Digitalización certificada de recibos en los informes de gastos: ¿por qué es fundamental para su empresa?

Los informes de gastos son una tarea importante para todas las empresas. Más allá del tiempo que dedican los empleados a crearlos, también es necesario añadir el tiempo de validación interna, el proceso de control, luego el reembolso, antes de que todo pueda archivarse correctamente. Si no podemos evitar los informes de gastos, podemos sin embargo limitar su impacto en la estructura organizativa para evitar pérdidas excesivas de productividad.

Aquí es precisamente donde la digitalización certificada de recibos tiene un papel que desempeñar. Lejos de ser un truco, es un enfoque indispensable para modernizar y simplificar su organización. Sin mencionar que la administración ahora integra completamente la digitalización de recibos en sus reglas de operación. ¡Ya no hay razón para no empezar!

Las ventajas de la digitalización certificada de recibos para tu empresa

Una encuesta realizada por OpinionWay ha confirmado lo que muchas empresas sospechaban desde hace mucho tiempo: ¡los informes de gastos requieren tiempo y energía! En promedio, cada empleado dedica 27 minutos por informe de gastos. Estos requieren una gestión rigurosa, ya que el 95% de las personas tiene el hábito de conservar todos sus documentos de respaldo, ya sean facturas o recibos.

Digitalizar los recibos en la gestión de los informes de gastos permite agilizar estos procesos, ahorrar tiempo, centralizar los datos de forma segura, cumplir con las normas internas, ser reembolsado más rápido y, sobre todo, ofrece el lujo de no tener que preocuparse por perder una factura o recibo. Dado que los recibos y las facturas se pueden escanear con la aplicación móvil en cuánto se emiten, la creación de un gasto al final de una comida en un restaurante o de una estancia en un hotel por ejemplo, no llevará más de 30 segundos. Para las empresas, la digitalización certificada de recibos también facilita las cosas: menos gestión de papel, sin riesgo de pérdida de información, reducción del tiempo de procesamiento (entrada, verificación, transmisión, seguimiento) y sin necesidad de espacio de almacenamiento o manipulación de archivos polvorientos. Al final, un verdadero ahorro de tiempo, espacio y dinero.

La digitalización certificada de recibos y las autoridades fiscales

La Orden EHA 962/2007 y del apartado noveno de la resolución de 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas, determina la validez de los formatos estándares de uso común en la digitalización de facturas y los softwares homologados. Para que una empresa pueda sustituir el papel por un formato digital con validez legal ante cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria u otros organismos, debe utilizar con un software homologado con una serie de requisitos técnicos y funcionales de obligado cumplimiento. La digitalización certificada de recibos es el proceso tecnológico que permite transformar la imagen tomada de un documento en papel a un formato digital admitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

SAP Concur está homologada por la AEAT y por las diputaciones forales en País Vasco y Navarra. Las copias digitales (fotos) realizadas con la App de SAP Concur tienen validez legal, y las empresas pueden prescindir de los recibos y su necesidad de almacenamiento físico durante al menos cinco años.

¿Cuáles son las reglas de escaneo?

Para cumplir con las reglas vigentes para la digitalización certificada de sus recibos, es importante respetar reglas estrictas. La solución que utiliza para la digitalización debe garantizar la reproducción completa y exacta de los documentos, detallada a continuación:

• Una reproducción idéntica: la copia debe ajustarse al original en imagen y contenido. Nada debe ser alterado, retocado o modificado. Si el archivo debe comprimirse para reducir su tamaño, debe hacerse sin pérdida de información.
• La digitalización debe ser realizada por la empresa directamente o por un tercero proveedor de servicios, siempre que sea un proveedor certificada por la AEAT para la digitalización de facturas.
• Se deben realizar controles de calidad para garantizar la disponibilidad, legibilidad e integridad de las facturas digitalizadas durante todo el período de retención.
• Todos los documentos deben escanearse y almacenarse en formato PDF o en formato PDF A/3 (ISO 19005-3) para garantizar la interoperabilidad de los sistemas y la sostenibilidad de los datos.
• Debe establecerse un sistema de seguridad, cumplimiento o sellado de tiempo correspondiente al menos al sistema general de referencia de seguridad (SRG) de nivel de una estrella, que integre en particular las fechas de las distintas operaciones realizadas.

La digitalización certificada de recibos abre el camino a nuevas posibilidades para las empresas. Si la digitalización de los recibos es importante, también lo es desplegar una solución técnica capaz de gestionarlos. Por eso, con la digitalización certificada llega también el segundo ladrillo de la transformación digital de tu organización: una aplicación móvil capaz de gestionar y automatizar tus gastos profesionales. Y ello, en pleno cumplimiento de las normas fiscales y reglamentarias vigentes.