Unas cuantas preguntas para los Travel Managers que hacerse en este 2021.

No puede ser tan malo como el año pasado, ¿verdad?

Nadie sabe lo que viene, pero nosotros (y eso le incluye a usted) tenemos algunas buenas ideas. Nos gustaría utilizar este post para intercambiar esas ideas: para apoyarnos e inspirarnos mutuamente en el futuro, tal como lo hicimos para sobrevivir a los cambios y desafíos de 2020.

Por primera vez en muchos, muchos meses, parece que hay esperanza en el horizonte. De hecho, una gran esperanza por superar la pandemia y encontrar un camino a través de ella, además de comenzar una recuperación económica que esperemos empezar a ver en las próximas semanas.

Sin embargo, es probable que no volvamos a lo que una vez fue el negocio como de costumbre. No todos vamos a subirnos a un avión mañana o a meternos en un tren saturado para celebrar una reunión. Los viajes han cambiado en esencia y esta es nuestra oportunidad para replantearnos lo que queremos que sea el nuevo panorama de viajes.

Así que hagámonos las preguntas que nos tenemos que hacer.

¿Qué necesita que haga su herramienta para hacer reservas online en este 2021?

Los viajeros tampoco están seguros de cómo serán los viajes, por lo que requerirán una mayor orientación al planificar y reservar sus viajes. Su herramienta para hacer reservas online es un lugar para que pueda conectarse y participar con ellos: es un recurso en donde pueden averiguar cuándo es seguro viajar, a dónde es seguro ir y cuáles serán las (cambiantes) nuevas reglas.

Piense en su herramienta para reservar viajes como una plataforma de comunicación y recuerde que las comunicaciones en este nivel de importancia no son de "una vez y listo". Utilice mensajes escritos breves y frecuentes para una amplia gama de viajeros y después, prepárese para repetirlos.

Recuerde también que su audiencia siempre está cambiando. Los viajes ocurrirán en oleadas, con diferentes equipos y tipos de viajeros que viajarán en momentos diferentes. La información que ofrece en su herramienta para reservar debe reflejar las diferentes necesidades.

¿Qué cambios de política considera?

Quizás una mejor pregunta es “¿qué cambios de política debo considerar?” En este momento, escuchamos hablar mucho sobre ajustar la ventana de tarifa lógica más baja. ¿Por qué? Bueno, si siempre ha exigido las tarifas más bajas, podría ser el momento de aflojar un poco las restricciones ya que la tarifa más baja podría no ser la opción más segura.

Sus viajeros querrán garantías de que los aviones que están abordando y las habitaciones en las que duermen están limpias y libres de COVID. Ellos basarán sus decisiones de viaje en su salud y la de sus familias, no solo en los costes para la compañía.

También considere la posibilidad de agregar o ajustar los requisitos de aprobación previos al viaje. Debido a que sabe dónde y cuándo tiene pensado viajar un empleado, puede garantizar un mayor nivel de seguridad en el viaje. Trate de pensar en las aprobaciones en estos términos:

• Confianza de la compañía: ¿El viaje es crucial? ¿Está claramente definida la necesidad o se puede abordar por otros medios no relacionados con el viaje? ¿Su seguro cubre la atención médica de los empleados en un país extranjero?
• Confianza del empleado: ¿El empleado se siente cómodo viajando? ¿Qué puede hacer para apoyar y educar a los viajeros antes, durante y después del viaje?
• Accesibilidad: ¿Cuáles son los requisitos para ingresar a un país o estado en particular? ¿Existen cuarentenas u otras restricciones? ¿Cómo está funcionando su sistema de salud?

Mientras que el cumplimiento será cada vez más importante en 2021, también lo será la flexibilidad ya que el panorama de los viajes será muy fluido a medida que se vuelva a abrir. Ofrecer a los empleados la flexibilidad de reservar directamente con los proveedores puede ser una opción muy viable, ya sea para vuelos, alojamiento o alquiler de coches.

¿Cómo puede aprovechar al máximo los créditos no utilizados?

Un día, estábamos viajando a todo trapo. Al día siguiente, nos confinaron y todos esos viajes que habíamos planificado se fueron por la borda. Ahora, ¿qué está haciendo para convertir esos créditos en viajes? ¿Estará listo si vuelve a ocurrir una pausa similar?

Comience por hablar con su agencia de gestión de viajes (TMC). Usted querrá desarrollar un plan para encontrar y documentar los billetes no utilizados. También querrás aprovechar la flexibilidad actual de las aerolíneas con respecto a los reembolsos y las tarifas. Revise si su herramienta de reservas registrará los viajes aéreos no utilizados en su perfil de viajero. Si es así, puede mantener fácilmente un recuento actualizado para ayudar a recuperar los fondos que le corresponden.

¿Qué conclusión saca de todo esto?

Viajar en 2021 será un campo nuevo para todos nosotros. Por eso nos encantaría conocer su opinión sobre las preguntas anteriores, o cualquier información y perspectivas que tenga mientras su compañía vuelve a volar. A fin de cuentas, estamos juntos en esto y juntos volveremos hacia lo bueno una vez más.