Una Mirada al Futuro: Cómo la IA transformará los procesos de T&E

Con el ajuste de los presupuestos, la creciente competencia en el mercado y la dificultad para encontrar talento cualificado, cada vez se espera más de los equipos en todas las organizaciones. Y los equipos de finanzas no son una excepción: la presión para hacer más con menos nunca ha sido tan alta.

Sin embargo, esta presión llega en un momento oportuno. En el último año, la disponibilidad de herramientas de IA (inteligencia artificial) ha aumentado considerablemente, lo que ha impulsado su uso entre el público general. Esto ha generado una gran expectación sobre su potencial impacto y ha despertado un entusiasmo creciente por aprovechar esta tecnología.

Los líderes financieros están igualmente entusiasmados. El 45% de las compañías ven oportunidades para que la inteligencia artificial mejore sus procesos de pagos, gestión de gastos y analítica.

Las soluciones de SAP Concur están diseñadas para ayudar a las compañías a capitalizar estos cambios de manera relevante, fiable y responsable. En SAP Concur, la tecnología de inteligencia artificial ha respaldado todas nuestras soluciones de viajes y gastos junto con nuestra posición de liderazgo en el mercado durante los últimos 10 años.

Nuestras soluciones hacen que sea más fácil que nunca capturar, gestionar y analizar el gasto. En un mundo en el que estas tecnologías prácticamente se gestionan a sí mismas, nuestros clientes pueden centrarse en lo que les importa, crear nuevas oportunidades de innovación y nuevas vías de crecimiento.

Optimización de la experiencia del usuario a la vez que se garantiza el cumplimiento

Para los usuarios finales, solicitar viajes y otros gastos puede ser un proceso largo y complicado. Desafortunadamente, esto suele ser una consecuencia inevitable de las estrictas necesidades de cumplimiento que gestionan los equipos financieros. Para ellos, garantizar la precisión de los informes de gastos es fundamental para controlar los costes.

Con nuestra solución de auditoría autónoma en Concur Expense, eliminamos esa compensación entre una buena experiencia para el usuario y las complejas necesidades de cumplimiento. Ahora, puedes disfrutar de un proceso sencillo y eficiente, sin renunciar al control ni a la normativa. Mediante la inteligencia artificial y Machine Learning, revisa automáticamente los informes de gastos para identificar posibles problemas de cumplimiento, como recibos duplicados entre empleados, gastos fuera de la política y fechas incorrectas.

El departamento financiero de una compañía ya no debe preocuparse por si sus auditorías aleatorias son válidas para identificar el incumplimiento. Y a medida que la tecnología de inteligencia artificial continúa madurando, con el tiempo, la herramienta podría marcar las excepciones a las políticas desde el principio, evitando que los problemas vuelvan a ocurrir y reduciendo aún más el tiempo y el coste asociados con el proceso.

El uso de inteligencia artificial y Machine Learning para el registro de recibos de gastos al momento ha demostrado mejorar el cumplimiento desde el inicio del proceso de creación de informes. Nuestros clientes que han adoptado ExpenseIt han experimentado una reducción significativa en los informes de gastos devueltos, pasando del 14% al 1,2%.

El resultado: Con la inteligencia artificial y Machine Learning, los usuarios obtienen una experiencia mejor y más optimizada, y los equipos de cumplimiento obtienen los informes de gastos integrales y completos que necesitan. Es una victoria para ambas partes.

Generación de perspectivas

Estamos combinando avances en inteligencia artificial generativa con nuestros inigualables datos de clientes y Machine Learning interno para aprovechar la inteligencia artificial de unas formas que ninguna otra compañía de gestión de viajes y gastos puede hacer.

Los viajes de negocios y sus gastos relacionados generan una enorme cantidad de datos. Esto hace que los viajes y gastos (T&E) de principio a fin sean ideales para casos de uso de inteligencia artificial, ya que la tecnología puede examinar los datos para reconocer patrones que no son visibles para el ojo humano, incluso un humano con la herramienta de creación de informes más avanzada.

Con Concur Detect by Oversight, nuestra solución de auditoría  autónoma de gastos impulsada por inteligencia artificial que se centra en el análisis pospago, podrás identificar anomalías y posibles fraudes. Al analizar los datos de gastos recopilados durante semanas y meses, Concur Detect puede analizar tendencias y patrones de pospago para identificar casos de fraude y uso indebido.

La detección de fraudes es solo el principio. El verdadero poder de las soluciones como Concur Detect se desbloquea cuando las compañías utilizan estos datos para informar decisiones futuras. Por ejemplo, al extrapolar las tendencias de viajes y gastos, los equipos de finanzas pueden planificar y negociar mejor sus presupuestos de gastos.

La inteligencia artificial podría proporcionar las perspectivas necesarias para ajustar o reescribir las políticas de viajes y gastos en función de las necesidades y realidades empresariales. Además, esta tecnología podría ayudar a los equipos de finanzas y a los Travel Manager a determinar el retorno real de la inversión de viajes de negocios individuales y otros gastos, proporcionando lecciones que pueden guiar las decisiones para la compañía.

Te invitamos a hacer una parada para profundizar en nuestras soluciones y al tiempo que tomas un café, y conocer a través de nuestro equipo local de una forma directa y sencilla, cómo sacar el máximo rendimiento a nuestra solución Detect by Oversight.

Mejorar la satisfacción de los empleados

Cuando hablamos de inteligencia artificial, la automatización de procesos no es el objetivo final. La verdadera promesa de la tecnología es eliminar las tareas repetitivas y tediosas que disminuyen la satisfacción de los empleados, permitiéndoles centrarse en las partes más creativas y estratégicas de su trabajo.

Por ejemplo, cuando decides utilizar el proceso de auditoría de gastos no automatizado. Desde el punto de vista del desarrollo profesional, el ahorro de costes a corto plazo de no enviar a un empleado de alto potencial a un viaje de negocios puede no valer la posible pérdida de productividad y talento. Tal vez esto no sorprenda dado lo lento que puede ser el proceso de auditoría manual.

Sin embargo, la inteligencia artificial lo cambia. El 97% de los 2.8 millones de informes de gastos que pasaron por Concur Expense entre enero de 2022 y junio de 2023 fueron auditados automáticamente, dejando solo el 3% para ser auditados por un compañero de finanzas. Y cuando los equipos de finanzas pueden identificar automáticamente casos comunes de uso indebido, desperdicio y gastos no conformes, les libera para centrarse en trabajos de mayor valor que contribuyen más al futuro de la compañía, como la previsión y el análisis de riesgos.

Una nueva función para el Travel & Expense

En resumidas cuentas: Cuando se utiliza correctamente, la inteligencia artificial no solo ofrece a los equipos de finanzas nuevas formas de reducir costes. También proporciona mejores perspectivas y mayor confianza en el estado de su compañía. En este contexto, T&E desempeña un papel clave a la hora de configurar el rumbo de la compañía.

La inteligencia artificial acortará las contrapartidas históricas que las organizaciones se vieron obligadas a realizar entre la eficiencia y el cumplimiento en el proceso de T&E. El resultado de este cambio es una organización, la hará más inteligente, más resiliente, más sostenible y, en última instancia, más rentable.

Nuestras soluciones simplifican y automatizan la mecánica de viajes y gastos, integrando datos en tiempo real e inteligencia artificial para impulsar la eficiencia y la precisión. Ponte en contacto con nosotros para obtener más información sobre cómo las soluciones de SAP Concur pueden mejorar las operaciones de viajes corporativos de su empresa.