8 consejos prácticos en política de viajes para los Travel Manager

Las políticas de viajes corporativos deben abordar algunos de los problemas más complejos e importantes relacionados con los viajes de negocios. Cuando están bien desarrolladas, las políticas de viajes corporativos proporcionan a empleados y empleadores claridad, y respuestas a preguntas y escenarios comunes. 

Desarrollar, revisar y revisar las políticas de viajes corporativos es un proceso continuo, que debe tener en cuenta múltiples perspectivas y necesidades y evaluar los datos.  

Una política de viajes de negocios para los empleados también debe adaptarse a los patrones cambiantes de los viajes, las necesidades de los empleados y las consideraciones prácticas. En esta guia, te ayudamos a cuidar los detalles y decisiones claves para la gestión de viajes. 

Pero antes, te invitamos a descubrir 8 casos de éxito de clientes locales como Renfe, Carrefour Viajes, PWC, Roca, Grupo Antolín, Vidrala, Werfen o Lindt ya confían en las soluciones de SAP Concur para impulsar su negocio,  reduciendo costes, aumentando la eficiencia y conciliación de sus equipos, automatizando el control de gastos, garantizando el cumplimiento de las normativas, y todo ello adoptando una visión sostenible y digital de su negocio. 

Mejores prácticas en las políticas de viajes corporativos

A continuación, trataremos de manera más detallada algunas de las mejores prácticas para la política de viajes corporativos que se deben tener en cuenta. Pueden ayudar a su organización, a decidir qué se debe incluir en una política de viajes y sus directrices de viajes empresariales. 

1. Implicar a las partes interesadas 

La política de viajes afectarán a casi todos los empleados y departamentos de la organización. La participación de los departamentos de recursos humanos, finanzas y operaciones garantiza que la política refleje las perspectivas y necesidades únicas. Si hay departamentos que son viajeros frecuentes, también deben incluirse en las conversaciones. 

Reunir a los principales actores permite una mejor colaboración y discusión de elementos complejos o controvertidos de la política. Las reuniones periódicas entre las partes interesadas permiten una política completa y pueden facilitar el proceso de revisión y revisión cuando sea necesario. 

2. Seguimiento de gastos para informes y análisis 

Si tu organización necesita sistemas que recopilen, informen y analicen datos relacionados con su programa de viajes corporativos, estos puntos,  ayudarán a los responsables a comprender qué funciona y qué no dentro del programa y proporcionan información que puede guiar las revisiones de la política. 

La empresa necesita un sistema estandarizado para completar los gastos a fin de evitar la duplicidad de datos y crear un proceso de generación de informes sólido para todos los empleados. 

Los informes de gastos precisos ayudan a desarrollar el verdadero retorno de la inversión del programa de viajes corporativos. A la hora de desarrollar los sistemas de tu empresa, debes considerar el integrar la política con el software de gestión de viajes. Al hacerlo, se crea un proceso automatizado de determinados elementos de las políticas, se facilita a los empleados y managers el cumplimiento de la política y se ayuda a acelerar las peticiones y la aprobación de viajes.  

3. Factor en la satisfacción del empleado con un enfoque en la comunicación 

Para los viajeros, una política de viajes puede generar muchas emociones y sentimientos, especialmente si los cambios en las políticas obligan a cambiar la forma en que las personas viajan por negocios. Por ejemplo, algunos empleados prefieren determinadas marcas de hoteles o líneas aéreas. Un cambio en los proveedores obligatorios puede generar crispaciones. 

La clave es comunicarse regularmente sobre el proceso mediante el cual se crea, evalúa y modifica la política. Puede haber diferencias generacionales o departamentales en la forma en que los empleados prefieren viajar y cualquier cambio puede volverse problemático. 

Recuerda enfatizar por qué una política de viajes corporativos es necesaria e importante. La política en sí misma debe ser clara y fácil de entender, utilizando subtítulos, viñetas, ejemplos y párrafos breves para hacerlo más legible. 

