Cómo crear un plan de negocio para optimizar tu software de T&E

El verdadero desafío para el crecimiento de tu empresa no es si quiere avanzar, sino si está preparada para hacerlo. La tecnología integrada de gestión de viajes y gastos puede ser clave para lograrlo. 

Un software de gestión de gastos integrado no solo mejora la eficiencia y el control, sino que también ofrece visibilidad sobre los costes, ayudando a detectar oportunidades, superar desafíos y acelerar el crecimiento. En este post, te explicamos cómo crear un plan de viabilidad para justificar la inversión en este tipo de soluciones. 

¿Cómo la gestión de gastos impulsa el crecimiento?  

Implementar un software de gestión de gastos te permite mejorar la claridad, la productividad y el cumplimiento normativo. Con una plataforma integrada como SAP Concur, puedes optimizar tus procesos y obtener una  ventaja competitiva. 

Beneficios de una solución de T&E integrada 

Según un estudio reciente, las empresas que utilizan una solución de gestión de viajes y gastos integrada logran: 

• Un 21% de ahorro en reservas de viajes y elaboración de informes de gastos 
• Un 20% de ahorro en el procesamiento de facturas 
• Un 26% de aumento en el cumplimiento de las políticas de gastos 

Cómo desarrollar la eficiencia y centrarse en el crecimiento 

Un nuevo estudio global de SAP Concur ilustra cómo integrar la gestión de viajes y gastos en una sola plataforma ahorra dinero, aumenta la productividad y desalienta el fraude. 

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 ¿Qué ofrece la gestión de gastos integrada? 

Ahorra tiempo, energía y frustración. Tanto si reservas viajes, envías recibos o gestionas facturas, los empleados tienen una experiencia similar y fácil en lugar de pasar por muchos procesos. Con la automatización, los empleados no necesitan llevar un registro de los recibos en papel, ya que las transacciones fluirán automáticamente a un informe de gastos. 

Obtén datos desde una sola fuente de información. Con los datos moviéndose sin problemas entre soluciones, las compañías operan desde un solo punto de información financiera. Los viajeros tienen un lugar al que acudir para reservar viajes y gestionar informes de gastos; los travel managers pueden controlar los gastos con acceso a datos de reservas y gastos de viajes casi en tiempo real, así como gestionar el deber de protección.  

Controla los gastos y optimiza el flujo de caja. Con la gestión de gastos integrada, los líderes financieros obtienen visibilidad de dónde se está gastando cada euro en todas las fuentes de gastos de la compañía. Esta perspectiva permite identificar oportunidades para optimizar aún más los costes y el flujo de caja.  

Conéctate a un mundo de posibilidades. Tu compañía puede incorporar al grupo proveedores de pagos, casi 400 empresas de gestión de viajes, nueva capacidad de distribución (NDC) y contenido de distribución global y una amplia gama de aplicaciones y servicios. 

Aprovecha años de innovación. Las soluciones de SAP Concur se basan en grandes cantidades de datos y décadas de experiencia, lo que se traduce en innovación integrada y mejora continua. Por ejemplo, la inteligencia artificial (IA) se ha incorporado en las soluciones de Concur durante casi una década.  

Con capacidades de gestión de gastos totalmente integradas, la ventaja competitiva está a solo unos clics de distancia. 

Unifícalo todo: viajes, gastos y control financiero  

Cada solución que proporciona automatización de gastos y gestión de gastos puede aportar mejoras por sí sola. Pero reunirlo todo en una sola plataforma aumenta el valor. 

Fortalece el control y el cumplimiento 

La IA proporciona estimaciones precisas de los costos de viaje, mientras que la orientación en la aplicación guía a los empleados a elegir opciones que cumplan con las normas. La compañía puede aplicar políticas de manera uniforme en todas las funciones de solicitudes, reservas, informes de gastos y facturas. Los tableros proporcionan informes y analíticas basados en datos casi en tiempo real. Las auditorías impulsadas por IA descubren duplicados y errores, encuentran patrones que los humanos no pueden y desalientan el fraude. 

