A nadie le apasiona una buena auditoría.
Incluso con todos los cambios y desafíos que acabamos de afrontar —incluso con el imperativo absoluto de que las empresas deben ver, gestionar e intentar salvar hasta el último céntimo que puedan—, las organizaciones siguen siendo fieles a sus procesos de auditoría. Por supuesto, les gustaría revisar el 100 % de sus informes de gastos para asegurarse de que no están plagados de errores o llenos de fraudes, pero el acto de auditar es costoso y lleva mucho tiempo.
Además, las auditorías pueden poner de relieve cosas en las que preferiría no pensar. Como abordar sus procesos.
Pero, ¿cuáles son los costes de quedarnos de brazos cruzados y esperar lo mejor? ¿A qué nos arriesgamos como empresas si ignoramos la lección económica del mundo real sobre la COVID-19 y dejamos que las cosas vuelvan a sumergirse en las prácticas prepandémicas? ¿Qué pasa si no comprobamos nosotros mismos (o, al menos, examinamos lo que gastan nuestros empleados)?
Bueno, lo primero que se nos viene a la mente podrían ser las multas y fiascos a los que nos arriesgamos si no cumplimos. O los costes en los que incurramos al no prestar atención al error humano o a la codicia humana, los cuales aparecen en los informes de gastos con una frecuencia relativa.
Habrá quienes sostengan, sin embargo, que los costes reales de estancarse en el statu quo aparecen cuando empezamos a quedarnos atrás.
Las empresas aprendieron lo que era la resiliencia en 2020. Ahora toca aprender a reinventarse. Volver a comprometerse con uno mismo o la empresa. Comprometernos de nuevo a volver a evaluar cómo hacemos el trabajo. Tenemos que estar dispuestos a deshacernos de nuestros sistemas de procesos ineficientes y comprometernos con la mejora continua. Porque si no lo hacemos, no podremos adaptarnos a los cambios y retos continuos.
Y habrá cambios y desafíos continuos.
Esto es, de nuevo, motivo suficiente para integrar revisiones de gastos inteligentes en sus procesos. Y no debería ser responsabilidad exclusiva del departamento de cuentas por pagar el estar al corriente de todas las auditorías: tienen un trabajo más importante que hacer, no tienen tiempo para hacer nada más, y no quieren preguntar a su supervisor por qué gastó 1200 EUR en «suministros de oficina» la semana pasada.
Por otro lado, usted quiere darles la ayuda que necesitan.
La solución se encuentra en combinar la tecnología inteligente con la revisión llevada a cabo por expertos. (Recuerde, esa es solo una parte de la solución más amplia de la que estamos hablando aquí: el compromiso con la mejora continua). Aún quiere que haya gente con los ojos puestos en la página: solo quiere asegurarse de que están respaldados por inteligencia artificial y herramientas de aprendizaje automático que garanticen que cada carga crítica de cada informe de gastos reciba el control adecuado.
Es un enfoque de dos partes que no puede ser rentable, ¿verdad?
Sí que puede serlo. Según esta hoja de consejos de auditoría, la cual ofrece cinco formas en las que las auditorías pueden ayudar a impulsar el crecimiento, al señalar los problemas antes de que repercutan negativamente en sus resultados finales o provoquen un incumplimiento. Incluso hay una fórmula sencilla para ayudar a calcular lo que costarán las auditorías a su organización y qué tipo de rentabilidad de la inversión (ROI) verá al automatizar y externalizar el proceso.
Y aunque no le guste la idea de auditarlo todo, a todo el mundo le encanta asegurarse de que las cosas se hacen bien.
