Sexta encuesta anual sobre viajes de negocios de SAP Concur: ¿qué está impulsando la tensión en los viajes de negocios y cómo abordarlo?

En su sexto año, el informe de viajes empresariales globales de SAP Concur explora algunos de los desafíos más apremiantes a los que se enfrentan hoy los viajeros de negocios, incluido el impacto de las interrupciones en los viajes y presupuestos más ajustados. También revisa algunos temas clave de encuestas anteriores para evaluar dónde están las cosas ahora, incluida la flexibilidad y la igualdad de oportunidades de los empleados para realizar viajes de negocios.

“El entorno económico actual está generando tensión entre los viajeros de negocios, los Travel Manager y el liderazgo de la empresa”, según Charlie Sultan, presidente de Concur Travel en SAP Concur. “El equilibrio entre flexibilidad y coste es delicado, por no mencionar las presiones de los nuevos canales de distribución y las cuestiones geopolíticas en curso. El informe de este año demuestra la necesidad de una comprensión mutua de estas realidades y compromiso en los programas de viajes corporativos”.

Según la encuesta global de 3.750 viajeros de negocios en 24 mercados:

Dos tercios sienten que los viajes de negocios son críticos para el avance profesional, pero muchos dicen que no han tenido la misma oportunidad de realizar viajes de negocios en comparación con sus compañeros de trabajo.

• Más de tres de cada cuatro viajeros de negocios globales (76%) dicen que disfrutan de viajes de negocios, y el 67% siente que los viajes de negocios son fundamentales para el avance profesional.  

  • Los viajeros más jóvenes consideran que los viajes de negocios son importantes para su carrera en comparación con las generaciones mayores (generación Z: 72%; millennial: 68%; gen X: 64%; boomer: 58%).

• A pesar de esto, alrededor de dos de cada tres viajeros de negocios globales (66%) sienten que no han tenido la misma oportunidad de realizar viajes de negocios en comparación con sus colegas. Eso es ligeramente más alto que el 62% de nuestra encuesta de 2023.

  • Los viajeros de negocios globales atribuyen esta inequidad de oportunidad a las siguientes razones:

    • Su nivel de antigüedad (19%).

    • Su edad (18%).

    • Su estatus como padre o cuidador (14%).

    • Donde viven (14%).

    • Su aspecto físico (12%).

    • Con qué frecuencia entran en la oficina (12%).

    • Su género (11%).

    • Su acento (11%).

  • Ciertas razones son un factor ligeramente mayor para las mujeres que para los hombres, incluyendo la edad (20% de las mujeres vs. 17% de los hombres), estatus como progenitor (17% vs. 13%) y sexo (14% vs. 9%). Más hombres dicen que nunca han sentido que no tuvieran las mismas oportunidades para los viajes de negocios (38% vs. 29%).

  • Además, más viajeros de negocios LGBTQ+ sienten que no han tenido las mismas oportunidades debido a su apariencia física (20% vs. 12% de la generación pop), discapacidad (14% vs. 8%) y orientación sexual (20% vs. 7%).

Casi todos los viajeros de negocios han tenido que dar pasos imprevistos debido a interrupciones en los viajes, y es suficiente para que deseen rechazar un viaje de negocios.

• La mayoría de los viajeros de negocios globales se han visto afectados significativamente por las interrupciones en los viajes en el último año. Casi nueve de cada diez (88%) se han visto obligados a tomar medidas imprevistas en los últimos 12 meses debido a retrasos inesperados, cancelaciones o la necesidad de realizar una nueva ruta durante los viajes de negocios.

  • Más viajeros más jóvenes se han visto obligados a dar pasos imprevistos (Gen Z: 94%; millennial: 90%; Gen X: 82%; boomer: 68%). ¿Es porque las generaciones mayores son profesionales de viajes de negocios? Tal vez, pero también es menos probable que generen tiempo extra de manera proactiva en su viaje (Generación Z: 80%; millennial: 83%; Gen X: 74%; boomer: 63%).

• Los problemas de seguridad siguen siendo la mayor razón por la que los viajeros de negocios rechazan los viajes de negocios (44%), pero más de una cuarta parte de los encuestados (29%) están dispuestos a rechazar un viaje de negocios debido a la probabilidad de retrasos o cancelaciones. El treinta y tres por ciento también declinaría un viaje debido a preocupaciones de seguridad en torno al modo de transporte requerido.

• Si bien estos desafíos de viaje son malos para los negocios, también son malos para el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados. Además de los casi dos de cada cinco (38%) que han tenido que cancelar o reprogramar reuniones, muchos han tenido que pasar días adicionales no planificados en un viaje de negocios (38%) o sentarse en escalas más largas o adicionales (33%).

• Los viajeros han tenido que perder su tiempo personal y sus conexiones de negocios muy importantes: Cuatro de cada cinco (80%) están tomando medidas proactivas para dar cuenta de tales eventos, incluyendo reservar tiempo extra para la llegada (34%), salida (19%), o incluso ambos (27%).

