Guía para elegir una solución de viajes y gastos adecuada

Sin duda, tu empresa no es la única que busca eficiencia, productividad, cumplimiento normativo, insights, resiliencia y mejores formas de hacer negocios. Y, en un entorno lleno de incertidumbre, es fundamental estar preparado para el cambio, ya sea positivo o negativo. 

Muchos responsables de Finanzas e IT consideran que la gestión de viajes y gastos es un área clave para aprovechar al máximo las ventajas de la automatización y la optimización de procesos, incluyendo los avances en inteligencia artificial y machine learning. De hecho, el 78% de los responsables de la toma de decisiones afirma que le gustaría contar con una única solución integrada para gestionar todo su proceso de T&E.

Llegar a la conclusión de que la falta de integración, información y flujos de trabajo eficientes está frenando a tu empresa es un paso natural. Pero esto conlleva otro desafío: encontrar la solución de gestión de T&E que mejor se adapte a tus necesidades, que ofrezca las ventajas prometidas y que, además, sea fácil de implementar y adoptar.

¿Cómo elegir la solución adecuada de gestión de viajes y gastos?

Descubre cómo integrar viajes y gastos para optimizar procesos, aprovechar la IA y tomar decisiones más inteligentes

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Nuestra guía, Cómo elegir la solución de viajes y gastos adecuada, está diseñada para facilitar tu investigación y evaluación de opciones a la hora de encontrar la mejor solución de viajes y gastos (T&E). Analiza las ventajas de las soluciones inteligentes y automatizadas, detalla las características clave que deberías exigir y proporciona las preguntas esenciales que debes hacer a los proveedores. 

Beneficios para tu empresa  

Una solución de T&E inteligente y fácil de usar ofrece mayor cumplimiento normativo y mejoras en toda la organización, permitiendo a los empleados centrarse en tareas de mayor valor. 

• Los empleados pueden reservar viajes y presentar gastos desde cualquier lugar, con guías y recomendaciones integradas en la misma app, lo que mejora el cumplimiento de las políticas. 
• Los manager tienen acceso a toda la información de viajes y gastos en un solo lugar, permitiendo aprobaciones previas antes de que se realicen los gastos. 
• Los equipos de Finanzas obtienen una visión completa del gasto y el flujo de caja, facilitando decisiones y ajustes rápidos. 
• Los equipos de IT pueden integrar los datos de forma más sencilla entre diferentes sistemas y soluciones. 

Características clave que debes buscar 

Una solución integral de principio a fin puede mejorar la visibilidad de los gastos, optimizar la eficiencia de los procesos, aclarar políticas y reducir la frustración de los usuarios. 

Entre las características imprescindibles que deberías exigir a tu proveedor se encuentran: 

• Integración total con ERP, contabilidad, recursos humanos y otros departamentos clave. Además, debería ofrecer soluciones complementarias, desde gestión de transporte hasta sostenibilidad. 
• Seguridad de datos con los protocolos más avanzados y herramientas de detección de fraudes. 
• Automatización inteligente, incluyendo inteligencia artificial y machine learning para generar insights en tiempo real y garantizar el cumplimiento normativo. 
• Métodos de pago avanzados, eliminando los procesos manuales basados en papel y reduciendo el tiempo de procesamiento de reembolsos. 
• Analítica avanzada, con informes y dashboards que permitan a los gerentes hacer un seguimiento detallado de viajes, gastos y sostenibilidad. 

Preguntas clave para elegir la mejor solución 

Ahora que tienes claro lo que una solución de gestión de viajes y gastos debe ofrecer y cómo puede adaptarse a las necesidades de tu empresa, es el momento de hacer preguntas clave para filtrar a los proveedores: 

• ¿Cómo captura los recibos y los convierte en informes de gastos? ¿Utiliza machine learning? 
• ¿Se pueden enviar, revisar y aprobar informes de gastos desde cualquier dispositivo? 
• ¿Permite capturar reservas de viajes externas? 
• ¿Cuánto tiempo tarda en implementarse? 
• ¿Evoluciona y crece con las necesidades de viaje de los empleados, incluyendo aspectos como la sostenibilidad? 
• ¿Qué tipo de soporte incluye? ¿Se puede obtener soporte adicional en casos complejos? 

SAP Concur como su plataforma de viajes y gastos

Las soluciones de SAP Concur permiten integrar la gestión de viajes y gastos en una única plataforma, ofreciendo a las organizaciones una visión en tiempo real del gasto. Esto facilita el cumplimiento normativo, mejora la toma de decisiones y permite escalar y adaptar políticas y procesos según las prioridades y el entorno cambiante de la empresa. 
¿Tienes dudas o quieres conocer cómo SAP Concur puede optimizar los procesos de gestión de viajes y gastos de tu empresa? Contacta con nuestro equipo de ventas. 

1. Potencie el futuro del trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos, un estudio comisionado realizado por Forrester Consulting en nombre de SAP Concur, mayo de 2023