KPI esenciales para el análisis de gastos estratégicos

En la gestión de viajes corporativos, equilibrar los presupuestos y, al mismo tiempo, garantizar la satisfacción de los empleados no es poca cosa. Con gastos como tarifas aéreas, alojamiento y comidas en constante aumento, el desafío de optimizar los costes crece significativamente.

Y además de controlar los costes, los travel managers se encargan de mantener satisfechos a los empleados y, al mismo tiempo, garantizar que cumplan con las políticas de la empresa. Aquí es donde entran en juego los indicadores de rendimiento clave (KPI) financieros, lo que empodera a los travel managers para que tomen decisiones fundamentadas y se dirijan hacia los objetivos de la empresa a través de información estratégica basada en datos.

¿Qué son los KPI financieros?

Los KPI financieros no son solo números; son el pulso de la salud financiera de su organización, sirviendo como indicadores para descubrir patrones de gasto, eficiencia de procesos, cumplimiento y ahorro de costes. Si bien las empresas realizan un seguimiento de muchos KPI financieros en general, nos vamos a centrar en los mejores KPI financieros para realizar un seguimiento para un análisis de gastos eficaz.

Qué es un KPI en el negocio: métricas vs KPI

Existe una diferencia entre las métricas y los KPI. Las métricas miden el rendimiento. Por otro lado, los KPI realizan un seguimiento del progreso hacia objetivos específicos, centrándose en las métricas más importantes que se alinean con las prioridades estratégicas para optimizar el gasto.

Comprender los resultados de la generación de informes, ya que estos datos pueden ser decisivos para alcanzar los objetivos de su organización. Pero, esto requiere un seguimiento preciso de los gastos en todas las organizaciones. Cuando sus datos reflejan con precisión la realidad, puede utilizar KPI para obtener beneficios significativos, entre los que se incluyen:

     - Mayor visibilidad: los KPI brindan una imagen clara de dónde y cómo se está gastando el dinero de T&E, lo que permite a los travel managers identificar las principales áreas de gasto y priorizar las iniciativas de ahorro de costes.

     - Control de costes y ahorros: monitorizar las categorías de gastos, el rendimiento que ofrecen los proveedores y el comportamiento de los viajeros puede descubrir oportunidades de ahorro en costes y ayudar a los travel managers a alinear los gastos de viajes con los objetivos de la empresa.

     - Eficiencia mejorada de los procesos: los KPI relacionados con los tiempos de ciclo de proceso y las tasas de cumplimiento ayudan a identificar cuellos de botella y áreas para la optimización de procesos, impulsando la eficiencia operativa.

     - Toma de decisiones: analizando los datos de los KPI, los travel managers pueden tomar decisiones fundamentadas sobre las políticas de viaje, los proveedores preferidos y las estrategias de negociación para una gestión de gastos más eficaz.

     - Indicadores y mejora continua: con el tiempo, los travel managers pueden comparar el rendimiento, medir el impacto de las iniciativas y definir rutinariamente sus estrategias de T&E.

KPI esenciales para el análisis de gastos

Si bien los KPI específicos pueden variar en función de sus necesidades y objetivos, los siguientes son fundamentales para un análisis de gastos integral:

• Gasto total: ofrece una visión general del gasto general de T&E, lo que facilita el seguimiento del presupuesto y la identificación de tendencias.
• Desglose de gastos por categorías: distribución de gastos en categorías clave como tarifa aérea, alojamiento y comidas para identificar áreas de escrutinio.
• Rendimiento del proveedor: evaluar a los proveedores en función de los precios, la calidad del servicio y el cumplimiento para informar futuras asociaciones.
• Análisis del comportamiento del viajero: optimización de las políticas e identificación de oportunidades de eficiencia a través de patrones de reserva de viajeros.
• Coste por viaje: Evaluación comparativa de los gastos para determinar las posibles medidas de ahorro de costes.
• Cumplimiento: supervisión del cumplimiento de las políticas para mitigar los gastos aleatorios y los riesgos de fraude.
• Duración del ciclo de informes: Optimización del procesamiento para la eficiencia de costes y tiempo.
• Retorno de la inversión (ROI): cuantificar el impacto de las iniciativas de T&E para justificar las inversiones y garantizar la alineación con los objetivos de la organización.

Gasto total

El gasto total es el gasto general de viajes y gastos para la organización y proporciona una vista de alto nivel del compromiso financiero total con los viajes y los gastos. Esto ayuda a realizar un seguimiento de los gastos en comparación con los presupuestos.

La monitorización del gasto total de T&E a lo largo del tiempo puede ayudar a identificar tendencias y áreas potenciales para el control o la optimización de costes.

Desglose de gastos por categoría

Más allá del gasto total, es importante desglosar los gastos por categorías, como:

• Tarifa aérea
• Alojamiento
• Transporte terrestre
• Comidas

Esto ayuda a descubrir áreas que generan gastos o costes crecientes que pueden requerir una mirada más detallada. Por ejemplo, el aumento de los precios de los hoteles puede desencadenar una evaluación de las tarifas contractuales para negociar posibles reducciones. Los aumentos en los totales de las tarifas aéreas justifican revisar las políticas de las aerolíneas preferidas o las reservas anticipadas.

