Travel Managers que ven más viajes y funciones más amplias

Si los viajeros de una compañía toman los cielos y las carreteras de nuevo es, a menudo, una cuestión de ubicación, ubicación, ubicación.

Muchas compañías estadounidenses reinician los viajes nacionales en diversos grados pero los viajes internacionales siguen siendo en gran medida críticos para el negocio y requieren aprobaciones especiales. En algunas organizaciones, los empleados con sede en EE. UU., en efecto, prueban los nuevos sistemas y procedimientos que las corporaciones han puesto en marcha para los viajes y el deber de protección.

Sally Abella, directora sénior de viajes corporativos globales en Harman International Industries Inc., dijo: “nuestros viajeros están muy, muy ansiosos por volver a viajar, quieren estar frente al cliente, quieren estar ahí colaborando de alguna manera”.

Sin embargo, la probabilidad de que los empleados puedan viajar depende de su función. La pandemia y sus reuniones virtuales demostraron que el contacto en persona podría no ser tan necesario.

"Cuando analizamos una situación crítica para la compañía al tratarse de algo que requiere comunicación directa con el cliente o socio, tendrá un resultado un poco diferente si consideramos la necesidad de reuniones internas y en persona", dijo Kate Rilling, gerente sénior de viajes y gastos globales en ServiceNow.

Abella y Rilling hablaron como panelistas durante la reciente sesión, En las mentes de los gerentes de viajes: navegación de hoy en día, de la SAP Concur Travel Industry Summit. Ellos y otros expertos reconocen que la presión para viajar aumentará conforme se vuelvan a abrir las oficinas corporativas. Por ahora, obtener la aprobación para viajar puede implicar una amplia evaluación que incluya a la alta dirección y a los oficiales de seguridad.

"Seguirá siendo así", aseguró otra panelista, Alison Rogan, directora de viajes y gastos de Barclays.

Qué han hecho las compañías

Además de endurecer las aprobaciones, las organizaciones han instituido sistemas y tecnología para brindar información a sus viajeros. Los gerentes dicen saber que muchos dudan en aventurarse en el mundo de nuevo. La educación y los recursos son formas de hacer que los viajeros se sientan más cómodos mientras cumplen con el deber de protección.

Las compañías han agregado micrositios internos y han reforzado la información, incluso las indicaciones en los portales de viajes. Una compañía creó una popular serie de cinco semanas sobre viajes en la nueva normalidad, con representantes de aerolíneas, hoteles, renta de automóviles y aeropuertos que compartían sus perspectivas.

Conforme se reabren las oficinas, una organización se ha asegurado de que los viajeros puedan alojarse con seguridad, básicamente permitiendo a los visitantes reservar un lugar en la oficina. Los empleados de otra compañía pueden comprobar con el portal de viajes y encontrar el estado: ¿Abierto? ¿Qué tan abierto? ¿Restricciones?, en ubicaciones individuales de la compañía.

La relevancia y la duración de la información disponible es importante ya que los viajeros son más propensos a usarla si no están enterados por ella. Una compañía fue más allá de los portales y las indicaciones electrónicas con un miembro del equipo de viajes que se acercó una vez que un empleado hacía la reservación de un viaje para asegurarse de que conocía los nuevos recursos y protocolos.

"Estas son herramientas que brindan información sobre los destinos a los que viajan, qué esperar en tierra, si necesitan usar cubrebocas, qué suministros están haciendo, las aerolíneas, los hoteles", dijo Rilling. “El proceso tiene que ser intuitivo”.

La sustentabilidad va de la mano

El mayor énfasis en la sustentabilidad encaja de forma natural con las nuevas formas de viajar.

Las organizaciones ilustran opciones más ecológicas cuando los viajeros hacen reservaciones de vuelos, hoteles, rentan automóviles y mucho más. Dan sugerencias como recordatorios para llevar su propia taza, y buscan proveedores con prácticas más sustentables para luego destacarlas.

La pandemia brindó la oportunidad de reconsiderar las prácticas del pasado. Un gerente de viajes describió cómo, anteriormente, los empleados de una oficina volaban dentro de su estado para estar presentes en reuniones en la sede central, a menudo varias veces al mes.

“Realmente nos ha obligado durante este tiempo a decir: “¿ese era un uso eficiente de mi tiempo como viajero? ¿Fue un uso eficiente del tiempo de la compañía para que eso sucediera?”, dijo Rilling.

El cambio de funciones de los gerentes de viajes

Los gerentes de viajes afirman que, aunque a menudo tenían voz con la alta gerencia, sus funciones han crecido y se han intensificado durante la pandemia.

"Hemos asumido responsabilidades adicionales que tal vez antes no hubieran formado parte de nuestra área", dijo Rogan.

Ha crecido la valoración de que llevar a los empleados de un lugar a otro de forma segura no es una cuestión sencilla, y que los viajes deben ser una parte central del plan de negocios en lugar de un valor atípico que es responsabilidad exclusiva de los gerentes de viajes.

“Realmente ha sido una gran oportunidad para encontrar nuestro lugar dentro de la organización y decir: “Es hora de que nos centremos mejor en nuestro programa global de viajes y gastos, e invirtamos en él, para que podamos ser un contribuyente clave a los esfuerzos de sustentabilidad ambiental, un contribuyente clave a la salud y la seguridad... realmente defendiendo ese proceso de deber de protección", dijo Rilling.

Obtener más información

Los panelistas Suzanne Neufang de GBTA, Alison Rogan de Barclays, Kate Rilling de ServiceNow y Sally Abella de Harman International Industries Inc. comparten sus opiniones en la sesión En las mentes de los gerentes de viajes: Navegar hoy en día de la SAP Concur Travel Industry Summit. Vea la sesión. AQUÍ