Consejos para elegir un software de gestión de gastos y viajes corporativos

Los procesos manuales y tediosos consumen tiempo y recursos en tareas clave como la reserva de viajes, la creación de informes de gastos, la gestión de facturas o los pagos y reembolsos. Estos procesos duplican el trabajo y debilitan la calidad de los datos, el análisis y el control. Como los viajes y gastos (T&E) y las cuentas por pagar (AP) están naturalmente conectados, muchas empresas se dan cuenta de que sus plataformas tecnológicas también deberían estarlo. Pero pasar de esta lógica a elegir el software adecuado requiere entender bien sus características clave y las mejores prácticas.

Necesitas una solución que mejore la visibilidad, acelere los flujos de trabajo, refuerce el cumplimiento normativo, mejore la experiencia del empleado y ofrezca beneficios económicos como descuentos por pronto pago o mejores tarifas. Y, por supuesto, que permita medir estos beneficios. Por ejemplo, con las soluciones integradas de SAP Concur se logran:

• Informes de gastos el doble de rápidos
• Un 19,2 % menos de tiempo para reservar viajes
• Un 35 % más de facturas procesadas
• Un 21 % de ahorro medio en reservas e informes de gastos

Para ayudarte a elegir el software de viajes y gastos que mejor se adapte a tus necesidades, en este post te contamos:

• Qué características debe tener (y cuáles evitar) un software de gestión de viajes y gastos orientado al negocio
• Casos reales, como el del grupo Campari, que logró eficiencia, visibilidad y escalabilidad con SAP Concur
• Por qué es clave que la solución sea fácil de implementar y empiece a generar beneficios rápidamente, gracias a una integración, implantación y soporte fluidos

¿Qué debo buscar en un software de gestión de viajes y gastos?

Eficiencia, claridad y control son los principales motivos por los que las empresas apuestan por automatizar la gestión de gastos. Pero quizá lo más importante es contar con un software que sea flexible y se adapte al futuro. Nadie quiere una tecnología que quede obsoleta desde el primer día. Veamos qué características clave debes buscar y por qué.

Contar con una solución integrada de viajes y gastos ofrece grandes ventajas, especialmente si también incluye la automatización de gastos. Lo ideal es elegir un proveedor comprometido con la innovación continua en todo su ecosistema de soluciones, no solo con vender promesas.

Integración real

Un sistema diseñado como una única solución funciona mucho mejor que varios sistemas parcheados entre sí con conectores débiles y enlaces de datos manuales. Una verdadera integración con tu ERP y otros sistemas permite que los datos fluyan de forma fácil y transparente entre viaje y gastos. Así, los responsables de viajes y finanzas ganan visibilidad, y los empleados disfrutan de una experiencia más sencilla, sin tener que cambiar de plataforma ni iniciar sesión varias veces.

Tecnología preparada para el futuro

El software debe crecer al ritmo de tu empresa. Necesita incluir opciones de pago integradas, extensiones para gestión fiscal, elección de proveedores de viajes, operatividad internacional y una trayectoria sólida tanto para grandes empresas como para pymes.

Compromiso total con los viajes

Algunas soluciones de viajes están pobremente integradas con el módulo de gastos, lo cual es insuficiente, especialmente en un entorno en constante cambio. Asegúrate de que el proveedor tenga acuerdos sólidos con agencias de gestión de viajes (TMC) y proveedores de todo tipo, incluyendo reservas directas. Esto garantiza el cumplimiento, tarifas negociadas y visibilidad. También deben ofrecer múltiples opciones de transporte, alojamiento y canales de contenido actualizados.

Excelencia impulsada por IA

Tus soluciones de viajes y gastos deben incorporar tecnologías de inteligencia artificial para revisar cada gasto, detectar fraudes, garantizar el cumplimiento, automatizar reglas, identificar patrones de consumo, gestionar facturas, corregir errores y ofrecer visibilidad. SAP Concur lleva casi una década utilizando IA y machine learning para mejorar la eficiencia y el cumplimiento en las empresas.