Rendimiento de proveedor

Los KPI financieros también se pueden utilizar para realizar un seguimiento del rendimiento de los proveedores en función de factores que incluyen:

• Determinación de precios
• Calidad del servicio
• Cumplimiento de los acuerdos negociados

Esta información ayuda a informar futuras negociaciones de contratos y a tomar decisiones sobre los proveedores preferidos.

Análisis de comportamiento del viajero

Al analizar los patrones de comportamiento de los viajeros, como el comportamiento de las reservas, los proveedores preferidos y la frecuencia de los viajes, los travel managers pueden optimizar las políticas de viajes e identificar oportunidades para mejorar la eficiencia. Por ejemplo, los proveedores de uso frecuente pueden permitir mejores tarifas contractuales. La consolidación de viajes con proveedores preferidos también puede reducir los gastos.

Coste por viaje

Al calcular el coste medio de viajes o transacciones, puede comparar los gastos e identificar áreas para una posible reducción de costes. Comparación del coste por viaje o transacción en ubicaciones, departamentos o grupos de empleados también pueden descubrir discrepancias, lo que lleva a estrategias específicas para mejorar los resultados.

Tasa de cumplimiento

El gasto por incumplimiento generalmente aumenta los costes. Los travel managers deben realizar un seguimiento de este KPI para garantizar que los empleados cumplan con las políticas para controlar los costes y mantener la coherencia. Los gastos aleatorios —gastar fuera de las políticas y preferencias de la empresa— pueden sumarse rápidamente, eludiendo las tarifas negociadas más bajas.

La monitorización de las tasas de cumplimiento también ayuda a identificar áreas en las que las políticas pueden necesitar actualización o los empleados necesitan capacitación adicional. El gasto no conforme también puede ser un indicador de posible fraude en el informe de gastos, como:

• Fraude de gastos mal caracterizado
• Fraude de gastos de reclamación falsificados
• Fraude de gastos de reclamaciones infladas
• Fraude de gastos de reclamaciones múltiples

La búsqueda de patrones de cumplimiento puede ayudar a descubrir fraudes o gastos mal gestionados. Por ejemplo, a pesar de las políticas de reserva de viajes por adelantado para obtener mejores tarifas, los empleados pueden esperar a reservar viajes después de que los asientos económicos se hayan ido, logrando una actualización a clase premium o business y costando a la empresa más de lo necesario.

Tasas de excepción

¿Cuántos informes de gastos se enviaron con documentación completa y precisa? Asegurarse de que se cumplan los requisitos de documentación permite un procesamiento más eficiente, errores mínimos y una mejor preparación de auditoría.

Las altas tasas de excepción pueden indicar que se necesita más capacitación o que las políticas deben ajustarse.

Tiempoa de ciclo de informe

Cuanto antes pueda procesar los informes T&E, más eficiente será. Cuando optimiza los tiempos de ciclo, puede reducir los costes administrativos, minimizar la exposición financiera y mejorar la satisfacción de los empleados.

Rendimiento de la inversión (ROI)

El seguimiento del ROI de las iniciativas de T&E muestra progreso. Por ejemplo, cuantificar el ahorro de costes conseguido mediante el uso de proveedores preferidos o acuerdos negociados ayuda a justificar las inversiones. El ROI también ayuda a garantizar que las estrategias de viajes y gastos se alineen con los objetivos de la organización y brinden resultados reales. Le invitamos a ultilizar nuestra calculadora de ROI, para ofrecerle una breve evalucación de su estado actual.

Muchas organizaciones realizan un seguimiento del ROI en varias categorías, como:

• Ahorro de costes para identificar la eficacia de sus estrategias de gestión de costes en general
• Reducción de costes para realizar un seguimiento del impacto de iniciativas específicas de control de costes
• Evitar costes a través de medidas proactivas
• Automatización de la gestión de gastos

La gestión eficiente de estos KPI requiere una sólida automatización de la gestión de gastos. El estudio Analysis Mason 2022, Travel, Expense, and Vendor Invoice Management descubrió que soluciones como SAP Concur empoderan a las organizaciones con:

     -  28% de reducción en los reclamos de exceso de kilometraje

     -  26% de reducción en el gasto excesivo de presupuesto

     -  26% de aumento en la reclamación de impuestos

Adoptar procesos de gastos digitales completos, como la captura móvil de recibos y la generación de informes automatizada, no solo optimiza los procesos, sino que también garantiza el cumplimiento y marca las anomalías de manera eficaz.

SAP Concur ofrece una solución integral de gestión de gastos de T&E que no solo reduce los costes, sino que también prepara a las empresas para el futuro mejorando la visibilidad y la eficiencia operativa. Conozca cómo las soluciones de SAP Concur pueden revolucionar su gestión de gastos y elevar la agilidad financiera de su organización. Alineando su estrategia con estos KPI clave y aprovechando la automatización de vanguardia, puede navegar por el complejo entorno del análisis de gastos con confianza y precisión.

Asimísmo, le invitamos a hacer una parada obligatoria para profundizar en nuestras soluciones y al tiempo que toma un café, conocer a través de nuestro equipo local de una forma directa y sencilla, cómo sacar el máximo rendimiento a nuestras soluciones en consultoría.