Cómo clasificar los gastos corporativos para una gestión financiera eficiente

Por qué una correcta clasificación de los gastos corporativos mejora la operativa del negocio y facilita la temporada de cierre 

Contar con la estrategia y las herramientas adecuadas para gestionar los gastos puede ayudarte a evitar problemas, optimizar procesos y mantener el cumplimiento normativo. 

Aprender a clasificar correctamente los gastos de la empresa no es lo más glamuroso dentro de la estrategia de negocio. Sin embargo, puede generar beneficios importantes en términos de ahorro de costes y eficiencia en la gestión financiera de tu empresa. 

La categorización tiene un gran impacto en las deducciones fiscales y en la planificación financiera. Al hacer un seguimiento de gastos como el uso de vehículos o la creación de una oficina en casa, es posible reducir la carga fiscal, tanto si trabajas en una gran empresa como en una startup. 

Con esto en mente, echemos un vistazo a lo que debes saber sobre la clasificación de los gastos corporativos. 

Diferencias entre gastos, costes e inversiones corporativas 

Mientras que los gastos de capital se amortizan con el tiempo, los gastos empresariales habituales pueden deducirse normalmente en el ejercicio fiscal actual. Es importante tener claro que los gastos deben estar vinculados a la intención de generar beneficios. 

Veamos algunos de los principales métodos de clasificación: 

Gastos fijos vs. variables 

La clave está en la relación con la actividad empresarial. Esto determina cómo se clasifica el gasto. 

• Gastos fijos: se mantienen constantes. Algunos ejemplos son el alquiler de oficinas, salarios de empleados, membresías profesionales, pagos de préstamos o primas de seguros. 
• Gastos variables: fluctúan en función de la actividad. Ejemplos comunes son comisiones de ventas, costes de envío, materias primas o gastos de viaje. 

Gastos operativos vs. administrativos 

Si quieres optimizar tus deducciones fiscales y comprender mejor la estructura de costes, esta distinción es clave. 

• Gastos administrativos: apoyan la gestión general de la empresa. Incluyen material de oficina, equipos, seguros, servicios legales y contables, suscripciones SaaS, beneficios sociales, comisiones bancarias, etc. 
• Gastos operativos: están directamente relacionados con la producción. Incluyen mano de obra, costes indirectos de fabricación, almacenamiento y transporte, mantenimiento de equipos, materias primas y seguros de producción. 

Gastos regulares vs. extraordinarios 

Entender la frecuencia de los gastos ayuda a mejorar la planificación fiscal y presupuestaria. 

• Gastos regulares: son “ordinarios y necesarios”. Por ejemplo, nóminas, suministros, servicios profesionales, primas de seguros o mantenimiento. 
• Gastos extraordinarios: son poco frecuentes o puntuales. Incluyen reparaciones de emergencia, compras importantes de equipos, costes por expansión del negocio, mudanzas o gastos iniciales (aunque estos tienen límites). 

Cómo usar la tecnología para afrontar los retos en la gestión de gastos 

Soluciones avanzadas como SAP Concur facilitan la clasificación optimizada de gastos gracias a un conjunto de funcionalidades clave. Las empresas necesitan una forma sencilla y completa de automatizar esta clasificación, lo que ahorra tiempo y dinero, y reduce errores. El seguimiento en tiempo real disminuye la carga administrativa y mejora la precisión y transparencia. 

La capacidad de detectar fraudes y controlar el cumplimiento de políticas también es una gran ventaja. Los flujos de aprobación automatizados mejoran la eficiencia y la integración con sistemas existentes (como programas de contabilidad) añade aún más valor. 

Estrategia de implantación 

¿Cuál es la mejor forma de implementar un enfoque eficaz para clasificar y gestionar gastos? Empieza asegurando que tienes registros detallados y exactos, cumpliendo todos los requisitos fiscales. Esta es la base. 

Todo el equipo debe estar formado para guardar recibos y la documentación de respaldo, con una trazabilidad clara y transparente. También es fundamental diferenciar entre gastos personales y de empresa, documentar el propósito del gasto y automatizar la gestión de recibos siempre que sea posible. 

Gestionar las categorías para que estén alineadas con los requisitos también es clave. Establece procedimientos claros para clasificar gastos, revisa regularmente las categorías y guarda toda la documentación. Todo debe estar listo para una auditoría. Además, conviene estar al día con los cambios en la legislación fiscal. 

Recuerda también establecer límites de gasto y normas de cumplimiento. Las empresas más avanzadas definen procesos de aprobación, forman a sus equipos en gestión de gastos y revisan sus políticas cuando es necesario. 

Retos comunes y cómo solucionarlos 

Muchas organizaciones se enfrentan a los mismos problemas en la gestión de gastos. Es habitual que se mezclen gastos personales y de empresa, que no se sigan bien las categorías o que haya lagunas en la documentación. A esto se suman requisitos fiscales complejos y cambiantes. 

Afortunadamente, hay soluciones sencillas: separar cuentas personales y empresariales, usar herramientas digitales para recibos, y tener categorías bien definidas ayuda enormemente a mantenerse en regla. 

Los beneficios de una buena clasificación son muchos: 

• ️Más deducciones fiscales 
•  Estar preparado para auditorías 
•  Mejor control de costes 
•  Mayor visibilidad financiera 
•  Presupuestos más precisos 
•  Menos carga en la preparación de impuestos 
• Mejor planificación financiera general 

En resumen, puedes generar mucho valor optimizando cada parte del sistema con la solución tecnológica adecuada. 

Eso sí, hay que tener en cuenta que las estructuras de clasificación deben cumplir con la normativa fiscal local. Si tienes dudas, lo ideal es consultar con profesionales para asegurar que sigues cumpliendo los requisitos sin comprometer tus necesidades operativas. 

¿Y ahora qué? 

Ahora que ya conoces lo básico sobre cómo clasificar los gastos de empresa, es el momento de aplicar una estrategia inteligente y adaptada a los requisitos fiscales. SAP Concur puede ayudarte a empezar a gestionar mejor tus gastos y a mejorar el control financiero. 

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