Experiencia del Empleado
Optimización de la productividad a través de la integración de herramientas de viajes y gastos
La integración de herramientas de Viajes y Gastos (T&E) en las empresas es un tema clave para mejorar la productividad. Sin embargo, muchos empleados aún perciben estas soluciones como obstáculos que ralentizan los procesos.
En la primera Encuesta global de viajes de negocios de SAP Concur, preguntamos a los viajeros si preferirían lidiar con una caries o completar un informe de gastos, y casi uno de cada cuatro (24%) eligió lo primero. Esta percepción refleja cómo los procesos de T&E pueden ser vistos como un freno, sobre todo en lo que respecta a los informes de gastos y la organización de viajes.
Según nuestra última encuesta de 2023, el 43% de los viajeros considera que los preparativos de los viajes son lo más estresante, mientras que un 24% opina lo mismo sobre la etapa posterior al viaje, relacionada con los informes de gastos. Pero aquí está la paradoja: a pesar de estos desafíos, el 64% de los viajeros no utilizan las herramientas corporativas para reservar sus viajes, lo que les hace perder grandes beneficios, como mayor eficiencia y menores tiempos de gestión.
Las investigaciones sugieren que las herramientas de T&E mejoran la productividad, lo que les da a los empleados tiempo para centrarse en otro trabajo. Un análisis de IDC , los clientes de SAP Concur experimentaron una reducción del 54% en el tiempo necesario para reservar un viaje con Concur Travel, un 43% menos de tiempo en los informes de gastos con Concur Expense, y un 50% menos en el tiempo de reembolso.
Pero no solo los empleados se benefician. Los gerentes de viajes también ven un aumento de la productividad, y nuestra, encuesta global de viajes de negocios de SAP Concur de 2024, revela que el 38% de los travel managers afirman que la falta de uso de herramientas corporativas dificulta su trabajo. Además, un 37% destaca la falta de visibilidad en los viajes de los empleados como un reto para cumplir con sus funciones de protección al viajero.
La productividad de los empleados también puede mejorar con la inteligencia artificial (IA). De hecho, el 64% de los travel managers y el 95% de los viajeros de negocios estarían dispuestos a utilizar soluciones automatizadas impulsadas por IA para tareas como:
- Orientación sobre bienestar y seguridad (37%)
- Asistencia con visados y documentación (37%)
- Elaboración de informes de gastos (37%)
- Búsqueda de opciones de viaje sostenibles (37%)
- Cumplimiento de políticas de viajes (35%)
- Reserva de opciones de viaje (35%)
- Gestión de cambios y cancelaciones (34%)
SAP Concur ya está incorporando IA generativa en sus soluciones. Un ejemplo es el Request Assistant en Concur Request, que agiliza los cálculos de costos y ahorra tiempo a los empleados.
Además, es una de las principales características solicitadas por los viajeros de negocios están cada vez más presentes en las herramientas de SAP Concur: desde cambios fáciles en las reservas hasta la opción de comparar todas las opciones de viaje en una sola plataforma, o integraciones con otras herramientas que facilitan la gestión administrativa, como los informes de gastos.
Según un estudio de IDC, las organizaciones que implementaron soluciones de SAP Concur redujeron un 48% el tiempo invertido en la gestión de viajes y gastos, lo que resultó en un ahorro anual de aproximadamente 777,000 USD en costos relacionados.
Entonces, ¿cómo pueden las empresas mejorar la adopción de herramientas de viajes y gastos y maximizar su productividad? Aquí van algunas claves:
- Formación: Los empleados deben sentirse cómodos utilizando estas herramientas, especialmente con la adopción de la IA. Un 38% de los viajeros de negocios en nuestra encuesta expresaron su interés en recibir capacitación para usar funciones habilitadas por IA.
- Recordatorio de funciones útiles: Asegúrese de que los empleados conozcan las ventajas, como las aplicaciones móviles y el Request Assistant, que pueden ahorrar tiempo.
- Opciones aprobadas por la empresa: Ofrezca alternativas como Concur TripLink para aquellos casos en que sea necesario hacer reservas directamente con los proveedores.
La integración de herramientas de viajes y gastos y la IA no solo mejoran la productividad de los empleados, sino que también optimizan los procesos organizativos, reduciendo costes y haciendo que las operaciones de viaje y gastos sean más eficientes.
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