Caso de éxito Logoplaste

Si abre la nevera o armario del baño en Europa o Norteamérica, lo más probable es que alguno de los envases que vea haya sido diseñado y fabricado por Logoplaste.

La empresa de envases de plástico suministra a los sectores de productos lácteos, cuidado personal, cuidado del hogar y alimentación, con clientes como Heineken, Arla, Procter & Gamble, L’Oréal, Danone y Nestlé. La empresa familiar se fundó en Portugal en 1976 y tiene más de 2.000 empleados en 18 países, con una facturación de 600 millones de euros.

Con tres centros de entrega principales en Europa, Norteamérica y Brasil, la empresa quería mejorar su gestión del gasto y la experiencia del empleado.

“Uno de nuestros objetivos era  conseguir que todos en Logoplaste enviaran los informes de gasto y reservaran los viajes de acuerdo con las mismas políticas, sin ninguna excepción”, dice Ana Jaques, Global Travel and Solutions Manager de Logoplaste, durante la reciente mesa redonda "Descubra cómo Logoplaste aceleró su transición a la nube con SAP Concur y Accenture".

¿Por qué SAP Concur y Accenture?

Logoplaste necesitaba una solución fácil e intuitiva para sustituir procesos manuales y aumentar la productividad; una que pudiera agilizar el flujo de trabajo y ofrecer el control del efectivo y el cumplimiento de las políticas. “Era un proceso muy descentralizado sin un flujo de aprobación claro” explica Ana.

Tras investigar varios proveedores de software, SAP Concur fue la única solución en la nube que podía cumplir con todos sus criterios. Accenture, uno de los principales partners de SAP Concur con presencia mundial, ofreció los conocimientos tan necesarios sobre los distintos países y los requisitos legales en materia de viajes y gastos. El Centro de Excelencia Accenture Portugal SAP Concur, que ya tiene 16 proyectos de SAP Concur en marcha, se encargó de la implantación de Logoplaste.

“Accenture demostró su valor desde el principio con su conocimiento de las soluciones y su enfoque proactivo” dice Ana. “Pero también están los retos que surgen durante los proyectos y siempre fueron capaces de encontrar una solución para nosotros de forma rápida” agrega.

La solución

Logoplaste aprovechó todas las integraciones nativas disponibles en SAP Concur, en particular SAP S/4HANA, pero también SAP SuccessFactors, SAP Analytics Cloud y SAP Cloud Platform, para garantizar que la solución se ajustase a los requisitos específicos de Logoplaste. Las personalizaciones incluían la adición de una carpeta de archivo digital para recibos digitales. OANDA se utilizó para gestionar los tipos de cambio y la solución se integró con la empresa de gestión de viajes (TMC) para garantizar que todos los datos de reserva se compartieran.

Inicialmente, se informó a Accenture para que se centrara en el módulo Gastos, pero más tarde se amplió para incluir el módulo Viajes, incluyendo la reserva de viajes y la generación de informes de gastos. "Como base de todos estos procesos, utilizamos Cognos, que es una herramienta de elaboración de informes preestablecida que se utiliza para capturar datos de todos estos procesos", explica José Moreira, responsable de proyecto de SAP Concur en Accenture.
 

Implementación global y local

La solución se lanzó en dos fases en 18 países: al despliegue piloto en Portugal, Estados Unidos, Canadá, Brasil, Reino Unido y Luxemburgo en noviembre de 2020 le siguió el despliegue en Bélgica, República Checa, Francia, Irlanda, Italia, México, Países Bajos, Polonia, Rusia, España, Ucrania y Vietnam en febrero de 2021.

En la primera fase, un enfoque de plantilla global permitió una implementación acelerada y tuvo el beneficio claro de la simplificación de procesos para empleados y administradores.

La plantilla incluía: normas globales de la política de gestión de viajes y gastos; procesos normalizados de gestión de gastos (incluidas las cuentas por pagar); tipos de gastos estandarizados (por ejemplo, hotel, avión, alquiler de vehículos, taxi y transporte público); formularios de captura de gastos estandarizados; captura de datos coherente en una única solución y flujos de trabajo de aprobación estandarizados.

“La plantilla global es un activo que hemos desarrollado a lo largo de los años que venimos trabajando con implementaciones en diferentes países. Hace que sea más fácil comprometerse con los diferentes proyectos” dice José. "Primero creamos una estructura sólida, luego, una vez en funcionamiento, permite una implementación más rápida y garantiza el cumplimiento global".

“Por ejemplo, México es un país particularmente complejo en cuanto a requerimientos legales, por lo que tuvimos que aprovechar este tipo de activos para optimizar nuestra implementación y cumplir con nuestros plazos”.

En la segunda fase, la aplicación pasó a la localización y se tuvieron en cuenta factores como las normas fiscales, el kilometraje para vehículos particulares, las dietas por desplazamiento y otros requisitos legales o reglamentarios como la presentación de informes.

Resultados contundentes en poco tiempo

En muy poco tiempo desde la implementación, ha habido un “enorme impacto” en los informes de gastos de Logoplaste, según Ana, con ya más de 1000 usuarios y más de 1000 informes de gastos.

“Como sabe, está prohibido viajar, así que creo que para una empresa con 2000 empleados es un gran logro” dice.

Otros resultados muestran que el tiempo entre la preparación de gastos y el pago es ahora de menos de 11 días de media y 11 de los 18 países están utilizando un proceso exclusivamente digitalizado, lo que significa cero papel.

Los tiempos de proceso de viaje también se han acelerado, ya que las facturas de viaje ahora se envían a través del informe de gastos. Otras funciones de la solución incluyen la funcionalidad de anticipo en efectivo y el control de errores de gastos. "Porque está automatizado es mucho más fácil comprobar si hay errores que usar recibos en papel y hojas de cálculo de Excel" dice Ana.

A los usuarios también les encanta la aplicación móvil de SAP Concur, que les permite fotografiar sus comprobantes y, utilizando la tecnología OCR, enviar un informe de gastos mientras están de viaje.
 

Aprobación del cliente

Con una valoración de usuario de 4.3 en una escala entre 0 y 5 ya es seguro decir que la transición a la nube ha sido un gran éxito.

“Accenture y SAP Concur han demostrado que podemos entregar proyectos complejos en una situación mundial compleja” dice Gregory Cotti, Director, Cloud Channel Sales, SI EMEA de SAP Concur.

Ana está de acuerdo: "por supuesto que es difícil hacer estos cambios en este tipo de proyecto, pero con las soluciones Accenture y SAP Concur, lo pudimos hacer".

Puede escuchar el webinar completo "Descubra cómo Logoplaste aceleró su transición a la nube con SAP Concur y Accenture" aquí.