El desafío a la vuelta de vacaciones: los gastos de viaje de tus empleados.

Regresar a la rutina después de las relajantes vacaciones de verano puede ser complicado, especialmente cuando implica enfrentar la gestión de gastos de los empleados en los viajes previstos para septiembre, octubre y noviembre.

El inicio del otoño trae consigo un aumento en los viajes de empresa, y con ello, una cascada de gastos que los empleados tienen que registrar.

“¿Sabías que los meses de octubre y noviembre son los meses en los que más se viaja por negocios?”

Para muchos, la tarea de organizar los tickets y justificantes de cada viaje se convierte en un desafío tedioso.

Pero no son solo ellos los que sufren: los managers y equipos financieros también se enfrentan al reto de controlar y aprobar cada gasto para después reembolsarlos.

Imagina a Ana, una ejecutiva de ventas, quien tras un viaje de negocio regresa con su cartera llena de tickets. Comidas con clientes, transporte, y otros pequeños gastos se suman rápidamente, convirtiendo la tarea de reportar estos gastos en una carga considerable.

Esta situación, común en muchos trabajos, refleja una problemática generalizada en la gestión de gastos de empresa. Acumular recibos y la necesidad de justificar cada gasto puede provocar retrasos y frustraciones tanto para los empleados como para los departamentos de finanzas.

La necesidad de herramientas para la gestión de gastos

No es ninguna sorpresa que existan soluciones digitales para poner solución a estos problemas.

Con la creciente digitalización, muchas herramientas surgen para mejorar la gestión de gastos y vemos como cada vez más rápido las empresas están transformando la manera en que gestionan los viajes y gastos asociados a ellos.

Y a día de hoy, vemos como hay herramientas que permiten a los empleados hacer fotos de sus tickets y facturas directamente desde sus móviles, lo que no solo simplifica el proceso de reembolso sino que también ayuda a mejorar el cumplimiento de las políticas y a reducir el riesgo de pérdidas y errores

La magia de las integraciones para la gestión de gastos

La verdadera revolución en la gestión de gastos de empresa viene con la integración de diversas plataformas. Carlos, en cambio, un consultor con mucha experiencia, sabe que su empresa fue de las primeras en digitalizar y automatizar sus gastos y viajes y usa SAP Concur para registrar los gastos de viaje.

Al solicitar un Uber a través de Uber para Empresas, el coste del viaje se sincroniza automáticamente con su cuenta de SAP Concur. Esto no solo facilita la vida de Carlos al eliminar la necesidad de guardar y presentar los recibos, sino que también proporciona a los encargados de finanzas una visión más clara y precisa de los gastos de la empresa, que les permitirá tomar mejores decisiones basadas en datos y patrones de gasto.

Este tipo de integraciones reflejan un cambio significativo hacia una gestión de gastos más eficiente y transparente. La combinación de soluciones como SAP Concur y Uber para Empresas es un ejemplo perfecto de cómo las herramientas digitales pueden simplificar la gestión de gastos, aliviando a los empleados de tareas administrativas engorrosas y proporcionando a las empresas una mayor claridad y control sobre sus finanzas.

En resumen, el retorno al trabajo y a los viajes de empresa después de las vacaciones de verano no tiene por qué ser sinónimo de estrés y complicaciones. Gracias a las innovaciones en herramientas para la gestión de gastos, tanto empleados como managers pueden enfrentar este proceso con mayor facilidad y eficiencia.

¿Quieres saber más sobre la integración de SAP Concur y Uber para Empresas? No te pierdas este episodio de Tech lo cuento, el podcast de SAP Concur España, en el que João Carvalho, Director de SAP Concur para Southern Europe, Middle East y África, entrevista a Adriana Guzman, Directora de Uber para Empresas en España, Portugal e Italia, sobre cómo Uber está revolucionando los viajes de negocios.