Una visión completa del gasto

Las integraciones de sistemas y datos permiten ver en tiempo real todos los gastos, antes, durante y después de que ocurran. Los informes inteligentes y paneles personalizados deben ser estándar, adaptados a tus KPIs y con soporte de expertos. También deben contemplar sostenibilidad u otros objetivos estratégicos. Con la inteligencia adecuada, tomarás decisiones más acertadas.

Porqué SAP Concur es la elección ideal para gestionar tus gastos

Descubre por qué SAP Concur es la solución líder en gestión de gastos: 5 motivos clave que te ayudarán a tomar la mejor decisión.

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Caso de Exito Campari: cómo integrar viajes, gastos y negocio

Desde su famoso licor hasta más de 50 marcas en 190 mercados, Campari Group creció rápidamente mediante adquisiciones que trajeron consigo múltiples procesos de viajes y gastos, desconectados y poco eficientes, afectando a sus más de 4.700 empleados (“Camparistas”).

Buscando coherencia y eficiencia, Campari apostó por digitalizar la gestión de viajes y gastos con un proveedor que resolviera:

• Gestión de viajes inconsistente entre mercados
• Procesos manuales en papel
• Reservas fuera de sistema sin visibilidad
• Falta de control de costes y contenidos

Eligieron SAP Concur. Empezaron con Concur Expense en 2017 y lo complementaron con Concur Travel en 2020. Adoptaron un enfoque unificado: una política, una agencia, una herramienta. Con esta integración, consiguieron datos fiables, visibilidad de viajes y gastos, informes mejorados, más herramientas de “duty of care” y aprobaciones más sencillas.

Resultados medibles:

• Aprobaciones de viajes un 50 % más rápidas
• 13 % menos rechazos de informes de gastos
• 70 % menos comisiones por reservas offline

“Nuestra misión es simplificar los viajes, garantizar la seguridad y fomentar una cultura de viajes sostenible”, explica William Cocco, Global Travel Manager. “Con SAP Concur, integramos partners que nos ayudan a cuidar de nuestros viajeros”.

Cómo desplegar tus soluciones de viajes y gastos 

Una vez que eliges el software, debes recibir apoyo constante en la implantación, adopción y operaciones. SAP Concur lo tiene cubierto. Con más de 46.000 organizaciones como clientes, pocas situaciones nos sorprenden.

Muchas empresas dudan de si el sistema se integrará con los actuales o si tienen los recursos para implantarlo. Ya sea con un equipo de IT grande o pequeño, SAP Concur ofrece:

• Múltiples métodos de integración: bajo demanda, sFTP, servicios web, conectores preconfigurados y personalizables
• Asistente de configuración fácil de usar para definir detalles financieros, informes, controles de cumplimiento e integraciones con ERPs
• Máxima seguridad de los datos, cumpliendo o superando los estándares internacionales de seguridad y privacidad
• Acceso vía web y móvil con autenticación segura y gestión de usuarios
• Pruebas y validaciones para garantizar que obtienes la información y mejoras que necesitas
• Ecosistema con más de 700 partners que ofrecen apps, integraciones y servicios (pagos, viajes, sostenibilidad, etc.)
• Formación y soporte al usuario y administradores, con asistencia 24/7, en varios idiomas y herramientas para fomentar la adopción sin sobrecargar al equipo de IT

Conclusión

A la hora de elegir un software para gestionar  y automatizar los gastos y reservar viajes corporativos, es clave saber si el proveedor tiene la tecnología y el compromiso necesarios. SAP Concur ofrece innovación, recursos y capacidades para reducir trabajo manual, simplificar procesos y hacer que todo fluya.

Los clientes lo avalan:

• El 93 % recomendaría SAP Concur en GetApp
• El 83 % le da 4 o 5 estrellas en G2