Pasos esenciales para una planificación exitosa de sus viajes de negocios

La planificación de viajes de negocios cubre todos los aspectos del recorrido de un empleado cuando están en un viaje corporativo. Los planificadores deben garantizar que todos los aspectos de cada viaje cumplan con las políticas de la empresa, estén dentro del presupuesto de viaje, permitan que los empleados alcancen los objetivos del viaje y tengan en cuenta la seguridad y el bienestar de los viajeros.

Como travel manager ha de supervisar este proceso, debe comprender la industria de viajes, las tendencias de precios y otros factores fundamentales. Pero el trabajo también implica ajustar itinerarios para que se ajusten a los objetivos del viaje y las necesidades únicas de cada viajero. Este proceso requiere investigar los destinos, evaluar el riesgo y, a veces, negociar con los proveedores de servicios para obtener tarifas corporativas al reservar.

Estos son los pasos que seguir para cumplir con todos los requisitos de la planificación de viajes de negocios.

Cómo un planificador de viajes de negocios maneja los controles de costes y las necesidades de productividad

El control de costes es un factor importante en la planificación de viajes. Encuestas recientes sobre viajes han descubierto que las empresas están realizando menos viajes de negocios y están creando directrices estrictas para viajes y gastos.

También debe equilibrar los requisitos de los empleados con las políticas de control de costes. Existe un vínculo entre el compromiso de los empleados y la satisfacción con los planes y arreglos de viaje. Es probable que los empleados que se sientan valorados sean más productivos mientras están de viaje.

Este acto de equilibrio puede requerir la negociación de actualizaciones con los proveedores, la búsqueda de beneficios de bajo coste y el aprendizaje de los estándares y preferencias de cada empleado.

Los viajeros necesitan acceso a las herramientas y sistemas necesarios para seguir siendo productivos. Esto puede incluir elementos como Wi-Fi en la habitación, cobertura de teléfono celular y opciones de transporte para llegar a las citas a tiempo.

6 Pasos para optimizar el proceso de viajes de negocios

Las empresas pueden optimizar el proceso de viaje y también facilitar los planes de viaje futuros.

Pasos a tener en cuenta para la planificación organizada de viajes de negocios:

1. Cree una base de datos de empleados e incluya los detalles personales necesarios para reservar viajes, requisitos especiales y preferencias. Puede utilizar estos detalles en lugar de volver a preguntar al empleado por cada viaje.
2. Cree una plantilla de itinerario de viaje de negocios e incluya todos los detalles necesarios. Este formulario garantiza que no se pierda ningún detalle vital y proporciona toda la información necesaria sobre el viaje.
3. Establecer un sistema para el feedback de los empleados. Una encuesta, una sesión informativa posterior al viaje o una reunión informal brindan a los empleados la oportunidad de expresar sus necesidades y le permiten saber si su proceso de planificación y sus estrategias están funcionando.
4. Notificar a los empleados las políticas de viaje y anunciar los cambios. Este paso educa a los empleados sobre las expectativas para su viaje. También les da el conocimiento y la comprensión para cumplir con estas políticas.
5. Defina un procedimiento para solicitudes de viaje especiales. Puede dar a los empleados pasos específicos que deben seguir para solicitar alojamientos que están fuera de las políticas de viaje normales.
6. Cree una lista de verificación para evaluar los itinerarios para el cumplimiento de políticas y presupuestos. Puede comparar cada elemento del itinerario y la reserva para asegurarse de que cumple con las políticas de viaje y las restricciones presupuestarias. Este paso también puede ayudar a mantener los estándares consistentes.

También puede considerar confiar en el software y las aplicaciones para planificar viajes, gestionar reservas y realizar un seguimiento de los viajeros después de que se vayan.

Aplicaciones para ayudar con la planificación de negocios de viajes

Estas aplicaciones pueden ayudarle a organizar planes y añadir detalles útiles.

• FLIO es una aplicación que proporciona información para navegar por los aeropuertos. Puede utilizarlo para proporcionar detalles a los viajeros, como las direcciones de los quioscos de alquiler de coches y la ubicación de las salas VIP con acceso Wi-Fi.

• Clime proporciona previsiones detalladas para los destinos. Puede ayudarle a explicar a los viajeros los detalles del clima y qué embalar para su viaje. La aplicación también puede notificarle sobre posibles problemas meteorológicos, como huracanes, en el destino

• Google Travel puede ayudar con la fase de investigación de la planificación de viajes al permitirle organizar toda la información necesaria en un solo lugar y marcarla como referencia fácil. También es fácil compartir esta información con los viajeros.

• CityMapper puede ayudar con la planificación de viajes fuera de hoteles, aerolíneas y alquileres de automóviles. Le permite decidir cómo llegar a diferentes lugares de la ciudad y es útil para gestionar el transporte y ayudar a los viajeros a encontrar alternativas si es necesario.

Puede utilizar estas herramientas junto con SAP Concur, que gestiona los gastos, centraliza los datos de reserva y reserva y sirve como columna vertebral general de su proceso de planificación de viajes.

Dar cuenta de las diferencias culturales al establecer redes

Un planificador de viajes de negocios puede ayudar a los empleados a prepararse para viajes internacionales ofreciendo información sobre la cultura de su destino. Una comprensión de la cultura y la etiqueta puede ayudar a su equipo a sentirse cómodo en su viaje. Por supuesto, muchos empresarios internacionales no esperarán que los visitantes comprendan sus prácticas culturales. Sin embargo, preparar a los viajeros para las costumbres del país anfitrión puede sentar las bases para el éxito y ayudarles a establecer una relación con los socios locales durante el viaje.

Los preparativos pueden incluir la investigación de las prácticas de la cultura de negocios del destino y la confirmación de sus hallazgos con personas de ese país o empleados que fueron allí antes.

Planificar retrasos, cancelaciones y otros eventos inesperados

Lo inesperado puede ocurrir durante los viajes de negocios. 1-2% de los vuelos se cancelan y 20-25% % se retrasan más de 15 minutos. Un incidente de este tipo podría tirar de un itinerario completo, dejando a los viajeros luchando por volver al cronograma.

La planificación de viajes de negocios implica prepararse para estas situaciones. Las contingencias pueden ser útiles, y también siempre debe comprar un seguro de viaje. Estas políticas también pueden incluir la cobertura de equipaje perdido y enfermedades.

Su política de viajes debe incluir un conjunto de pasos que los viajeros pueden seguir si encuentran problemas. Debe proporcionarles información sobre a quién contactar, dónde ir y los recursos que pueden utilizar.

En casi todos los casos, una plataforma de gestión de viajes basada en la nube es invaluable para cambiar planes, compartir información y mantenerse en contacto durante la crisis.

Utilizar SAP Concur para la planificación de viajes

Como planificador de viajes de negocios, debe hacer malabares con muchas tareas diferentes. SAP Concur le permite poner en una plataforma los aspectos más importantes de la gestión de viajes corporativos, desde la presupuestación hasta la reserva y el seguimiento de gastos. También puede confiar en nosotros para proporcionar información estratégica valiosa mientras intenta planificar sus estrategias de gestión en el mercado de viajes en evolución

Igualmente, le invitamos a ver nuestra demo de Concur Travel para ver cómo las soluciones de SAP Concur, le pueden ayudar a simplificar y automatizar los procesos de la gestión y control de gastos.

Nuestras soluciones simplifican y automatizan la mecánica de viajes, integrando datos en tiempo real e inteligencia artificial para impulsar la eficiencia y la precisión. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre cómo las soluciones de SAP Concur pueden mejorar las operaciones de viajes corporativos

.