Si alguna vez hubo un momento para vigilar su dinero, es siempre.
¿Recuerda la primera vez que su madre le dio dinero para ir a la tienda y comprar un poco de leche? Pensó: “Vaya, la leche es barata. Me sobrará lo suficiente para una bolsa de dulces, ¡ella nunca lo sabrá!"
Sí bueno, lo sabía.
La historia no es muy diferente en el gran mundo de los negocios, excepto que son miles de millones de dólares, y la gente no intenta comprar algo barato. Compran equipos de oficina para el hogar, ordenan comidas caras (¿para los clientes?, ¿para ellos mismos?, ¿para divertirse?) y tratan de poner quién sabe qué más en sus reportes de gastos (más sobre eso en un momento).
Obviamente, la mayor parte de su gasto es legítimo. Sin embargo, con el aumento estratosférico de los trabajadores remotos e híbridos, cada vez es más difícil saber cuánto de su gasto cruza la línea.
Las pandemias tienden a arruinarlo todo.
Han sido un par de años difíciles, cuanto menos. Aunque la libertad recién descubierta de su equipo tiene sus ventajas (trabajar desde el sofá puede ser cómodo), es mucho más difícil para usted ver cómo gastan su dinero. De modo que cuando llega un recibo $1,500 de Amazon, no sabe si es leche, dulces o un sistema de cine en casa que definitivamente no necesitan para trabajar.
Según un reciente reporte de perspectivas de gastos de SAP Concur patrocinado por Oversight, el riesgo de gasto de las corporaciones casi se ha triplicado desde el comienzo de la pandemia. El trabajo remoto se ha convertido en una invitación abierta al gasto de alto riesgo y altamente cuestionable. Por ejemplo, un cliente hizo que un empleado intentara pasar un silenciador de rifle como un gasto del trabajo en casa. Un silenciador de rifle.
Las anomalías como esta pueden ser fáciles de detectar (aunque no siempre es así) pero ¿cómo saber si la tarjeta regalo de $100 que está pagando es para un cliente o para el uso personal de un empleado? ¿Cómo sabe si una cena de Uber Eats se obsequió a un cliente o uno de sus vendedores la consumió?
Esto simplemente está mal.
Las infracciones de gastos también están en aumento. O disparándose, según sea el caso. Según el reporte, las infracciones de gastos de T&E aumentaron 292% entre 2019 y 2020. En la confusión y el caos relativo que siguió con el rápido cambio al trabajo a distancia, las infracciones de gastos por cuenta propia y de fraude aumentaron en 32% y 12%, respectivamente.
No todo es intencional, por supuesto. No todos queremos malgastar el dinero de la leche de mamá. Sin embargo, conforme más y más empleados se convierten en derrochadores corporativos, sin tarjetas corporativas, se producirán más y más errores.
Sí, es importante si es accidental o intencional. Sin embargo, al final del día, el dinero de su compañía sale por las puertas y no regresa.
¿Qué puede hacer?
El cambio masivo de la noche a la mañana por el que todos pasamos en 2020 exige un compromiso para una mejora continua. Nos exige, como líderes financieros, reexaminar cómo manejamos el gasto para asegurarnos de que las políticas y los procesos con los que contábamos puedan seguir el ritmo de los cambios y desafíos actuales. Significa que debemos encontrar nuevas formas de supervisar el gasto del empleado para mantener el cumplimiento, incluso cuando los empleados no están en la oficina. Requiere controles de costes más estrictos y procesos más fluidos para que podamos adaptar las reglas a nuestra realidad actual mientras las hacemos más difíciles de romper.
El reporte de SAP Concur/Oversight también analiza este tema, ofreciendo una gran lista de acciones sugeridas que puede tomar para asumir los gastos y sus riesgos inherentes: desde supervisar el gasto en categorías de alto riesgo hasta ampliar los programas de tarjetas corporativas para reforzar sus auditorías.
Así que corra a la tienda, cómprese algo y eche un vistazo. Luego, póngase en contacto con su representante de ventas de SAP Concur para obtener más información.
