Cómo la IA puede impulsar la gestión de viajes y gastos

Hablemos de un acto de equilibrio. Las empresas buscan reducir costes y mejorar su eficiencia en un contexto de inflación, inestabilidad global y otros desafíos. A la vez, los viajes están repuntando, ya que las compañías reconocen que las reuniones virtuales no pueden sustituir completamente las relaciones y los negocios que se crean cara a cara. 

Las empresas pueden equilibrar estas necesidades tan competitivas aumentando la automatización en sus tecnologías y procesos, según concluye Forrester Consulting en su reciente informe encargado por SAP Concur, Potenciar el futuro del trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos.

Las soluciones inteligentes de viajes y gastos (T&E) no solo automatizan los procesos, sino que también incorporan tecnología de inteligencia artificial, ampliando los beneficios más allá de la productividad, el ahorro y los viajes. Estas soluciones mejoran la visibilidad de los gastos, la toma de decisiones y la experiencia de los empleados, según el análisis de Forrester, basado en una encuesta global a responsables de decisiones sobre software de T&E en áreas como Finanzas, Viajes, TI y Adquisiciones. 

Algunas de las principales conclusiones son las siguientes: 

• El 76% de los responsables de decisiones afirman que aumentar la automatización para mejorar la eficiencia y la productividad es una prioridad alta o crítica. Dos de cada tres citan una plataforma de T&E más automatizada como una forma clave de alcanzar esta prioridad. 
• El 78% prefiere gestionar sus procesos de T&E mediante una única plataforma. 
• El 64% asegura que sus empresas están bajo presión para gestionar los costos. 
• El 77% considera que los viajes son importantes o muy importantes para gestionar las relaciones con los clientes, y el 67% menciona su papel en la obtención de nuevos clientes.

Potenciar el futuro del trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos 

Lee este análisis de Forrester Consulting y descubre sus recomendaciones para empresas de todos los tamaños.

Descargar

 Las soluciones actuales se quedan cortas

Cuando Forrester preguntó a los encuestados sobre sus soluciones actuales de T&E, muchos describieron cómo estas no lograban cumplir con sus necesidades. Más de la mitad se sienten atrapados con una solución que no puede escalar ni adaptarse a los cambios, lo cual impacta negativamente en su negocio. 

Otros retos que mencionan los responsables de decisiones sobre T&E incluyen la dificultad para hacer seguimiento de los gastos (54%), la frustración de los empleados con el proceso de gastos (59%) y la falta de datos oportunos para tomar decisiones (47%). Según Forrester, esto refleja un grave problema cuando las empresas no tienen los datos necesarios para tomar decisiones informadas. 

Una plataforma integrada de viajes y gastos marca la diferencia

Sin embargo, Forrester revela una nueva perspectiva cuando compara las opiniones de los responsables de decisiones en empresas que utilizan una plataforma de viajes y gastos (T&E) integrada frente a los que emplean soluciones no integradas.  

Por ejemplo, los encuestados que trabajan en empresas con sistemas fragmentados tienen 1,5 veces más probabilidades de tener dificultades con la visibilidad oportuna de los datos, procesos y sistemas. Solo el 17% de los encuestados afirma que sus sistemas actuales proporcionan alertas automáticas sobre cambios en políticas y procedimientos de T&E, frente al 64% de los encuestados con una plataforma unificada. Además, solo el 25% afirma que su solución actual se integra fácilmente con otros sistemas de la empresa, frente al 60% de los que usan una plataforma integrada.

Recomendaciones

Las empresas son conscientes de los retos que presentan las soluciones actuales de viajes y gastos. 

En general, alrededor de una cuarta parte de las empresas se consideran “implementadoras”, es decir, aquellas que ya han adoptado una plataforma de T&E integrada impulsada por inteligencia artificial. Otros encuestados, el 39%, tienen la intención de actualizar su solución en el próximo año, mientras que el 34% están interesados, pero aún no han hecho planes concretos. 

Las empresas "implementadoras" tienen valiosas lecciones que compartir. Casi 7 de cada 10 afirman que su visibilidad de gastos ha mejorado, y el 54% ha descubierto que pueden obtener perspectivas que impulsan la acción. Un 68% asegura que su plataforma integrada mejora la experiencia de los empleados, reflejando una mejor experiencia de usuario gracias a una menor carga de trabajo. 

Como recomienda Forrester, las empresas que deseen lograr beneficios similares deben: 

• Desarrollar un caso de negocio para una plataforma inteligente de T&E. 
• Asegurarse de que su plataforma de T&E sea capaz de integrarse donde lo necesiten (y que pueda adaptarse y crecer con el negocio). 
• Formar a sus empleados a través de la automatización inteligente. 
• Contribuir a la sostenibilidad de su organización. 
• Establecer objetivos a corto plazo, pero planificar a largo plazo. 

Saber Más

Descarga este documento para profundizar en las recomendaciones, la investigación y el análisis de Forrester Consulting y descubra cómo su empresa puede crecer, mejorar su cultura y fortalecer el futuro del trabajo. 

1. Impulsa el futuro del trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos, un estudio comisionado realizado por Forrester Consulting en nombre de SAP Concur, mayo de 2023