Webinar Sector Público & SAP Concur

​El pasado 17 de noviembre organizamos un webinar de forma conjunta con AUSAPE enfocado para empresas de Sector Público. En él profundizamos en cómo solicitar comisiones de servicios, gestionar adelantos, justificar gastos... todo esto manteniendo el flujo de compra existente con su agencia de viajes o generando un nuevo proceso de autogestión y, para ello, contamos con el caso de éxito uno de nuestros clientes: AENA.

Raquel Puchau Jara, Jefa División Sistemas y Transformación Digital de RRHH en Aena, nos contó cómo fue su proceso de transformación a la nube, retos, beneficios y aprendizajes.

Te dejamos un resumen a continuación:

Contexto y situación de partida para AENA

• Una función de RRHH descentralizada: contaban con numerosos recursos administrativos destinados a la realización y gestión de viajes además de distintos gestores de presupuestos, pagaduría, recursos humanos, nómina…etc.

• 50 Centros de trabajo: Había 50 centros de trabajo con operativas distintas y requisitos distintos en función de su zona geográfica que, además,contaban con equipos de RRHH y una operativa en la gestión de viajes distinta.

• Disparidad en los tipos de viajeros: Su equipo era muy dispar, desde formadores, bomberos, categorías operativas, directivos, hasta viajeros internacionales…Por lo tanto, tenían viajeros con distintas necesidades de facturación o de transporte. Helicópteros, barcos, transporte de mercancía o maquinaria…etc.

• Llevaban a cabo procesos semiautomáticos (Papel + E-Mails): montañas de papel relacionadas con los recibos, solicitudes, aprobaciones…etc

¿Cuáles eran sus necesidades?

• Homogeneizar los procesos: para eliminar la dependencia de los gestores de viajes y potenciar el autoservicio
• Cumplimiento de la política de viajes: la política de viajes de Aena por obligación ministerial, tiene distintos elementos y restricciones que eran de obligatoria configuración en la herramienta.
• Modernizar y digitalizar RRHH: digitalización de los procesos para eliminar elementos contrarios a la sostenibilidad en la empresa
• Alineamiento de objetivos estratégicos: necesidad de colaboración de todas las partes para alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa para los próximos años.
• Sostenibilidad en la compañía: con el objetivo de controlar y reducir la huella de carbono y eliminar al 100% el uso del papel

En este contexto, comenzaron a buscar una herramienta que les permitiese la integración con ERP de Recursos Humanos y que fuese end-to-end: SAP Concur, empezando su proyecto y despliegue con nosotros.

Pero, ¿cuáles son para Raquel las lecciones aprendidas?

• Sesgos de partida: debe haber autonomía en la reserva y gestión de viajes por parte de la persona trabajadora

• Cambio cultural: es necesario que haya fórmulas para reconducir el valor de las personas trabajadoras en acciones más dirigidas a la gestión

• Análisis de los viajes: Hay que hacer un correcto análisis de viajes previo para diseñar la estrategia de despliegue

• Equipo de soporte: Debe haber un correcto dimensionamiento del equipo de soporte en función del análisis de volumen de viajes y otros datos relevantes

Si te has quedado con alguna duda y te gustaría entender mejor cómo funcionan nuestras soluciones no te pierdas nuestra Demo Autoguiada.