Guía de Seguridad para Viajes Corporativos: Cómo Garantizar Viajes de Negocios Seguros

Como propietario de una empresa con empleados que viajan, tienes la responsabilidad de mantener su seguridad. La comunicación y la formación son clave para prepararlos de cara a su próximo viaje de negocios. Y como nunca se sabe lo que puede ocurrir, es mejor que los viajeros estén preparados para cualquier eventualidad.

Puedes consultar el último informe sobre viajeros de negocios de Wakefield aquí.

Los viajeros pueden enfrentarse a problemas de salud, preocupaciones sobre seguridad física, retrasos o interrupciones. Utilizar estas directrices de seguridad en viajes para empleados ayuda a reforzar la seguridad de los viajeros y a establecer un plan para garantizar viajes corporativos productivos y seguros.

Consulta esta infografía para obtener más información de viajeros de negocios y gestores de viajes del 6º Informe Anual de Viajes de Negocios Globales de SAP Concur.

¿Es tu deber cuidar de cada empleado? Con la creciente variedad de opciones de reserva para los viajeros y los constantes cambios en el sector, nunca ha sido tan difícil mantenerse en contacto con ellos y apoyarles mientras están en la carretera. Pero tampoco ha sido nunca tan importante. Explora esta herramienta de evaluación de viajes.

Planificación y Preparación Previas al Viaje

Siempre que un empleado viaje fuera de una zona que le resulte familiar, debería investigar el área por su cuenta o comprobar si la empresa tiene alguna recomendación específica para esa región. Cada lugar tiene normativas locales y diferencias culturales; es fundamental respetar las normas para que los viajeros se mantengan seguros. Al prepararse con estos consejos de seguridad para viajes de negocios, pueden anticiparse a posibles contratiempos.

Condiciones Meteorológicas Extremas

En todo el mundo, hay fenómenos meteorológicos que los viajeros pueden desconocer. Las inundaciones y los terremotos son comunes en algunas zonas. El viajero debe mantenerse al día sobre el clima de la región. Puede utilizar aplicaciones y otros recursos para recibir alertas meteorológicas.

Diferencias Culturales

Las costumbres locales varían rápidamente de un lugar a otro. Cuando los viajeros no las conocen, es fácil cometer errores. Algunos son solo embarazosos, pero otros pueden ser más graves e incluso conllevar multas o detenciones. La etiqueta empresarial también es una parte esencial del viaje. Si el viajero se dirige a una zona donde se habla otro idioma, debería aprender algunas frases básicas.

Inestabilidad Civil 

Dependiendo del destino, podría haber inestabilidad política que afecte al viaje y genere situaciones peligrosas. Comprender el clima político de la región es crucial para garantizar la seguridad del viajero y para evaluar si puede incluir experiencias personales durante su viaje de negocios.

Documentación Adecuada

Si se viaja al extranjero, es imprescindible llevar la documentación adecuada que acredite la entrada legal al país. Esto incluye siempre billetes de viaje, pasaporte y, posiblemente, un visado. Además, es esencial mantener todos los documentos organizados y seguros. También se deben llevar los datos del seguro, contratos de alquiler de vehículos y reservas de hotel por si necesitan presentarlos.

Formación y Apoyo para Viajar

Investigar sobre cualquier viaje pendiente para tu empresa es solo la mitad del trabajo. También necesitas compartir esta información con quienes van a viajar. Es importante que el personal entienda que no puedes controlar todas las situaciones, pero sí puedes orientarles sobre las amenazas comunes y cómo gestionarlas.

La formación debe centrarse en prevenir que los empleados se encuentren en situaciones peligrosas. Es más fácil evitar un peligro que salir de él una vez dentro.

La formación también debería incluir instrucciones sobre cómo actuar en caso de peligro. En algunas áreas, hay escenarios comunes que destacan los riesgos. Hablar sobre cómo actuar en estas situaciones es clave. Con una formación adecuada, los empleados se sentirán seguros de responder correctamente. Educar a los viajeros puede incluso salvar vidas. Aunque suene dramático, es cierto. Cuanto más se discutan los riesgos con los viajeros, mejor podrán identificarlos y evitarlos.

Consejos para Viajar

Algunos ejemplos clave de directrices de seguridad incluyen:

Mantener tus pertenencias a salvo

Los empleados deben estar siempre alerta mientras viajan. Seguir su instinto y mantenerse atentos es fundamental. Deberían evitar zonas desconocidas o mal iluminadas, especialmente de noche. Es importante mantener los documentos y objetos de valor en un lugar seguro y discreto.

Llevar Contactos de Emergencia

Es crucial que los viajeros lleven consigo contactos de emergencia. Esto incluye la información de contacto del consulado o embajada, así como contactos de casa. De este modo, no dependerán de la memoria o del almacenamiento digital.

Transporte

Solo deben considerarse opciones de transporte confiables, como taxis con licencia, empresas reputadas o transporte público. Los viajeros deben usar cinturones de seguridad o agarrarse a los pasamanos, incluso si nadie más lo hace. Las normas de tráfico pueden ser diferentes en otros países.

Revisiones médicas

Tener una cita con profesionales de la salud para viajeros o una clínica de viajes puede ser útil antes de viajar. Estos profesionales pueden alertar a los empleados sobre riesgos sanitarios en el destino. Es imprescindible tener las vacunas y medicación necesarias para el lugar de destino.

Un seguro de viaje completo puede ser un requisito para el viajero. Esto puede cubrir emergencias médicas, cancelaciones de viajes y otros imprevistos. Además, todos los viajeros deben llevar consigo un documento con información médica relevante, como alergias, grupo sanguíneo y enfermedades preexistentes.

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