"Planificar posibles disrupciones puede mitigar el estrés y garantizar experiencias de viaje más fluidas. Los viajeros informados son naturalmente más seguros porque saben cómo mitigar los riesgos y encontrar alternativas cuando se producen interrupciones”, según Suzanne Sangiovese, directora de viajes y tecnología de Riskline, una empresa de inteligencia de riesgos de viajes de clase mundial. “Las empresas que invierten en soluciones de gestión de viajes e inteligencia sobre riesgos de viajes pueden ayudar de manera eficaz a los viajeros a mantenerse al día con las advertencias de viajes y las alertas de destino en tiempo real. Es clave proporcionar a los viajeros herramientas que les permitan tomar decisiones rápidas y fundamentadas, asegurándose de que puedan ajustar los planes de manera eficiente y segura".

Los viajeros de negocios y los Travel Manager luchan por ejercer flexibilidad a medida que el liderazgo de la empresa reduce los costes de los viajes de negocios.

• Si bien muchos factores afectan a los viajes de negocios, pedimos a los viajeros de negocios que seleccionaran el enfoque principal de su empresa entre tres opciones:

  • Satisfacer las necesidades de los empleados de opciones de viaje flexibles (40 %).

  • Reducir los costes de viaje (31%).

  • Aumentar el uso de opciones de viajes sostenibles (29 %).

• A pesar de que los viajeros de negocios dicen que su empresa se centra en sus necesidades de flexibilidad, casi todos (91%) han visto a su empresa reducir la posibilidad de permitir ciertas opciones en los últimos 12 meses.

  • Esto incluye viajes combinados. Los empleados han visto recortes en permitir el trabajo remoto mientras viajan por placer para evitar tomar días de licencia (27%) o añadir viajes personales a un viaje de negocios (25%).

    • Y a los viajeros de negocios no les encanta. Alrededor de uno de cada cinco (22%) dice estar dispuesto a rechazar un viaje de negocios que no les permite extenderlo para viajes personales.

    • Las empresas también han reducido las solicitudes centradas en la comodidad, como pernoctar para evitar un largo día de viaje para un viaje de un día (28%), pagar más para obtener un vuelo sin escalas o una ruta directa (28%), utilizar clase business o premium (27%), o utilizar opciones como taxis o aplicaciones para compartir viajes en lugar del transporte público (27%).

• Desafortunadamente, los gestores de viajes están atascados en el medio. Nuestra encuesta a 600 Travel Manager en seis mercados encontró:

• Cuando se le pregunta en qué se centra más su empresa:

  • Aunque el 35% dice que satisface las necesidades de los empleados de opciones de viaje flexibles, el 32% también dice reducir los costes de viajes de negocios.

    • Otro 33% dice aumentar el uso de opciones de viajes sostenibles.

• Cuando se les pregunta qué hará que su trabajo sea más difícil este año, dos de cada cinco (42%) dicen que las directivas de las empresas para reducir los costes de viaje en medio de los desafíos en curso.

  • Su preocupación es válida, ya que más de un tercio de los viajeros de negocios (36%) dice haber incurrido en gastos adicionales en un viaje de negocios debido a desafíos de viaje inesperados, y un porcentaje similar (34%) han tenido que usar un método de transporte alternativo. Más de uno de cada cuatro (30%) ha reservado viajes directamente con los proveedores debido a desafíos de viaje inesperados.

Cómo abordar estos desafíos en su programa de viajes corporativos

Además de lo que los expertos han aconsejado, hay algunas otras formas de aliviar la tensión en los programas de viajes corporativos.

1. Conéctese con los empleados. Encueste regularmente a los empleados, entre y después de los viajes de negocios, para conocer cómo los desafíos identificados en este estudio global impactan en su experiencia. Algunas preguntas a formular:

• ¿Cree que tiene la misma oportunidad de realizar viajes de negocios en comparación con sus compañeros de trabajo?

• ¿Qué desafíos ha experimentado durante sus viajes de negocios durante el último año?

• ¿Se siente seguro cuando viaja por negocios?

• ¿Está familiarizado con las políticas de viaje de la empresa?

• En un viaje de negocios, ¿qué mejoraría su experiencia o le haría sentirse más cómodo?

• ¿Qué recursos son más útiles para usted al reservar viajes de negocios?

2. Actúe a partir de la información estratégica del empleado. Convierta las respuestas recibidas de las encuestas en un plan accionable. Asegúrese de que se hayan implementado las herramientas de viaje adecuadas para ayudar a los empleados a afrontar los desafíos. Revise las políticas de viaje y considere qué podría mejorar su experiencia al reservar y viajar por trabajo.

3. Solicite la ayuda de recursos externos. Trabaje con recursos externos para facilitar la capacitación de los empleados en aspectos como la seguridad y la inclusión. Aproveche las empresas de gestión de viajes (TMC) y los proveedores para encontrar soluciones a las disrupciones en los viajes.

Otro recurso es la IA, que tiene el poder de transformar la gestión de viajes. ¿Cómo se sienten los viajeros de negocios sobre el futuro de la IA en los viajes? Preguntamos y exploraremos los hallazgos en nuestra próxima publicación de la serie SAP Concur Global Business Travel Survey de este año.

Igualmente, le invitamos a ver nuestra demo de Concur Travel para ver como las soluciones de SAP Concur, le puede ayuda a simplificar y automatizar los procesos de la gestión y control de gastos.

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