¿Qué Provecho Podemos Sacar si Reducimos los Gastos?
No seremos los primeros en decirlo, pero ha llegado la hora de pasar página este año. La pandemia, la política, el hacer de profesor de ciencias de su hijo cuando, en realidad, trabaja en un departamento financiero: tenemos que arrancar esta página del calendario, tirarla a la basura y servirnos otra buena copa de vino.
Bueno… ¡ojalá fuera tan fácil!
En lugar de ello, vamos a levantarnos de nuevo mañana y tratar con lo que nos ha tocado tratar. Y vamos a explotar cualquier recurso que esté a nuestro alcance para mantener a la empresa a flote.
Gastos, facturas y mejores resultados.
Los presupuestos se están agotando, es "dinero que cae en saco roto"... Sin importar la metáfora que elija, lo cierto es que corren tiempos difíciles para muchas empresas. Y cuando eso sucede en el mundo empresarial (o en los hogares), lo primero que se le ocurre es recortar (o al menos controlar más estrictamente) los costes.
Es una gran idea, especialmente si sabe cuáles son esos costes. Sin embargo, si a usted le pasa como a sus homónimos en muchas empresas, no tiene una imagen completamente precisa de sus gastos. Muchos de esos costes están ocultos. Gran cantidad de ellos se carga en tarjetas de crédito personales. Hay demasiados empleados que gastan mucho con muy poca supervisión.
Y trabajar desde casa no ha hecho más que empeorar las cosas.
Sin embargo, si dispone de las herramientas necesarias para controlar ese gasto —para capturar todos los gastos de cada empleado, automatizar las facturas y auditorías y, bueno, todos los demás costes esenciales que afectan a su balance general— sabrá exactamente en qué posición se encuentra desde el punto de vista financiero. Sin preocupaciones. Sin sorpresas. No tendrá que esperar a que lleguen los gastos al mes siguiente para ver lo que gastó el mes pasado.
Lo verá todo en tiempo real, para que pueda tomar decisiones bien fundamentadas sobre dónde gastar y cómo ahorrar.
Vale, esto no tiene ningún sentido.
En estos tiempos de control de costes que corren, necesita ponérselo más fácil a sus empleados para que gasten dinero.
Aunque parezca contrario al sentido común, en realidad es una idea brillante. Si los empleados tienen dificultades para comprar las cosas que necesitan para trabajar correctamente, o si les resulta difícil gestionar el papeleo y otros procesos que dirigen el gasto a los lugares correctos, van a seguir comprando lo que necesitan. Solo que lo van a hacer a su manera. Puede que paguen en efectivo o lo carguen en su propia tarjeta, para después demorarse en pasar el informe de gastos. El resultado es que no podrá ver lo que están gastando hasta mucho después de que se acabe el dinero.
Remítales a su tarjeta corporativa, indíqueles los métodos y procesos de pago adecuados para cada una de las compras, ofrézcales informes de gastos que suscriban ellos mismos —ofrézcales las formas más sencillas de obtener lo que necesitan— y obtendrá toda la información relativa a los gastos que usted necesita para controlar sus gastos.
En otras palabras, si consigue que seguir sus propias normas de gasto sea la opción más sencilla y rápida para sus empleados, estos las cumplirán.
Esto es a lo que se enfrenta.
En realidad, lo más importante que puede hacer para hacer frente al gasto (y, por tanto, evitar que su negocio sufra gastos inesperados que erosionen sus presupuestos) es asegurarse de orientar el tipo de gasto correcto al método de pago correcto a través del proceso correcto. Las herramientas de las que hablamos aquí están diseñadas para lograr exactamente eso, ya que arrojan luz sobre sus gastos, para que finalmente pueda verlos y gestionarlos. El objetivo es permitirle ver lo que gastan los empleados, de modo que no solo pueda ver cierta coherencia en sus patrones de gasto, sino también el dinero que sale.
Sin este nivel de gestión y visibilidad, no puede haber control. Y sin control, todo volverá a ser como en 2020.
Para obtener más información sobre este tema y las herramientas que le ayudarán a hacer el trabajo, lea este rápido libro electrónico: Previsión para 2021.
