Automatización Inteligente: El pasado, presente y futuro de ExpenseIt

La evolución de ExpenseIt: de lo manual a la automatización con IA 

ExpenseIt ha experimentado varias transformaciones desde su lanzamiento hace más de 10 años. En sus inicios, era una aplicación “automágica” independiente, hasta que en 2018 pasó a formar parte de la app móvil de SAP Concur. Curiosamente, en su versión original, no era solo la tecnología de la app la que dejaba atrás los informes de gastos manuales. Cuando se tomaba una foto de un recibo en papel, un equipo de personas, junto con la tecnología, se encargaba de crear los gastos, asignarlos a categorías y emparejarlos con transacciones de tarjetas de crédito. 

Cómo utiliza hoy en día ExpenseIt la inteligencia artificial y el machine learning 

Actualmente, ExpenseIt es una solución complementaria integrada en la app móvil de SAP Concur y en Concur Expense en la web. Con la app móvil, puedes hacer una foto de tu recibo y, automáticamente, ExpenseIt crea, clasifica y detalla un gasto por ti. O bien, desde la web, puedes simplemente arrastrar y soltar el recibo en Concur Expense, y ExpenseIt hace el resto. Su funcionamiento actual es muy distinto al de versiones anteriores, en parte gracias a la incorporación de nuevas tecnologías de IA, en concreto la inteligencia artificial generativa. 

Cuando haces una foto de un recibo, los modelos de IA y machine learning de ExpenseIt analizan la imagen y el texto obtenido mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Se predicen los valores clave, como el nombre del proveedor, ubicación, divisa, importe y tipo de gasto y se selecciona la opción más probable en función de un índice de confianza. 

Estos modelos siguen mejorando constantemente. Por ejemplo, cruzamos datos para hacer mejores predicciones. En lugar de buscar solo un símbolo de divisa, también se tiene en cuenta la ubicación. Así, si el gasto se ha realizado en Japón, ExpenseIt sabe que es poco probable que esté en dólares estadounidenses. También usamos el historial de predicciones para reforzar el modelo, analizando con qué frecuencia han necesitado corrección ciertas predicciones. 

Cómo resolvemos la compleja atribución de gastos hoteleros con IA generativa 

En la última generación de ExpenseIt, estamos utilizando IA generativa para automatizar aún más la elaboración de informes de gastos. Para lanzar esta funcionalidad, hemos empezado con un caso de uso especialmente útil para los viajeros de negocios: las facturas de hotel.  

Las facturas de hotel son uno de los escenarios más complejos y laboriosos a la hora de generar informes de gastos, con desde unas pocas líneas hasta más de 60, dependiendo de la duración de la estancia y los servicios utilizados. Ingresar manualmente una factura de hotel de dos semanas lleva mucho tiempo, y herramientas como el asistente de imputación tienen dificultades cuando la tarifa varía durante la estancia. Además, los formatos cambian según la cadena hotelera y el idioma del país. 

Cuando no se dispone de un e-receipt y se sube una factura de la estancia desglosada a Concur Expense, ExpenseIt comienza con el procedimiento de lectura OCR. Luego, se aplica un filtro de privacidad para eliminar la información personal identificable. Los recibos pueden incluir nombres, teléfonos, direcciones o incluso datos de pago del empleado, por lo que usamos software de código abierto especializado para eliminar estos datos de forma rápida, eficaz y segura, manteniendo la información necesaria de la estancia. Este software también ayuda a recortar los recibos, centrándose en las líneas relevantes y ocultando lo que no se puede eliminar. 

A continuación, analizamos los datos anonimizados con un modelo de lenguaje de gran tamaño que extrae la información crítica para el informe de gastos: fechas, categorías, importes, etc. Lo que el modelo genera es lo que tú ves como usuario. 

En nuestra investigación del uso de IA generativa para desglosar las facturas de hotel, también nos hemos encontrado con algunos retos. Por ejemplo, cada empresa clasifica los gastos de forma distinta. Las organizaciones con muchos tipos de gasto suelen recibir predicciones menos precisas que aquellas con categorías más amplias. Hemos avanzado en este sentido gracias al entrenamiento del modelo y la colaboración con nuestros socios tecnológicos, y seguiremos trabajando en ello a medida que expandamos esta funcionalidad a otras categorías de gasto. 

Eso sí, es importante subrayar que ni los modelos de IA generativa de nuestros socios ni nuestra tecnología se entrenan con tu información personal identificable. 

Un futuro en el que el informe de gastos se escriba solo 

ExpenseIt ha recorrido un largo camino desde sus inicios, cuando SAP Concur contaba con personas dedicadas a revisar cada recibo y corregir errores para asegurar la precisión. Con la introducción del aprendizaje automático y ahora la IA generativa, estamos avanzando a pasos agigantados hacia un futuro en el que el informe de gastos se redacte solo.