Las ventajas de la digitalización de las notas de gastos

¿Cómo sería un mundo sin papel? 

Un mundo donde toda la información está centralizada, compartida, almacenada de forma segura y accesible para todos en segundos. Un mundo donde un informe de gastos se reembolsa solo unos días después de haberlo enviado.  Un mundo en el que los archivos en papel ya no se acumulen en los escritorios de los contables y en el que el director financiero tenga una visibilidad completa de los gastos futuros para gestionar mejor su flujo de caja.  

No es necesario que te lo imagines, con SAP Concur, tanto empleados como gestores del departamento financiero pueden llevar una gestión de control de gastos desde un único software. 

Digitalización certificada de recibos 

Desde la Orden EHA 962/2007 y del apartado noveno de la resolución de 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas, todas las empresas que utilizan un software homologado por la AEAT, y SAP Concur lo es, puedes ahora digitalizar la gestión de tus informes de gastos. Y los beneficios son muchos. 

Para el empleado: ahorro de tiempo y productividad 

Cuando nos vamos de viaje de negocios, gestionar los informes de gastos pueden ser un reto complicado de superar. Especialmente si los procesos internos aún dependen en gran medida de las aprobaciones por correo electrónico y formularios impresos imprimibles. La digitalización certificada de recibos ahorra tiempo en la creación misma de las líneas de gastos. Un recibo, una app y treinta segundos después, ¡ya está!  

Como todo se hace directamente, puedes generar tus informes de gastos en cualquier momento: en el tren, saliendo del restaurante o pagando una habitación de hotel, por ejemplo.  

También aumentarás la productividad, porque, dedicamos una media de 27 minutos a gestionar cada uno de sus informes de gastos según la encuesta OpinionWay de Concur, casi dos cinco (21 %) dedica incluso más de 30 minutos. Multiplicado por el número de viajes y el número de empleados durante un año, el cambio es significativo. 

Por último, también es aplicable al confort personal. En ocasiones los gastos profesionales son sufragados por los empleados.  Y los tiempos de pago pueden ser muy largos. Hasta varias semanas en el peor de los casos. Con la digitalización de recibos y de los informes de gastos, todo va más rápido, porque la información es más líquida. No más informes de gastos olvidados, perdidos o pendientes. El pipeline siempre está actualizado y los tiempos de pago se acortan significativamente. 

Para managers 

En el día a día, los responsables no siempre colocan la validación de los informes de gastos como una prioridad absoluta. Especialmente cuando lleguen en un archivo de papel sobre un escritorio.  

Una vez digitalizados, los informes de gastos de tus empleados se envían automáticamente para su validación. Desde tu smartphone, puedes aprobarlos, revisarlos o pedir una explicación. Una vez más, lo que podría llevar horas se hace en segundos. Este cambio permite una mayor fluidez en la circulación de la información. Se facilita la validación y el control para una mayor trazabilidad, lo que también representa una fuente de ahorro para la empresa.  Al final, la digitalización facilita la gestión de gastos, la gestión de presupuestos y simplifica los circuitos de validación. ¡Nadie se quejará! 

Para la gestión administrativa y financiera 

El director financiero tiene que luchar en varios frentes cuando se trata de administrar los informes de gastos. Quiere una garantía de cumplimiento de las normas fiscales y administrativas vigentes, limitando el riesgo de fraude y con mayor visibilidad financiera para gestionar mejor su flujo de caja. 

Desafortunadamente, estos a veces es cuestión de confianza, siempre que la información no esté digitalizada. Una vez digitalizado, todo es más sencillo. El departamento de contabilidad procesa las solicitudes electrónicamente, los datos se verifican, luego se validan y se archivan con unos pocos clics.  

Gracias a un cuadro de mando global, es fácil ver qué informes de gastos se están creando, en espera de validación y en proceso de pago.  

Sin mencionar, que la digitalización de recibos también facilita el archivo y almacenamiento de recibos, facturas e informes de gastos. No hay necesidad de guardarlos físicamente, todo se hace en la nube para mejorar la seguridad. 

Desde hace veinte años, las empresas vienen digitalizando sus procesos internos. Las notas se han convertido en mensajes instantáneos, las llamadas telefónicas se han convertido en videollamadas y las cartas en papel se han convertido en correos electrónicos.

Sin embargo, los informes de gastos aún se resisten a este cambio, debido a de las tecnologías y, sobre todo, a los importantes obstáculos legislativos. Dos barreras que han sido superadas para hacer de la gestión de informes de gastos una palanca de optimización para tu negocio. 

En SAP Concur, ayudamos a las empresas a integrar los gastos y la gestión de facturas. Nuestras soluciones simplifican y automatizan la mecánica de viajes, integrando datos en tiempo real e inteligencia artificial para impulsar la eficiencia y la precisión. Ponte en contacto con nosotros para obtener más información sobre cómo las soluciones de SAP Concur pueden mejorar las operaciones de viajes corporativos de tu empresa.