¿Hacia dónde vamos?

Hablar sobre los viajes en 2020 es como hablar sobre, bueno, sobre cualquier otra cosa en 2020: nada tiene ya demasiado sentido. Pero sobre lo que sí podemos hablar con absoluta certeza es sobre formas de mejorar la gestión de los viajes que hacen que resulte más fácil volver a coger las maletas y saber de verdad a dónde vamos.

Llegar hasta allí consiste en una cosa: reunirse. Y, en este caso, no nos referimos a viajar por el mundo para ver a sus clientes, sino que nos referimos a viajar hasta el otro lado de la sala para hablar con sus homólogos de finanzas y viajes. Estos dos equipos tienen que trabajar juntos para garantizar la seguridad de sus viajeros, incrementar la visibilidad de los gastos y mejorar la experiencia general para quienes tienen que preparar sus maletas y lo experimentan realmente.

La seguridad, lo primero.

Si trabaja en finanzas, conoce los riesgos. Literalmente. Conoce el riesgo de pasarse del presupuesto. Conoce el riesgo de no cumplir con las normas. Conoce el riesgo de pasar por alto alguna oscura normativa regional. Y todos esos riesgos se suman a los costes.

Si está en el lado de la gestión de viajes, conoce los riesgos de enviar a los empleados a un mundo volátil.

Así que sí, ambos comprenden qué está en juego. Sin embargo, lo que es interesante es que finanzas y viajes tienen las respuestas a los problemas del otro. Cuando se reúne y tiene en sus manos las herramientas adecuadas, puede ver lo que se está gastando, y así eliminará el riesgo de salirse del presupuesto. Puede capturar cada reserva, y así saber que está cumpliendo con las normas.

Y, lo que es más importante, sabrá dónde está su gente y, de esta forma, no solo está al tanto de las normativas y de los requisitos, sino que también puede cumplir con su deber de protección, apoyando la seguridad de sus viajeros donde quiera que estén trabajando. Si desea saber más sobre la protección de su gente, eche un vistazo a los detalles en este libro electrónico de viajes.

Ver para creer.

Cuando se pongan en contacto entre sí, verán más de una forma de ayudarse mutuamente: estará sirviendo a toda la organización. Tomemos el control de los gastos, por ejemplo. Con la implementación de algunas herramientas sencillas en los programas de viajes, tanto los responsables de finanzas como los de viajes pueden ver todas las reservas, todos los itinerarios y todos los cargos realizados por cada viajero.

Pueden verlo todo, y así pueden controlarlo todo.

Estas herramientas de viajes y gastos también eliminan los errores y retrasos que suponen los recibos en papel y los informes de gastos manuales. Así que, en lugar de esperar hasta el próximo mes para averiguar qué se gastó el mes pasado, finanzas puede ver números reales y exactos a medida que suceden.

Al recoger toda esta información, los travel managers pueden ver si se están siguiendo las políticas y capacitar fácilmente a los viajeros para que se mantengan en el camino. Contarán con los datos de gasto para fortalecer las negociaciones y, junto con finanzas, contarán con inteligencia para tomar decisiones más inteligentes con mayor rapidez.

Toda su organización estará más informada y será más flexible, y eso es una victoria para todos.

Una experiencia mejor.

Hablando de todos, la colaboración entre travel managers y los directores de finanzas mejora la experiencia general del empleado. Las aplicaciones y la automatización simplifican el proceso, permitiendo que los viajeros reserven en sus marcas preferidas, obtengan las actualizaciones y upgrades que deseen, y eliminen el pesado trabajo de los informes de gastos y la gestión de los recibos.

Esto significa mucho más que viajes más sencillos, sino que significa más tiempo para hacer el trabajo que se han propuesto hacer. Y eso mejora el compromiso de los empleados, y no solo la productividad. 

Cuando los travel managers ayudan a hacer que el proceso del viaje se realice sin esfuerzo, la adopción aumenta. Y cuando la adopción aumenta, finanzas puede ver más datos que necesita. Y todo el mundo está feliz.

Vayan juntos.

Combinar los esfuerzos de finanzas y T&E elimina gran parte del esfuerzo que supone la propia gestión de los viajes. Es bueno para quienes hacen cálculos, es bueno para los travel managers y es bueno para todas y cada una de las personas de la empresa. Para más detalles, eche un vistazo a este libro electrónico y póngase en marcha.