Cómo construir un entorno de trabajo que encante a sus empleados
El modo en que un empleado percibe tanto su trabajo como a su empleador es crítico: no solo atrae nuevos talentos, sino que ayuda a retener la fuerza laboral que ya tiene en su lugar. Sin embargo, medir la satisfacción del empleado no es algo tan tangible. Se mide a través de una combinación de interacciones con compañeros, sistemas, procesos y recompensas, así como del espacio físico en el que trabaja. Todo esto influye en el nivel de satisfacción del empleado.
Dado que la mayoría de las organizaciones de hoy tienen demasiadas plataformas o herramientas tecnológicas para aprender, y no el tiempo suficiente, una parte importante del aumento del nivel de satisfacción de un empleado está vinculada a la simplificación de la experiencia tecnológica. Si los empleados están saturados haciendo tareas rutinarias, están perdiendo oportunidades para contribuir a la visión y estrategia generales de la organización. O utilizan su tiempo personal, lo que lleva al agotamiento y la frustración. Ambas son situaciones que podrían hacer que busquen trabajo en otro lugar. Aquí hay cuatro consejos para ayudar a su organización a construir un entorno de trabajo que les encantará a sus empleados:
- Recopile datos de experiencia a los que pueda responder
- Proporcione las aplicaciones adecuadas, en el momento adecuado
- Utilice tarjetas corporativas para generar el sentimiento y la confianza de los empleados
- Aproveche las mejores prácticas para aumentar la satisfacción de los empleados
Recopile datos de experiencia a los que pueda responder
Una manera simple y fácil de obtener comentarios en tiempo real de su fuerza laboral es encuestar a los empleados para comprender mejor sus necesidades, identificar brechas críticas y priorizar dónde tomar medidas en áreas clave de la experiencia laboral. Puede comenzar por recopilar los datos de experiencia que necesita para comenzar a abordar sus problemas, tales como:
- Mentalidad y bienestar
- Comunicación y colaboración
- Formación y servicio a clientes
- Salud y seguridad medioambientales
- Herramientas y procesos
Proporcione las aplicaciones adecuadas, en el momento adecuado
Hay una tendencia en los negocios a complicar demasiado las cosas. Si bien esto no es a propósito (las empresas crecen, adquieren y cambian), los procesos de negocio simples pueden volverse aún más complejos. Al proporcionar sistemas y herramientas de vanguardia para gestionar las actividades diarias, como la gestión de reservas de viajes, reembolso de gastos, reconciliación de tarjetas de compra y pago de facturas, puede crear una experiencia de empleado positiva que reduzca la probabilidad de que un empleado se vaya. Y como estas aplicaciones se pueden utilizar sobre la marcha, también puede asegurarse de que los empleados cumplan con las políticas y los procedimientos, satisfaciendo a sus empleados y a su organización desde el principio.
Utilice tarjetas corporativas para generar el sentimiento y la confianza de los empleados
Los empleados pueden frustrarse al tener que afrontar los gastos de negocio en su tarjeta personal. Una de las formas en que su organización puede empezar a hacer las modificaciones es mejorar la adopción de tarjetas corporativas. Al confiar en su fuerza laboral con tarjetas corporativas, puede empoderar a sus empleados para que gasten dinero dentro de las políticas corporativas, de modo que no tengan que preocuparse por usar fondos personales o validar el dinero que gastaron. El uso de tarjetas facilita a los empleados:
- Completar informes de gastos y desglosar gastos
- Reducir los recibos y las cargas de bolsillo
- Dedique menos tiempo a crear y enviar informes de gastos
- Mejorar las auditorías de back-office y los procesos de aprobación
- Asegurarse de que su gasto sea fácil de rastrear y validar
Aproveche las mejores prácticas para aumentar la satisfacción de los empleados
Una vez incorporados los conceptos básicos anteriores, su organización puede empezar a implementar las siguientes mejores prácticas para aumentar la satisfacción de los empleados a lo largo del tiempo y garantizar que sus empleados reciban soporte en el trabajo:
1. Hágalo sencillo: con la automatización, su organización puede utilizar funcionalidades incorporadas para eliminar el trabajo innecesario, impulsar el cumplimiento y automatizar los flujos de trabajo para reducir el tiempo dedicado a la creación de informes.