4. Proporciona recursos 

Una buena política de viajes corporativos recopila qué hacer y qué no. También puede ser un recurso efectivo al que recurren los empleados y responsables. Entre los recursos que se incluirán se encuentran: 

• Enlaces a la plataforma de gestión de viajes y reservas 
• Formularios para informes de gastos 
• Cobertura de seguro de viaje con un enlace con la empresa de transporte 
• Listas de compras que son y no están permitidas 
• Qué hacer en caso de emergencia 
• Números de teléfono clave: recursos humanos, finanzas, oficina de viajes corporativos (si corresponde) 

5. Fijar directrices claras para reservas y costes 

Tu política puede aclarar muchas áreas grises alrededor de los viajes corporativos. Asegúrate de que la política aborde algunas de las siguientes áreas que pueden causar preocupación por la consternación de los viajeros y los administradores: 

• Si los viajeros deben usar una agencia de viajes corporativa o un sitio web 
• Tiempos de respuesta previstos para informes de gastos y reembolsos 
• Directrices presupuestarias para tarifas aéreas, hoteles y transporte terrestre, incluyendo si hay proveedores obligatorios  
• Orientación sobre ocio (combinando viajes de negocios y de ocio), incluyendo si está permitido y orientación para compartir gastos 
• Procedimientos para gestionar solicitudes o envíos de gastos rechazados 

6. Comprender el deber de asistencia y reflejarlo en la política de viaje 

Los empleadores son responsables de un deber de asistencia, la obligación legal de investigar y desarrollar un plan que reduzca el riesgo de todos los empleados durante los viajes de negocios. La política debe explicar qué es un deber de asistencia y el compromiso del empleador con sus empleados y hasta dónde se extiende.  

Comienza tratando cualquier cambio necesario en la política con los empleados y la importancia de completar los viajes de negocios de alto riesgo, si los hubiera y el seguimiento de estos por parte de los responsables. 

Investiga acerca las tendencias de riesgo globales, revisa experiencias pasadas y crea procedimientos. Valora si tu política necesita un proceso previo al viaje y tener un informe de evaluación de riesgos estandarizado, especialmente cuando viaja a áreas de alto riesgo.  

Incorpora alertas de viaje en el itinerario y asegúrate de que la empresa tenga acceso a la información de contacto del empleado y a los registros médicos, si corresponde. La política debe tener múltiples planes de contingencia detallados y listos para implementar si es necesario. Confirma que los empleados tengan acceso a tecnología que pueda ayudar a solucionar problemas y ayúdalos con los problemas que puedan sucederles mientras viajan. 

7. Incluir consideraciones de gestión de riesgos de viajes 

La gestión de riesgos de viajes es la práctica de anticipar, prevenir y reaccionar a los problemas que pueden surgir mientras los empleados viajan. El riesgo puede abarcar desde problemas climatológicos y desastres naturales hasta disturbios sociales y terrorismo. 

El objetivo de la gestión de riesgos de viaje es identificar y prepararse para posibles riesgos y disminuirlos ante amenazas que puedan materializarse. Si las amenazas se materializan, la gestión de riesgos también desarrolla planes para abordarlas. 

La gestión del riesgo de viaje y el deber de asistencia están interrelacionados y a menudo se solapan. Ambos son fundamentales para mantener a los empleados seguros. 

8. Práctica de mejora continua 

Mantener actualizadas las políticas de viajes corporativos requiere de una análisis y evaluación continua de la propia política y de los datos de apoyo. El cálculo de la seguridad, los costes y el cumplimiento de los empleados requiere una revisión periódica de la política. Al hacerlo, la empresa puede tendrán políticas que beneficien tanto a la organización como a los empleados. 

¿Por qué son importantes las políticas de viajes corporativos? 

Una política de viajes corporativa bien construida es una herramienta poderosa. Puede ayudar a dar forma al compromiso, la contratación y la retención del talento. 

Al involucrar a las partes interesadas clave, comunicarse regularmente, recopilar datos, integrar sistemas y enfocarse en la seguridad, dará un valor añadido a los empleados a la hora de sus desplazamientos. 

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