De la ficción a la realidad: una lista de verificación para encontrar la solución de T&E adecuada

¿Utiliza diferentes inicios de sesión para reservar sus viajes de negocios y enviar informes de gastos? Si es así, entonces tiene aplicaciones amontonadas y datos desconectados en lugar de un sistema verdaderamente integrado. 

¿Puede capturar reservas realizadas fuera de su sistema de viajes corporativos? Si no es así, es difícil controlar fácilmente los gastos y garantizar el cumplimiento.  

¿Su solución actual es un sistema genérico creado para trabajar con los procesos de viajes y gastos, en lugar de estar diseñado para gestionarlos? Si es así, es probable que carezca del apoyo y la capacidad de ampliación que necesita.  

Está claro que no tenía la intención de acabar con un sistema de T&E poco satisfactorio. A menudo, el problema es que las soluciones simplemente no están a la altura de las promesas que los proveedores hacen sobre ellas. Sobre integraciones, capacidad de ampliación, visibilidad del gasto, perspectivas que obtendrá, y mucho más. 

Clasificar opciones y promesas no es fácil. Para ayudarle a separar la realidad de la ficción, hemos elaborado una nueva lista de verificación, Vender promesas no es lo mismo que cumplirlas. En varias categorías, ofrece sugerencias concretas sobre “qué debe buscar” y “qué debe evitar”. Utilícela para evaluar varias soluciones y determinar si realmente satisfacen sus necesidades.  

Más rápido no es mejor si se añaden pasos  

Busque una solución que se integre bien con otras, incorporando integraciones nativas que mantengan el trabajo y los datos en movimiento en lugar de requerir trabajo adicional por parte de su equipo. Sus aplicaciones móviles deberían agilizar el trabajo mediante funciones como la captura de fotos de los recibos y el envío automático de datos a los informes de gastos. 

La mejora continua supera el cumplimiento y el control ocasionales 

Una solución sólida e integrada debe incorporar inteligencia artificial y Machine Learning, de modo que sea cada vez más hábil a la hora de revisar los gastos y determinar si cumplen con sus políticas. También debería poder capturar reservas sin importar dónde las realicen sus viajeros. 

Ver sus gastos es mejor que ver el futuro 

Su solución debería proporcionar una imagen actualizada de los gastos, junto con analíticas exhaustivas que le permitan profundizar y pronosticar. Los tableros de control, los informes personalizables y listos para usar, y el acceso a expertos humanos que puedan ayudar con las métricas y los informes deberían formar parte de esa imagen. 

Si no se puede ampliar, no es una solución 

La tecnología debe ampliarse y adaptarse fácilmente a medida que lo hace su negocio, manteniendo al mismo tiempo una base que garantice que el gasto sea visible y conforme a las normas. Debe crear un programa de viajes flexible utilizando múltiples proveedores y socios y permitirle añadir servicios a medida que los necesite. Al mismo tiempo, debe proporcionar el apoyo necesario para los empleados, desde los viajeros hasta los equipos de TI y Finanzas, a través de herramientas de aprendizaje y autoservicio dentro de la solución y soporte en persona fácilmente accesible. 

Encuentre la verdad, detecte la ficción 

Con la escasez de fuerza laboral y presupuestos ajustados, es esencial garantizar que su gestión de T&E sea lo más eficiente posible. Para conseguir esa eficiencia, hay que dar grandes saltos en lugar de pequeños retoques. 

Obtenga la lista de verificación para ayudar a diferenciar los hechos de la ficción en los sistemas de T&E y para aprender cómo las soluciones de SAP Concur pueden proporcionar las herramientas y los conocimientos necesarios para convertir cada decisión de gasto en un momento de confianza.