11 Consejos para no salirte del presupuesto en viajes corporativos

Viajar por motivos de trabajo puede ser una experiencia emocionante y enriquecedora. Sin embargo, si no se tiene cuidado, los gastos asociados al viaje pueden salirse del presupuesto y afectar a la empresa. 

Para evitar desviaciones financieras innecesarias y garantizar que los viajes de negocios se realicen de forma eficiente y económica, es fundamental establecer una política clara y aplicar buenas prácticas en la administración de viajes corporativos. 

En este artículo, presentaremos algunos consejos prácticos que te darán las herramientas necesarias para optimizar sus recursos, maximizar el valor de cada viaje, no salirse del presupuesto y contribuir al éxito financiero de la empresa. 

11 Requisitos para no salirte del presupuesto en viajes corporativos 

A continuación, te compartimos algunas estrategias que puede implementar en tu empresa para no salirse del presupuesto en los gastos de viajes corporativos. 

1. Planifica con anticipación 

Además de aprovechar las mejores ofertas y tarifas, planificar con tiempo suficiente te permitirá comparar opciones y encontrar las más convenientes. 

Investiga los mejores momentos para viajar en términos de temporada alta o baja, así como eventos locales que puedan afectar los precios y busca vuelos y alojamiento con descuentos anticipados. La flexibilidad en las fechas de viaje también puede ayudarle a encontrar precios más económicos. 

 2. Establece un presupuesto 

Asegúrese de considerar todos los posibles gastos, como transporte terrestre, vuelos, alojamiento, comidas, gastos relacionados con el trabajo, entretenimiento, etc. 

Establece límites específicos para cada categoría y lleva un registro específico de los gastos diarios para monitorear el progreso y evitar excederse. 

3. Investiga opciones de transporte 

No te limites a reservar solo vuelos. Investiga otras opciones de transporte, como trenes o autobuses, que podrían ser más económicas para el destino del viajero. 

Compara precios y tiempos de viaje para considerar la relación calidad-precio en términos de comodidad y ahorro. Además, considera el uso de servicios de transporte compartido como Uber en lugar de taxis tradicionales, ya que a menudo son más asequibles. 

4. Alojamiento económico 

Además de los hoteles económicos, considera apartamentos de alquiler a corto plazo y utiliza plataformas de reserva para comparar precios y buscar descuentos. 

También puedes establecer acuerdos con hoteles que ofrezcan descuentos corporativos y aprovechar esas oportunidades para no salirse del presupuesto. 

5. Controla los gastos de comida 

Establece un límite diario para gastos de comida y ofrece a tus partners una lista con restaurantes asequibles.

Si las reuniones de negocios incluyen comidas de trabajo, llega a acuerdos de colaboración con restaurantes que ofrezcan menús especiales o descuentos para empresas. 

6. Evita gastos innecesarios 

Antes de incluir o autorizar cualquier compra o actividad adicional, evalúa si es realmente necesario para el propósito del viaje de negocios. 

Evita autorizar o incluir actividades caras que no estén relacionadas con el trabajo. 

7. Utiliza los servicios de viajes corporativos 

Si su empresa cuenta con un departamento de viajes corporativos, asegúrate de aprovechar sus servicios. Estos departamentos pueden tener acuerdos especiales con aerolíneas, hoteles y otras empresas de servicios que pueden brindarle tarifas corporativas y descuentos exclusivos. 

Además, pueden ayudarte a encontrar opciones más económicas y manejar los detalles logísticos de su viaje. 

8. Aprovéchate de los programas de fidelidad y descuentos 

Registrarse en este tipo de programas suele ser gratuito y te permite acumular puntos y kilómetros en cada viaje, los cuales puede utilizar para obtener descuentos en viajes futuros, mejoras de categoría, acceso a salas VIP u otros beneficios. 

Además, los programas de fidelidad suelen ofrecer tarifas especiales con determinadas aerolíneas, hoteles u otras empresas de servicios relacionadas con los viajes. 

9. Se consciente de los gastos adicionales 

El presupuesto de un viaje corporativo debe contemplar, además de los gastos principales, como transporte, comida y alojamiento, los gastos adicionales que pueden surgir, como, por ejemplo, tarifas de equipaje en los vuelos, acceso a Wi-Fi en el hotel, llamadas telefónicas internacionales, servicio de lavandería y taxis o transporte local, entre otros.

10. Comunica tus gastos  

Asegúrate de cumplir con los procedimientos y políticas de gastos establecidos por la empresa. Esto implica: 

• Guardar y registrar adecuadamente todos los recibos y comprobantes de gastos. 
• Presentar un informe de gastos preciso y completo al regresar. 
• Verificar los requisitos y plazos establecidos para la presentación de informes y solicitudes de reembolso.

11. Haz uso de la tecnología 

Los softwares de gestión de viajes corporativos son herramientas diseñadas para ayudar a las empresas a administrar de manera más eficiente y efectiva sus procesos de viajes. 

Estas soluciones ofrecen una variedad de funciones que pueden ayudar a las organizaciones a no salirse del presupuesto y evitar el fraude en los viajes de negocios, ya que permiten establecer los siguientes controles: 

• Políticas de gastos y presupuestos: el software ayuda a hacer cumplir estas políticas y proporciona alertas cuando se excede el presupuesto asignado. 
• Aprobación de viajes: garantizan un proceso de aprobación automatizado y si un viaje excede los límites establecidos, el software puede enviar notificaciones de alerta y requerir una aprobación adicional. 
• Reservas centralizadas: centralizan las reservas en una plataforma única y esto permite a la empresa tener un mayor control sobre los gastos y aprovechar acuerdos preferenciales con proveedores de servicios de viajes. 
• Seguimiento de gastos: registran y rastrean todos los gastos relacionados con los viajes de los colaboradores. Esto permite una mayor visibilidad de los gastos en tiempo real y facilita la identificación de cualquier anomalía o gasto no autorizado. 
• Integración con tarjetas de crédito corporativas: esta integración simplifica el proceso de conciliación de gastos, ya que los cargos realizados con las tarjetas se pueden asociar directamente a los viajes y se registran automáticamente en el sistema, minimizando la posibilidad de errores, fraudes y malversaciones. 

¡Esto es todo! 

No salirse del presupuesto en los viajes corporativos requiere planificación, comparación de precios y un control constante de los gastos. Combinar herramientas tecnológicas con políticas sólidas y una supervisión adecuada te permitirá optimizar recursos, proteger activos de la compañía, reducir significativamente el riesgo de fraude en los viajes corporativos y contribuir al éxito financiero de la empresa. 

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