Estas son algunas formas de comenzar:
- Integrar viajes y gastos
- Vincular tipos de gastos a códigos de comerciante
- Utilice las reglas de auditoría y los códigos de motivo para corregir y controlar los comportamientos de forma pasiva
- Habilitar recordatorios por correo electrónico para impulsar acciones de manera oportuna
- Configurar solicitudes preautorizadas para eliminar la necesidad de mantener procesos externos
2. Recopilar feedback: mejorar los procesos también incluye encuestar a su fuerza laboral, para que pueda obtener feedback directo sobre las brechas de experiencia del empleado. Para los procesos T&E en general, puede utilizar este feedback para:
- Actualizar configuraciones
- Revisar los requisitos de la política
- Actualizar formaciones de empleados
- Nuevas herramientas para aumentar la satisfacción del cliente potencial
3. Brinde soporte al usuario donde más lo necesite: Brindar a sus empleados un equipo de soporte 24/7 para que respondan sus preguntas puede ayudar a guiar a sus empleados a través de la experiencia de viajes y gastos, en última instancia impulsando el cumplimiento junto con la reducción de errores del usuario, frustración y tiempo dedicado a reclasificar asientos contables.
4. Utilice aplicaciones móviles altamente calificadas para simplificar el proceso para viajeros y aprobadores: los viajeros y aprobadores ya no necesitan estar vinculados a un escritorio para obtener los beneficios de un sistema automatizado. Además de utilizar aplicaciones móviles para reducir el tiempo de entrada de datos y aumentar la precisión de la entrada de datos, también puede utilizarlas para:
- Proporcionar entradas de kilometraje simplificadas
- Permitir a los usuarios enviar o aprobar informes y facturas
- Alertar a los usuarios sobre los cambios de vuelos: retrasos, cambios de puerta o cancelaciones
- Descargar y almacenar mapas
- Buscar restaurantes
- Obtener alertas de asiento
- Seguimiento de recibos
- Vincular informes de gastos para conducir aplicaciones de proveedor de acciones
5. Asegúrese de que los empleados comprendan el porqué de su política de viajes corporativos: la mayoría de los usuarios no quieren hacer lo incorrecto; pero si no saben cómo hacer lo correcto, se frustran y confunden. Al garantizar que la formación se imparte regularmente y que los materiales proporcionados son exactos, se crea un usuario más formado que, a su vez, se sentirá menos frustrado y más invertido en el proceso.
Cree y brinde capacitación oportuna sobre la política de viajes y las herramientas de viaje al:
- Revisar toda la documentación anualmente para garantizar que está actualizada y se ajusta a la política y a los requisitos corporativos.
- Ofrecer capacitación a todos los nuevos empleados contratados y realizar capacitaciones de actualización anualmente para garantizar que los empleados sepan qué hacer y por qué.
- Usar datos de informes y comentarios de usuarios para identificar capacitaciones específicas por persona, grupo o empresa para impulsar el cumplimiento y la satisfacción con el programa.
Ayude a sus empleados a ayudarse a sí mismos
Los empleados son el activo más importante de todas las organizaciones y, por lo general, los más caros de reemplazar. Garantizar la eficiencia y la satisfacción en el trabajo puede tener un impacto positivo ilimitado en la experiencia de sus empleados, manteniéndolos felices, productivos y enfocados en las responsabilidades de valor agregado.
Para obtener más consejos sobre cómo aumentar la satisfacción de los empleados, consulte nuestro cuestionario para ver si su programa de gastos brinda un soporte óptimo a sus equipos.
