Cómo la gestión inteligente de viajes y gastos impulsa el futuro del trabajo

Hablemos sobre un acto de equilibrio. Las compañías buscan ahorro de costos y eficiencia en medio de la inflación, la inestabilidad global y otros desafíos. Al mismo tiempo, los viajes se están recuperando, ya que las compañías reconocen que las reuniones virtuales no pueden reemplazar por completo las relaciones y los negocios, que se construyen cara a cara.

Las compañías pueden equilibrar y satisfacer tales necesidades competitivas aumentando la automatización de la tecnología y los procesos, concluye Forrester Consulting en su nuevo informe encargado por SAP Concur, Potencie el futuro del trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos.

Las ventajas de las soluciones inteligentes de viajes y gastos (T&E) no solo automatizan el proceso, sino que también incorporan tecnología de inteligencia artificial para ampliar los beneficios más allá de la productividad, el ahorro y los viajes. Las soluciones inteligentes de T&E proporcionan una mejor visibilidad de los gastos, la toma de decisiones y la experiencia de los empleados, según Forrester, cuyo análisis y recomendaciones se derivan de una encuesta global¹ de los responsables de la toma de decisiones de software de T&E que trabajan en Finanzas, Viajes, TI o en Adquisiciones.

Entre las muchas conclusiones que se han sacado:

• El 76% de los responsables de la toma de decisiones afirman que aumentar la automatización para mejorar la eficiencia y la productividad es una prioridad alta o crítica, y dos tercios citan una plataforma de T&E más automatizada como una forma de lograr esa prioridad.
• El 78% prefiere una sola plataforma para gestionar sus procesos de T&E.
• El 64% informa que sus compañías están bajo presión para gestionar los costos.
• El 77% cree que los viajes son importantes o muy importantes para gestionar las relaciones con los clientes, y el 67% cita su papel en la obtención de nuevos clientes.

Potencie el futuro del trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos 

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 Las soluciones actuales se quedan cortas

Cuando Forrester preguntó, muchos encuestados describieron fácilmente cómo sus soluciones actuales de T&E se quedaban cortas. Más de la mitad dicen estar atascados con una solución incapaz de escalar y adaptarse a las necesidades cambiantes, algo que afecta negativamente a su negocio.

Otros desafíos que mencionan los responsables de la toma de decisiones sobre T&E incluyen la dificultad para hacer seguimiento del gasto (54%), la frustración de los empleados con el proceso de gastos (59%) y la falta de datos oportunos para tomar decisiones (47%). Al observar los números, Forrester concluye que algo anda muy mal cuando las organizaciones no cuentan con los datos necesarios para tomar decisiones.

Una plataforma integrada de viajes y gastos marca la diferencia

Sin embargo, cuando Forrester examina cómo las opiniones de los responsables de la toma de decisiones en las compañías con una plataforma de T&E integrada se comparan con las opiniones de aquellos que utilizan soluciones fragmentadas, surge una nueva perspectiva de trabajo.

Por ejemplo, los encuestados que trabajan en compañías con sistemas fragmentados tienen 1.5 veces más probabilidades que sus homólogos de plataforma única de tener dificultades con la visibilidad oportuna de los datos, procesos y sistemas. Solo el 17% de los encuestados afirma que sus sistemas actuales pueden proporcionar alertas automáticas sobre cambios en las políticas y procedimientos de T&E, frente al 64% de los encuestados de una sola plataforma. Y solo una cuarta parte dice que su solución actual se conecta fácilmente con los otros sistemas de su negocio, en comparación con el 60% de los que poseen una plataforma integrada.

Lo que recomiendan

Las compañías pueden ver claramente los desafíos y obstáculos que las soluciones actuales de viajes y gastos ponen frente a ellas.

En general, alrededor de una cuarta parte de las compañías son lo que Forrester llama “implementadores”, aquellos que ya han buscado una plataforma de T&E integrada impulsada por la inteligencia artificial.  Otros encuestados: el 39%, tienen la intención de implementar una solución actualizada en el plazo de un año, mientras que el 34% están interesados, pero aún no han hecho planes.

Los “implementadores” tienen lecciones y ganancias para compartir. Casi 7 de cada 10 afirman que su visibilidad de gastos aumentó, y el 54% descubrió que pueden proporcionar perspectivas que impulsen la acción. Un total del 68% afirma que su plataforma integrada mejora la experiencia de los empleados, lo que refleja una mejor experiencia del usuario gracias a un trabajo menos molesto.

Como recomienda Forrester, las compañías que deseen lograr ventajas similares deben:

• Desarrollar un caso de negocio para una plataforma inteligente de T&E.
• Asegurarse de que su plataforma de T&E pueda integrarse donde lo necesite (y adaptarse y crecer con el negocio).
• Formar a sus empleados a través de la automatización inteligente.
• Hacer una contribución importante a la sostenibilidad de su organización.
• Tener objetivos a corto plazo, pero planificando a largo plazo.

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1. Potencie el futuro del trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos, un estudio comisionado realizado por Forrester Consulting en nombre de SAP Concur, mayo de 2023