Aumenta la eficiencia y la productividad 

Los empleados tienen una sola interfaz para reservar viajes y aprobar, reembolsar o analizar los gastos. En lugar de tareas manuales, el equipo de Finanzas puede pronosticar, descubrir ahorros y negociar descuentos. En lugar de recopilar recibos e informes de gastos, los viajeros pueden concentrarse en realizar ventas y atender a los clientes. 

Obtén extensibilidad, escalabilidad y un enfoque verdaderamente global 

Las soluciones de Concur se amplían fácilmente con herramientas especializadas como Concur Request, captura de facturas y TripIt Pro. Para gastos específicos o desafíos normativos, es probable que pueda encontrar una solución en nuestro ecosistema de más de 900 socios. La operabilidad es global y abarca más de 170 países y numerosos idiomas, regulaciones y divisas. La plataforma evoluciona junto a con usted a medida que su compañía crece. 

Cómo puedes estar perdiendo oportunidades de crecimiento 

El software de gestión de gastos y la gestión manual de todo es, por supuesto, una opción. Pero existe un coste por no hacer nada. Las oportunidades perdidas y los desafíos no enfrentados significan pérdida de crecimiento. 

• La inteligencia artificial prolifera: La IA descifra recibos y facturas, personaliza viajes, desalienta el fraude y fortalece la analítica. Pero el uso de la IA se basa en la automatización. Las compañías no pueden beneficiarse de una sin acompañarla con la otra.  
• Los gastos evolucionan: El cómo, el dónde y el qué del gasto han cambiado con el trabajo a distancia e híbrido. Los cargos por instalaciones de oficina, internet y otros conceptos ahora aparecen en las tarjetas como parte de los programas de estipendio. Múltiples canales de reserva de viajes compiten por la atención mediante herramientas corporativas. Los empleados prefieren la flexibilidad y las herramientas fáciles de usar. Todos ponen a prueba sus sistemas de control, costos y heredados, lo que en última instancia ralentiza y reprime el crecimiento. 
• Cambio fiscal y de cumplimiento: Las autoridades fiscales exigen dinero y cumplimiento y se están digitalizando para conseguirlos. La automatización y la IA pueden ayudar a mantenerlo al día en múltiples jurisdicciones y gestionar las prestaciones imponibles de los empleados, así como el impuesto al valor añadido (IVA). También puede recuperar un porcentaje más alto del IVA que debe pagar. 

Creación de planes de negocio para gestión de viajes, gastos y control financiero 

La creciente importancia de las finanzas en los últimos años conlleva una mayor responsabilidad de colaboración. Esto se extiende a la creación de un caso de negocio para el software de gestión de gastos. 

Involucrar a las partes interesadas es fundamental. A medida que comience a crear un plan de negocio para la automatización financiera o soluciones de viajes y gastos integradas, pregunta a los líderes de Finanzas, Viajes, IT y RR. HH. sobre sus necesidades y frustraciones existentes. Recopila también información de aquellos que utilizan la tecnología de manera cotidiana, porque tienen perspectivas que tal vez los líderes no tengan.  

Cómo hacer un caso práctico para diferentes audiencias 

Asegúrate de adaptarte a medida que creas apoyos, adaptando los mensajes para:  

• Responsables que revisan los informes de gastos. 
• Los travel managers que intentan complacer tanto a los viajeros como a los líderes corporativos. 
• Equipos de Finanzas que se enfrentan a visibilidad, control de costos y gestión de políticas inadecuados. 
• Los miembros del equipo de contabilidad que buscan los detalles están cansados de las tareas tediosas y esperan capturar descuentos por pago anticipado. 
• Los profesionales de IT se preocupan por la implementación, la integración, la seguridad y los recursos para gestionarlo todo. 
• Y, por supuesto, los responsables de alta dirección sopesan el panorama general y el retorno de la inversión. 

