¿Sus Procesos están Nublando su Imagen del Gasto?

Unas cuantas buenas preguntas sobre cómo añadir orden y supervisión a sus gastos.

Gestionar sus gastos nunca ha sido tan importante ni tan difícil. Y si sus procesos y políticas no se están adaptando a las realidades del trabajo en remoto, probablemente ahora estará viendo incluso menos gastos que antes de que 2020 rompiera todas las normas establecidas.

Sin embargo, hay una forma de poner orden en todo este caos, y comienza con la visibilidad. La simplificación de sus procesos y la clarificación de sus políticas contribuirán en gran medida a definir la imagen de los gastos, pero ¿cómo lo hace?

Para obtener la respuesta, tiene que hacer algunas preguntas más. 

¿Sus políticas de tarjetas corporativas y sus procesos se apoyan mutuamente?

Los datos son fundamentales para gestionar el cumplimiento normativo, y los mejores datos de gastos que va a ver son los de su tarjeta corporativa. Se trata de una mirada directa a lo que realmente se está gastando, y no solo son precisos, sino que están automatizados. Por lo tanto, si un empleado añade una propina de 20 USD a una comida de 30 USD, la verá y podrá hacer algo al respecto.

Sin embargo, si ese empleado (o cualquiera de los cientos o miles que usted emplea) paga de su propio bolsillo, es posible que no vea la conducta que incumpla las normas establecidas y, como resultado, no podrá hacer cumplir sus políticas.

Así que pregúntese lo siguiente:

• ¿Queremos que todos tengan (y utilicen) una tarjeta corporativa?
• ¿Apoyan nuestras políticas ese compromiso con la tarjeta corporativa?
• Si no es así, y si queremos ofrecer más flexibilidad en los pagos, ¿contamos con los procesos necesarios para protegernos?
• ¿Disponemos de normas de auditoría para evaluar y corregir las reservas, el gasto excesivo y el fraude no autorizados?

Estas preguntas no son fáciles, pero no cabe ninguna duda de su importancia. Especialmente ahora, cuando la supervisión de los gastos es más necesaria que nunca. A continuación le ofrecemos algunas preguntas más para que siga pensando.

¿Sus procesos respaldan su política de recibos de efectivo?

Cuando los empleados pagan en efectivo o utilizan su tarjeta personal, la única forma de saber lo que se está gastando (y si encaja o no con sus políticas) es ordenar las montañas de recibos. Este proceso, aunque requiere mucho tiempo, también tiene la ventaja de ser propenso a errores. Entonces, ¿realmente obtiene los datos que necesita? 

Si simplificase el proceso, por ejemplo, automatizándolo, ¿podría exigir recibos para más gastos y, por lo tanto, garantizar eficazmente el cumplimiento? (Esta es fácil: es un sí.)

¿Y si se toman fotos de los recibos como una forma de eliminar los arcaicos y molestos procesos en papel? Este es un enorme beneficio en cuanto a la productividad, sin duda, pero la recompensa real se encuentra en la precisión y en la relativa inmediatez de la información. La aplicación correcta le ofrece algo más que una imagen: desglosa los datos contenidos en la imagen, desglosando, categorizando y rellenando automáticamente los informes de gastos.

Así que pregúntese lo siguiente:

• ¿Podemos deshacernos realmente de los errores derivados de la entrada manual?
• ¿Podemos capturar datos más precisos y completos en cada carga?
• ¿Podemos asegurarnos de que el gasto en efectivo se ajuste a la política al mismo tiempo que reducimos nuestros requisitos de recibos de efectivo y hacemos felices a los usuarios?

Las respuestas a estas preguntas no son tanto “sí/no”, sino más bien “sí/por supuesto”. Solo tiene que implementar las herramientas adecuadas o ampliar las que ya tiene.

De acuerdo, aquí van las últimas preguntas.

¿Su proceso es lo suficientemente flexible como para adaptarse a las políticas cambiantes?

Como todos hemos aprendido en los últimos meses, el cambio es realmente una constante. Un dolor de cabeza constante, para ser precisos. Por lo tanto, a medida que avance y empiece a pensar en la recuperación, querrá incluir la adaptabilidad en su proceso. A medida que los mercados cambian, los consumidores cambian y las organizaciones cambian, sus políticas tendrán que adaptarse.

¿Es usted lo suficientemente flexible para eso? Plantéese las siguientes preguntas:

• ¿Podemos añadir fácilmente nuevas categorías de gastos, como las necesarias para trabajar de forma remota (p. ej., equipos de oficina en casa, EPIs, etc.)?
• ¿Contamos con normas de auditoría para corregir los gastos no autorizados a medida que cada vez más empleados (que no tienen tarjetas corporativas) toman cada vez más decisiones sobre los gastos?
• ¿Podemos ver si los pagos de los proveedores que deberían estar en los pedidos u órdenes de compra (POs) realmente se están liquidando en los informes de gastos?
• ¿Sabemos cuánto se gasta en las tarjetas personales? ¿Sabemos por qué?

Una vez más, las herramientas adecuadas existen y dirigen los datos directamente a su sistema, lo que elimina eficazmente las brechas que mantienen ocultos los costes. Y cuando se pueden ver esos datos, es mucho más sencillo gestionar el gasto.

¿Cómo suena esto?

Vea las herramientas para abordar la gestión de viajes, gastos y facturas: harán que los gastos se alineen, incluso a medida que estos cambien.