AUSAPE Forum: Caso de éxito Grupo Antolín

El pasado 1 de junio estuvimos en AUSAPE Forum en Sevilla junto a María García de la Hera: Finance, Human Resources y GRC Solution Director en Grupo Antolín. Nos contó cuáles son para ellos los factores de éxito en el proceso de digitalización de los gastos y viajes de los empleados y cómo ha sido su experiencia con SAP Concur.

Grupo Antolín es una multinacional líder en el desarrollo, diseño y fabricación de componentes de interior para la industria del automóvil (techos, puertas, iluminación, paneles de instrumentos y sistemas electrónicos). Una empresa con casi 140 plantas en 26 países y más de 25.000 empleados que viajan con frecuencia. Antes de implantar SAP Concur tenían un contexto que dificultaba mucho el control y la visibilidad de los viajes y gastos de sus empleados:

• Les resultaba imposible asegurar el cumplimiento de las políticas de viajes.
• No existía un sistema de control centralizado común a todos los países.
• Sus informes dependían de la agencia de viajes y de forma no consolidada dada la existencia de diferentes agencias para cada país. 
• Tenían poca visibilidad sobre la información.
• Al tener distintas agencias de viajes para los diferentes países no había tarifas unificadas.
• Hacían la gestión de tickets en papel, con la consecuente entrega manual tras cada liquidación y la necesidad de mantener estos tickets.
• Tenían políticas de dietas no homogéneas entre diferentes plantas del mismo país.

En este contexto iniciaron un proceso de evaluación de aplicaciones que cubrieran los dos procesos principales en la gestión de viajes: Travel Management y Travel Expense. En base a la oferta tanto de licencias, implantación, demos, revisión de funcionalidades y business case, finalmente se decantaron por implementar SAP Concur. 

María quiso compartir algunas de las lecciones y Best Practices que hicieron de la implantación un éxito y que pueden resultar muy útiles para cualquier empresa que se encuentre en la misma situación:

• Ejecutaron Roll Outs por bloques de países en paralelo. Aproximadamente con una media de dos a tres meses de duración por país.
• Todas las integraciones fueron absorbidas por equipos internos de IT de Grupo Antolín. 
• Fue un proyecto de alto impacto en los usuarios finales ya que consiguieron tener una mayor sensación de control.
• Importa el conocimiento y la capacidad tecnológica y de integración de terceros: agencia de viajes, rent a car, hoteles, etc.
• Existe la necesidad de una preventa bien aterrizada a cada contexto.
• Es importante asegurar que todas las direcciones mantienen las premisas del business case para la consecución de ahorros.

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