de facturas. Como el ejemplo de la integración y digitalización en la gestión de viajes corporativos con Renfe.  

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