Guía esencial para tu próximo viaje de negocios

En los últimos 12 meses, se han reservado más de 30 millones de vuelos en Concur Travel. Aunque cada empresa tiene sus propios "viajeros frecuentes", muchos empleados solo realizan unos pocos viajes de trabajo al año. Además, con la incorporación de nuevas generaciones al mundo laboral, es posible que quienes viajan por negocios por primera vez necesiten una preparación adicional en comparación con los más experimentados. 

En SAP Concur, nuestro objetivo es hacer que los viajes de negocios sean más fáciles y eficientes para nuestros clientes. Para ello, creamos recursos como plantillas y listas que pueden personalizar y reutilizar para sus empleados. Para ayudar a los viajeros de negocios, independientemente de su nivel de experiencia, hemos elaborado una guía para que los travel manager y los responsables de RR. HH. pueden compartir como referencia. 

Preparación previa al viaje 

• Familiarízate con la política de viajes de tu empresa. 
• Si reutilizas esta guía como recurso interno, considera añadir un enlace a la política de viajes de tu empresa para mayor comodidad. 
• Aprende a usar las herramientas de reserva de tu empresa, como Concur Travel. 
• Facilita el acceso a los materiales de formación. Ofrecemos recursos de formación para clientes en www.concursolutions.com. 
• Confirma las fechas del viaje, el destino y el presupuesto. 
• Asegúrate de que tu documentación (DNI, pasaporte, visados) está en regla. 
• Investiga la seguridad del destino para tomar decisiones informadas sobre transporte y alojamiento. 
• Revisa los requisitos del destino, como visados para viajes internacionales, y planifica con tiempo. 
• Organiza un horario detallado con margen suficiente para llegar a tiempo a cada cita. 

Reservas 

• Prepara un itinerario propuesto con transporte y alojamiento. 
• Coordina con los compañeros que viajen contigo. 
• Envía tu itinerario para su aprobación, si es necesario. 
• Una vez aprobado, confirma los planes con tus compañeros de viaje. 
• Reserva el viaje utilizando las herramientas de reserva preferidas de tu empresa, como Concur Travel, o directamente con los proveedores autorizados a través de TripLink. 
• Comparte tu itinerario con tus compañeros a través de TripIt Pro (incluido con TripLink), tanto con quienes viajan contigo como con aquellos que puedan verse afectados por tu disponibilidad. 

Planificación y equipaje 

• Infórmate sobre los números de emergencia locales y los centros médicos cercanos. 
•  Asegúrate de saber a quién y cómo contactar en caso de problemas, ya sean retrasos, cancelaciones o emergencias de salud y seguridad. 
• Investiga la cultura y costumbres locales, si son diferentes a las tuyas. 
• Identifica opciones de comida que se ajusten a tus necesidades dietéticas, horarios y presupuesto. Reserva con antelación si es necesario. 
• Planifica un medio de transporte fiable para los traslados al aeropuerto. 
• Consulta el tiempo y prepárate en consecuencia. 
• Haz una lista de equipaje para no olvidar nada esencial: 
• Tecnología y cargadores 
• Dispositivos de almacenamiento 
• Medicación 
• Documentos y presentaciones para reuniones 

Lleva lo necesario para estar cómodo y ser productivo

• Ropa adecuada y calzado cómodo 
• Calcetines de compresión, extensor de cinturón de seguridad si lo necesitas 
• WiFi portátil o hotspot 
• Portátil y cargador 
• Botella de agua y snacks 
• Si es posible, viaja solo con equipaje de mano para evitar problemas con las maletas facturadas. Asegúrate de conocer los límites de peso y tamaño. 
• Si necesitas asistencia especial (silla de ruedas u otros requisitos), coordínalo con la aerolínea y etiqueta tu equipo con tu información de contacto. 
• Si viajas con un animal de asistencia, revisa los requisitos de documentación de la aerolínea. 
• Guarda en tu móvil y en papel todas las direcciones importantes, incluyendo hotel, reuniones y eventos. Usa una app como TripIt para gestionar tu itinerario. 
• Organiza un sistema para llevar un control de tus gastos de acuerdo con la política de la empresa. Considera usar la función ExpenseIt dentro de la app móvil de SAP Concur. 

Aunque la guía es extensa, nuestro objetivo es facilitar la experiencia de viaje a quienes la utilicen. 

📌 Para más recursos sobre gestión de programas de viajes, visita nuestro Centro de Recursos.