Crecimiento y Optimización
Planificación de viajes de negocios: una guía completa
La planificación de viajes de negocios abarca todos los aspectos relacionados con los desplazamientos corporativos de los empleados. Es imprescindible que cada viaje cumpla con las políticas de la empresa, respete el presupuesto asignado, permita alcanzar los objetivos previstos y garantice la seguridad y el bienestar de los viajeros.
El Papel del Travel Manager
El travel manager no solo supervisa este proceso, sino que también debe tener un conocimiento profundo de la industria de viajes, las tendencias de precios y otros factores clave. Su labor implica ajustar itinerarios para alinearlos con los objetivos empresariales y las necesidades individuales de los empleados, investigar destinos, evaluar riesgos y negociar con proveedores para obtener tarifas corporativas ventajosas.
Estrategias para el control de costes y productividad
El control de costes es un elemento esencial en la gestión de viajes de negocios. Las empresas están adoptando políticas más estrictas en este ámbito, reduciendo los desplazamientos y estableciendo guías claras. Aun así, es vital equilibrar estas restricciones con las necesidades de los empleados, ya que un trabajador valorado tiende a ser más productivo durante su viaje.
Este equilibrio incluye negociar actualizaciones con proveedores, buscar beneficios económicos y personalizar los planes según las preferencias de los viajeros. Además, facilitar herramientas como acceso a Wi-Fi, transporte eficaz y soluciones móviles ayuda a maximizar la productividad.
6 pasos para optimizar la planificación de viajes
Para optimizar los procesos de planificación, las empresas pueden implementar los siguientes pasos:
- Crear una base de datos de empleados: Incluye detalles personales, preferencias y requisitos especiales para evitar solicitar esta información repetidamente.
- Desarrollar una plantilla de itinerario: Garantiza que no falte ningún detalle relevante y que toda la información del viaje sea clara y accesible.
- Establecer un sistema de feedback: Utiliza encuestas o reuniones post-viaje para recoger opiniones y mejorar continuamente.
- Comunicar las políticas de viaje: Asegúrate de que los empleados conozcan las normativas y los cambios.
- Definir procedimientos para solicitudes especiales: Ofrece pasos claros para gestionar excepciones.
- Implementar una lista de verificación: Revisa cada itinerario para garantizar el cumplimiento con las políticas y el presupuesto.
Herramientas y aplicaciones útiles
La tecnología puede facilitar enormemente la planificación de viajes. Entre las aplicaciones más destacadas:
- FLIO: Proporciona información sobre aeropuertos, incluyendo direcciones de quioscos de alquiler de coches y ubicaciones de salas VIP.
- Clime: Ofrece previsiones meteorológicas detalladas y alertas sobre condiciones adversas.
- Google Travel: Organiza información relevante y permite compartirla fácilmente con los viajeros.
- CityMapper: Ayuda a planificar desplazamientos urbanos y a encontrar alternativas de transporte.
Estas herramientas pueden integrarse con SAP Concur, que centraliza la gestión de gastos y reservas, optimizando todo el proceso.
Plan de contingencias
Los retrasos, cancelaciones y otros imprevistos son comunes en los viajes de negocios. Es esencial contar con un seguro de viaje que cubra eventualidades como pérdida de equipaje o enfermedades. Además, una política de viajes bien diseñada debe incluir pasos claros para gestionar problemas, así como información sobre contactos y recursos disponibles.
SAP Concur: eficiencia en la gestión de viajes
Con SAP Concur, puede centralizar todos los aspectos de la gestión de viajes corporativos, desde presupuestos hasta seguimiento de gastos. Además, las soluciones de Concur integran datos en tiempo real e inteligencia artificial, simplificando procesos y mejorando la precisión.
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