Cuando trabajes con la multitud, no pierdas la cuenta. Por ejemplo, un incremento del 64% en las facturas procesadas mensualmente o reservas de viajes que se producen un 15% más rápido. Y un retorno de la inversión positivo apenas ocho meses después de la implementación. ¹ 

Cinco pasos para ayudar a crear un caso para la automatización 

1. Explica la diferencia entre la digitalización simple, como las hojas de cálculo y los pagos electrónicos, y las soluciones totalmente integradas y basadas en la nube que aportan visibilidad de los gastos casi en tiempo real. 
2. Evalúa cómo funcionan las soluciones actuales y establece puntos de referencia. Utiliza la información para demostrar la eficiencia, el ahorro en costes o mano de obra, las ganancias de productividad y otras medidas que influyen en el retorno de la inversión. No pases por alto categorías menos tangibles, como la satisfacción de los empleados o la reducción del riesgo. 
3. Vea lo que dicen los analistas y revisores externos sobre soluciones específicas, para que puedas realizar comparaciones informadas y recomendaciones de proveedores. 
4. Explica cómo las soluciones automatizadas son flexibles, ampliables, escalables, de fácil implementación y capaces de operar a nivel mundial. 
5. Alinea las ventajas de la automatización de la gestión de gastos con las principales prioridades de la compañía, ya sea el crecimiento, la eficiencia, la sostenibilidad, la reducción de riesgos, la experiencia de los empleados o todo lo anterior. 

¿Crees que solo las grandes empresas se benefician del software de gestión de viajes y gastos? Esto no es del todo cierto. 

Algunas organizaciones con soluciones de gestión de gastos separadas todavía tienen bases de datos inconexas, ya que las soluciones no están vinculadas entre sí o con un ERP.  Otras compañías creen que son demasiado pequeñas para los programas de viajes gestionados. Es probable que no sea así, teniendo en cuenta los posibles costes y riesgos de no hacerlo. 

Las compañías más pequeñas deben determinar si su enfoque actual: 

• Proporciona control y puede guiar a los viajeros hacia las mejores tarifas, hacer que el cumplimiento sea la elección fácil, obtener descuentos y aprovechar al máximo cada dólar. 
• Hace perder el tiempo a los viajeros porque reservar requiere ir y venir entre sitios web para encontrar vuelos, alojamiento y vehículos de alquiler. 
• Si pone en riesgo la seguridad porque no se puede localizar fácilmente a los viajeros cuando surgen problemas y carecen de formas de compartir actualizaciones sobre problemas de salud, desastres naturales y puntos problemáticos. 

Conclusión 

Al igual que las soluciones de SAP Concur optimizan los procesos, este blog busca simplificar el proceso de creación de un caso de negocio para la inversión y la innovación con el fin de hacer crecer tu compañía. 

La evidencia y un enfoque son esenciales a la hora de abogar por un software de gestión de viajes y gastos. Al igual que los ejemplos de otras compañías. Varios líderes de finanzas y viajes han compartido historias de éxito con nosotros. 

“Me libera tiempo a mí y a todos los demás para hacer más trabajo de valor añadido”, comparte Rebecca Spanos, directora de Servicios de Tarjetas de Viaje y Pago de UNC en Chapel Hill, en el video. “Estoy muy emocionado con… la función de Request, donde ahora puedes decir simplemente: ‘Voy a este lugar, voy en estas fechas, dame estimaciones de costos’, porque en este momento tienen que introducir toda esa información. Es un requisito estatal, pero lleva tiempo, por lo que simplificar ese proceso puede ser una gran victoria para nosotros”. 

_{¹ Analysys Mason 2022, Travel, Expense, and Vendor Invoice Management Study (Análisis Mason 2022, Estudio de gestión de facturación de proveedores, gastos y viajes)}