8 mejores prácticas de política de viajes corporativos

Las políticas de viajes corporativos deben abordar todos de los problemas más complejos e importantes relacionados con los viajes de negocios. 

Cuando están bien desarrolladas, las políticas de viajes corporativos proporcionan a empleados y empleadores claridad y respuestas a preguntas y escenarios comunes. 

Desarrollar, revisar y revisar las políticas de viajes corporativos es un proceso continuo, que debe tener en cuenta múltiples perspectivas y necesidades y evaluar los datos. Una política de viajes de negocios para los empleados también debe adaptarse a los patrones cambiantes de los viajes, las necesidades de los empleados y las consideraciones prácticas. 

Mejores prácticas en las políticas de viajes corporativos 

A continuación, se ofrece una visión detallada de algunas de las mejores prácticas de la política de viajes corporativos que se deben tener en cuenta. Puede ayudar a su organización a decidir qué se debe incluir en una política de viajes y sus directrices de viajes empresariales.  

1. Implicar a las partes interesadas clave 

La política de viajes afectará a casi todos los empleados y departamentos de tu organización. La participación de las partes interesadas clave como son: el departamento de recursos humanos, la nómina, el departamento de finanzas y las operaciones. Estos, garantizan que la política refleje sus perspectivas y necesidades únicas. Si hay departamentos que efectúan viajes de manera regular, también deben incluirse en las conversaciones. 

Reunir y entender las necesidades de los principales departamentos de la empresa, permite una mejor colaboración y discusión de elementos complejos o controvertidos de la política. Las reuniones periódicas entre las partes interesadas permiten una política completa y pueden facilitar el proceso de revisión cuando sea necesario. 

2. Seguimiento de gastos para informes y análisis 

La empresa necesita sistemas que recopilen, informen y analicen datos relacionados con el programa de viajes corporativos. Estos datos ayudan a los responsables de la organización a comprender qué funciona y qué no dentro del programa y proporcionan información que puede guiar las revisiones de la política.  

Tener las herramientas y aplicaciones adecuadas proporciona a los responsables de la política, la información necesaria para tomar decisiones importantes. La empresa necesita un sistema estandarizado para completar los gastos a fin de evitar la duplicación de datos y crear un proceso de generación de informes consistente para todos los empleados. 

Los informes de gastos precisos ayudan a desarrollar el retorno de la inversión del programa de viajes corporativos. 

Al desarrollar los sistemas, debes considerar si integrar la política con tu software de gestión de viajes. Al hacerlo, se crea un cumplimiento automatizado de determinados elementos de políticas. Se facilita a los empleados y responsables y se ayuda a acelerar el procesamiento y la aprobación. 

3. Factor en la satisfacción del empleado, con un enfoque en la comunicación 

Para los viajeros, una política puede generar muchas emociones y sentimientos, especialmente si los cambios en las políticas obligan a cambiar la forma en que las personas viajan por negocios. Por ejemplo, algunos empleados prefieren determinadas cadenas hoteleras u aerolíneas. Un cambio en los proveedores puede generar crispaciones en el proceso de reserva de viajes.  

La clave es comunicarse regularmente sobre el proceso mediante el cual se crea, evalúa y modifica la política. Puede haber diferencias generacionales o departamentales en la forma en que los empleados prefieren viajar y cualquier cambio puede volverse problemático. 

Recuerda utilizar las herramientas clave y enfatizar por qué una política de viajes corporativos es necesaria e importante. La política en sí misma debe ser clara y fácil de entender, utilizando subtítulos, viñetas, ejemplos y párrafos breves para hacerlo más legible. 

4. Proporcionar recursos 

Una buena política de viajes corporativos debe recopilar más allá de qué hacer y qué no. También tiene que ser un recurso útil al que recurren los empleados y responsables. Entre los recursos se encuentran: 

• Enlaces a su plataforma de gestión de viajes y reservas 

• Formularios para informes de gastos 

• Cobertura de seguro de viaje con un enlace a su transportista 

• Listas de compras que son y no están permitidas 

• Qué hacer en caso de emergencia 

• Números de teléfono clave: recursos humanos, finanzas, oficina de viajes corporativos (si corresponde) 

5. Fijar directrices claras para reservas y costes 

La política puede aclarar muchas áreas grises alrededor de los viajes corporativos. Asegúrate de que la política aborde algunas de las siguientes áreas que pueden causar preocupación por la consternación de los viajeros y los administradores: 

• Si los viajeros deben usar una agencia de viajes corporativa o un sitio web 

• Tiempos de respuesta previstos para informes de gastos y reembolsos 

• Directrices presupuestarias para tarifas aéreas, hoteles y transporte terrestre, incluyendo si hay proveedores obligatorios  

• Orientación sobre ocio (combinando viajes de negocios y de ocio), incluyendo si está permitido y orientación para compartir costes 

• Procedimientos para gestionar solicitudes o envíos de gastos rechazados 

6. Comprender el deber de asistencia y reflejar la política

Los empleadores son responsables del deber de asistencia, la obligación legal de investigar y desarrollar un plan que reduzca el riesgo de los empleados que viajen. 

La política debe explicar qué es un deber de asistencia y el compromiso del empleador con sus empleados y hasta dónde se extiende. 

Empieza analizando cualquier cambio necesario en la política con empleados que regularmente deben completar los viajes de negocios de alto riesgo y sus responsables. Analiza las tendencias de riesgo globales, analiza las experiencias pasadas y elabora directrices iniciales. 

La política necesita un proceso previo al viaje y tener un informe de evaluación de riesgos estandarizado, especialmente cuando viaja a áreas de alto riesgo. Incorpora alertas de viaje en el itinerario y asegúrate de que la empresa tenga acceso a la información de contacto del empleado y a los registros médicos, si corresponde. 

La política debe tener múltiples planes de contingencia detallados y listos para implementar si es necesario. Asegúrese de que los empleados tengan acceso a tecnología que pueda ayudar a solucionar problemas y ayúdelos si ocurren problemas mientras viajan. 

7. Incluir consideraciones de gestión de riesgos de viajes 

La gestión de riesgos de viajes es la práctica de anticipar, prevenir y reaccionar a los problemas que pueden surgir mientras los empleados viajan. El riesgo puede abarcar desde problemas climáticos y desastres naturales hasta disturbios sociales y terrorismo. 

El objetivo de la gestión de riesgos de viaje es identificar y prepararse para los riesgos probables y disminuir el riesgo de que esas amenazas se materialicen, si es posible. Y, si las amenazas se materializan, la gestión de riesgos también desarrolla planes para abordarlas.  

La gestión del riesgo de viaje y el deber de asistencia están interrelacionados y a menudo se solapan. Ambas son fundamentales para mantener a los empleados seguros. 

8. Práctica de mejora continua 

Mantener actualizadas las políticas de viajes corporativos requiere un análisis interno de la propia política y de los datos de apoyo. El cálculo que incluye la seguridad, los costes y el cumplimiento de los empleados requiere una revisión periódica de la política. Al hacerlo, la empresa puede tener políticas que siguen beneficiando tanto a la organización como a los empleados. 

¿Por qué son importantes las políticas de viajes corporativos? 

Una política de viajes corporativa bien construida es una herramienta muy útil. Puede ayudar a dar forma al compromiso, la contratación y la retención de los empleados. 

Al involucrar a las partes interesadas, comunicarse regularmente, recopilar datos, integrar sistemas y enfocarse en la seguridad, la política de viajes corporativos servirá a todos los empleados. 

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